Lebenslauf für Bid Manager/innen: Beispiele und Anleitung

Das ist der Lebenslauf einer Bid Managerin mit zehn Jahren Angebotsverantwortung, verteilt auf öffentliche Vergabeverfahren und Dienstleistungen für Unternehmen. Name und Arbeitgeber sind erfunden. Achten Sie darauf, wo die Zahlen stehen: Zuschlagsquote, Auftragswert und Zahl der Angebote stehen alle im Profil und nicht versteckt im dritten Stichpunkt.

Bid Management ist einer der wenigen Berufe, in denen die Bilanz im Unternehmen offen sichtbar ist. Wer Ihren Lebenslauf liest, will vier Angaben sehen, bevor er oder sie auch nur einen Satz Fließtext liest.

• Menge und Wert. Angebote pro Jahr und Gesamtauftragswert. Wer 25 öffentliche Angebote im Jahr betreut, macht eine andere Arbeit als jemand mit 4 großen Verfahren; beides ist wertvoll, also sagen Sie, was davon Sie machen.
• Zuschlagsquote, ehrlich angegeben. Nennen Sie sie nach Anzahl und nach Wert, wenn Sie beides haben, und nennen Sie den Zeitraum. 41 % über drei Jahre sind glaubwürdig, „hohe Erfolgsquote“ ist es nicht.
• Wer der Auftraggeber ist. Bund, Länder und Kommunen, Schulträger, Krankenkassen und Kliniken, Versorger oder Konzerneinkauf. Regeln und Unterlagen unterscheiden sich stark: Oberhalb der EU-Schwellenwerte gelten GWB und VgV (im Bau die VOB/A mit EU-Teil), darunter je nach Land die UVgO, die VOB/A und die Landesvergabegesetze. Personalverantwortliche filtern streng danach.
• Der Prozess, den Sie leiten. Bid/No-Bid-Entscheidung, Compliance-Matrix, Color-Team-Reviews, Storyboarding, Abstimmung der Kalkulation. Daran sieht man, ob Sie Angebote steuern oder nur schreiben.

Drei bis vier Zeilen: Jahre, Art der Auftraggeber, Menge, Wert, Zuschlagsquote, Zertifizierung. Beginnen Sie nicht mit „ergebnisorientierte Fachkraft“; das sagt nichts, was Ihre Zahlen nicht besser sagen.

Angebotsarbeit ist voller Tätigkeiten, die beeindruckend klingen und nichts beweisen. Jeder Stichpunkt sollte an einer Zahl von Angeboten, einem Euro-Betrag, einer Punktzahl, einer Frist oder einem Prozentsatz hängen.

• Prozess: Bid/No-Bid-Qualifizierung, Capture-Planung, Aufbau der Compliance-Matrix, Storyboarding, Color-Team-Reviews, Abgabe über Vergabeplattformen, Auswertung nach Zuschlag oder Absage
• Schreiben: Management Summary, Win Themes und Alleinstellungsmerkmale, Redaktion technischer Konzepte, Referenzen und Projektbeispiele, verständliches Umschreiben von Ingenieurstexten
• Kaufmännisches: Abstimmung der Kalkulation, Preiserläuterung, Verträge für Bietergemeinschaften und Nachunternehmer, Bürgschaften und Versicherungsnachweise, Prüfung der Vertragsbedingungen mit der Rechtsabteilung
• Vergabewissen: Vergaberecht (GWB, VgV, UVgO, VOB/A), Verfahrensarten und EU-Schwellenwerte, Eignungsnachweise und Einheitliche Europäische Eigenerklärung, Präqualifizierung, Vergabeplattformen von Bund, Ländern und Kommunen sowie TED, Einkaufsgemeinschaften im Gesundheitswesen, Lieferantenregistrierung im Konzerneinkauf
• Werkzeuge: Loopio, Responsive (ehemals RFPIO), Qvidian, SharePoint, Formatvorlagen und Dokumentvorlagen in Word, Excel für Compliance-Matrizen, Adobe InDesign oder externe Grafik, Salesforce oder ein anderes CRM
• Menschen: Führung virtueller Teams ohne Weisungsbefugnis, Durchsetzen von Fristen auch bei Führungskräften, Interviews mit Fachexpert/innen, Briefings für die Geschäftsleitung

Im Bid Management gibt es einen anerkannten Berufsverband und eine Handvoll angesehener Schulungsanbieter. Gesetzlich vorgeschrieben ist nichts davon, aber Zertifizierungen sind günstige Signale in einem Beruf, in dem sich Angaben zur Zuschlagsquote schwer überprüfen lassen.

• APMP-Zertifizierung. Die Association of Proposal Management Professionals hat ein Stufensystem: Foundation, Practitioner und Professional. Foundation ist eine schriftliche Prüfung, für die höheren Stufen müssen Sie Praxis nachweisen. Diesen Nachweis erkennen die meisten Leitungen im Angebotsmanagement auf einen Blick.
• Shipley-Schulungen. Die Capture- und Angebotskurse von Shipley sind vor allem in internationalen Konzernen verbreitet. Den konkreten Kurs zu nennen ist nützlicher als „Shipley-geschult“.
• Projektmanagement. PMP, PRINCE2 oder eine IPMA-Zertifizierung (in Deutschland über die GPM) sind eine sinnvolle Ergänzung, denn ein Angebot ist ein Projekt mit einer festen, unverrückbaren Frist.
• Vergaberecht. Wenn Sie für öffentliche Auftraggeber anbieten, lohnt sich jede formale Schulung zum Vergaberecht (GWB, VgV, UVgO, VOB/A). Nachweise zur Informationssicherheit wie ISO 27001 oder BSI C5 sowie Erfahrung mit Geheimschutzanforderungen gehören dazu, wenn die Anzeige sie nennt.
• Studium. Die meisten Bid Manager/innen kommen aus Germanistik, Kommunikation, Betriebswirtschaft oder einem technischen Fach. Nach fünf Jahren fragt kaum noch jemand danach, also halten Sie die Ausbildung auf zwei Zeilen am Ende.

Viele Bid Manager/innen sind über das Schreiben oder die Koordination aufgestiegen. Die Lücke, die Sie auf dem Papier schließen müssen, ist die Verantwortung: Haben Sie etwas entschieden, oder haben Sie zusammengestellt, was andere entschieden haben?

1. 1Trennen Sie, was Sie verantwortet, von dem, was Sie unterstützt haben. Compliance-Matrix und Abgabekalender zu verantworten ist echte Verantwortung und verdient einen eigenen Stichpunkt.
2. 2Zählen Sie Ihre Angebote. Auch in der Koordination wissen Sie, wie viele Angebote abgegeben wurden und wie viele gewonnen wurden. Schreiben Sie beide Zahlen auf die Seite.
3. 3Nennen Sie die Entscheidungen, die Sie beeinflusst haben: auf welche Ausschreibungen verzichtet wurde, mit welchem Partner eine Bietergemeinschaft gebildet wurde, wie eine bewertete Frage beantwortet wurde. „No-Bid für 6 Ausschreibungen empfohlen, die alle von Wettbewerbern unterhalb unserer Kostenuntergrenze gewonnen wurden“ ist ein Satz aus dem Bid Management.
4. 4Machen Sie die APMP Foundation. Sie ist die günstigste Glaubwürdigkeit, die es in diesem Beruf gibt, und braucht nur einige Wochen Vorbereitung.
5. 5Lernen Sie eine Angebotsplattform richtig. Loopio und Responsive stehen in vielen Stellenanzeigen für das Angebotsmanagement in Unternehmen, und der Name des Werkzeugs bringt Sie durch die Stichwortfilter.
6. 6Bitten Sie darum, ein Angebot von Anfang bis Ende zu verantworten, bevor Sie Ihre jetzige Stelle verlassen. Ein dokumentiertes Angebot über den ganzen Zyklus verändert Ihren Lebenslauf mehr als ein weiteres Jahr Koordination.

Zwei Seiten sind hier normal und ab fünf Jahren Erfahrung auch erwartet, denn im Bid Management wird nach der Menge der nachweisbaren Arbeit beurteilt. Eine Seite nur für die erste Stelle im Angebotsmanagement. Umgekehrt chronologisch; ein Foto ist in Deutschland üblich, aber freiwillig, ebenso das Geburtsdatum. Ein Anschreiben wird meist erwartet, und es ist zugleich Ihre Schreibprobe.

• Auftragnehmer der öffentlichen Hand und große Unternehmen nutzen fast alle Bewerbermanagementsysteme. Übernehmen Sie die Begriffe der Anzeige: Ausschreibung, Vergabeunterlagen, Teilnahmewettbewerb, Angebotsmanagement, Bid/No-Bid, Compliance-Matrix, Color-Team-Review, Win Themes, Referenzen, Eignungsnachweise, Zuschlagskriterien, VgV, UVgO, Bietergemeinschaft.
• Wenn die Anzeige „Proposal Manager/in“ sagt und Ihr Titel „Bid Manager/in“ war, nennen Sie beides. Schreiben Sie Ihren Titel als „Bid Managerin (Proposal Management)“, damit Filter und Mensch ihn finden.
• Ergänzen Sie einen kurzen Block „Ausgewählte Angebote“, wenn Sie zwei oder drei große Zuschläge beschreiben können, ohne einen Kunden unter Vertraulichkeitsvereinbarung zu nennen. Vertragsart, Wert, Laufzeit und Ergebnis reichen.
• Halten Sie das Profil zahlenbasiert. Das ist einer der seltenen Berufe, in denen die Personalverantwortlichen Ihren Kennzahlen zunächst glauben und sie dann im Vorstellungsgespräch prüfen.
• Verwenden Sie kein zweispaltiges Layout. Ausgerechnet Bid Manager/innen gestalten oft die schönsten Lebensläufe und werden dann von genau den Systemen schlecht gelesen, die sie in ihrem Berufsalltag ständig füttern.

“Nennen Sie mir Angebote pro Jahr, Gesamtwert und Zuschlagsquote mit Zeitraum. Wenn diese drei Zeilen im Lebenslauf stehen, lese ich den Rest. Wenn jemand schreibt, er oder sie brenne für überzeugende Geschichten, und ich keine einzige Zahl finde, lese ich nicht weiter, denn genau so werden auch die Angebote dieser Person klingen.”