Lebenslauf für Einkaufsleiter/innen: Beispiele und Anleitung

Anderthalb Seiten für einen Einkaufsleiter bei einem mittelständischen Industrieunternehmen, der aus dem operativen Einkauf aufgestiegen ist. Person und Unternehmen sind erfunden. Jede Station beginnt mit Volumen, Warengruppen und Teamgröße und nennt dann die Einsparungen gegenüber einer klaren Basis.

• Verantwortetes Volumen und welche Art. Produktionsmaterial, indirektes Material, Dienstleistungen, Investitionsgüter, MRO, Handelsware. Wer Spritzgussteile einkauft und wer Marketingleistungen einkauft, macht mit demselben Titel sehr verschiedene Arbeit.
• Einsparungen mit Basis. „2,6 Mio. € eingespart“ sagt allein nichts. „2,6 Mio. € bei 48 Mio. € adressierbarem Volumen über drei Jahre, vom Controlling bestätigt“ ist eine Zahl, mit der eine Leitung zur eigenen Geschäftsführung gehen kann.
• Team und Berichtsweg. Wie viele Einkäufer/innen, Disponent/innen oder Analyst/innen, und an wen Sie berichten. Das ordnet Ihre Ebene schneller ein als der Titel, denn Titel unterscheiden sich stark zwischen Unternehmen.
• Versorgung und Risiko, nicht nur Preis. Liefertreue, bewältigte Engpässe, Zweitlieferanten, überstandene Lieferantenausfälle. Seit den Lieferengpässen der Jahre 2021 und 2022 zählt dieser Teil oft mehr als die Einsparungen.
• Systeme. SAP, Oracle, Microsoft Dynamics, Infor, proALPHA, Coupa, SAP Ariba, Jaggaer. Unternehmen stellen für das System ein, das sie nutzen, und ein Lebenslauf ohne ERP-Namen wirkt dünn.

“Volumen, Warengruppen, Teamgröße, dann Einsparungen gegenüber einer Basis, der das Controlling zugestimmt hat. Wenn mir jemand sagt, er habe zwanzig Prozent eingespart, frage ich: zwanzig Prozent wovon, und wie gemessen? Die Antwort beendet meist das Gespräch.”

Im Einkauf werden Zahlen im Lebenslauf härter hinterfragt als in fast jedem anderen Bereich, weil jede Leserin und jeder Leser schon mit dem Controlling darüber gestritten hat, was zählt. Schreiben Sie Ihre Zahlen so, wie das Controlling sie schreiben würde.

• Nennen Sie die Basis: adressierbares Volumen, nicht Gesamtvolumen. Frachtzuschläge und Teile aus Einzelquellen, die Sie nicht verlagern können, sind nicht adressierbar, und wer das sagt, wirkt erfahren, nicht bescheiden.
• Nennen Sie den Zeitraum: ein Jahr, drei Jahre oder das Projekt. Eine große Zahl über fünf Jahre, die als Jahreswert auftaucht, ist die häufigste Übertreibung in diesem Bereich.
• Trennen Sie echte Einsparungen von Kostenvermeidung. Echte Einsparungen zeigen sich in den Standardkosten oder in der GuV. Kostenvermeidung ist eine abgewehrte Preiserhöhung. Beides gehört in den Lebenslauf, ehrlich bezeichnet.
• Nennen Sie den Hebel: Neuvergabe, Wettbewerb durch Ausschreibung, Verhandlung auf Basis von Should-Cost, geänderte Spezifikation mit der Entwicklung, Mengenbündelung, Zahlungsbedingungen, Preisgleitklauseln oder Design-to-Cost. Der Hebel ist der Beweis.
• Sagen Sie, wer die Zahl bestätigt hat. „Vom Controlling gegen die bisherigen Standardkosten bestätigt“ beendet die Diskussion, bevor sie beginnt.
• Ergänzen Sie Erfolge jenseits des Preises. Freigesetztes Kapital, verlängerte Zahlungsziele, Liefertreue, weniger Qualitätsmängel, ein vermiedener Bandstillstand. Auch daran wird eine Leitung gemessen.

• Beschaffung und Verhandlung: strategischer Einkauf, Preisanfragen und Ausschreibungen, Vergabeentscheidungen, Should-Cost-Modelle, Einstandskosten, Verhandlung, Vertragsbedingungen, Preisgleitklauseln, Zahlungsbedingungen.
• Lieferantenmanagement: Qualifizierung und Audits, Lieferantenbewertung, Quartalsgespräche, Lieferantenentwicklung, Maßnahmenpläne, Ausstiegs- und Übergangspläne.
• Risiko: Zweitlieferanten und regionale Beschaffung, Bonitätsprüfungen, Umgang mit Kontingentierungen und Engpässen, Zölle und Handelsbeschränkungen, Sorgfaltspflichten in der Lieferkette (LkSG bei Unternehmen ab 1.000 Beschäftigten) oder Konfliktmineralien, wenn Ihre Branche das verlangt.
• Operativ: Bedarfsplanung, Sicherheitsbestand und Bestellregeln, Konsignationslager und VMI, Terminverfolgung, Einkaufspreisabweichungen, Bedarfsvorschau für Lieferanten.
• Systeme mit Namen: SAP MM oder S/4HANA, Oracle, Infor, Microsoft Dynamics, proALPHA, dazu Source-to-Pay-Lösungen wie Coupa, SAP Ariba oder Jaggaer. Ergänzen Sie Ihre Analysewerkzeuge, für die meisten Excel plus Power BI oder Tableau.
• Bereichsübergreifend: Entwicklung für Spezifikationen und Alternativteile, Qualität für Erstbemusterung und Maßnahmenpläne, Controlling für Einsparungsnachweise und Budgets, Rechtsabteilung für Vertragsbedingungen, Produktion für Termine.
• Führung: Entwicklung von Einkäuferinnen und Einkäufern, Zuordnung der Warengruppen, Personalauswahl und der Teil, den niemand aufschreibt: eine Lieferantenbeziehung zusammenhalten, während man dem Lieferanten sagt, dass sein Preis sinken muss.

• Certified Professional in Supply Management (CPSM) vom Institute for Supply Management: das bekannteste amerikanische Zertifikat für den Einkauf, mit Prüfungen und nachgewiesener Berufserfahrung. In Deutschland vor allem bei Konzernen und Arbeitgebern mit US-Muttergesellschaft geschätzt.
• Zertifikate von ASCM: CPIM für Planung und Bestände, CSCP für die gesamte Lieferkette, CLTD für Logistik. CPIM ist am nützlichsten, wenn Sie für ein Werk einkaufen.
• Öffentlicher Dienst: Für Vergabestellen von Städten, Landkreisen, Ländern oder Hochschulen zählen Fortbildungen im Vergaberecht (GWB, VgV, UVgO, VOB/A) mehr als alles andere auf dieser Liste. Angeboten werden sie etwa von Verwaltungsakademien, Auftragsberatungsstellen und dem BME.
• Geprüfte/r Fachwirt/in für Einkauf (IHK), Bachelor Professional in Procurement: die bekannteste deutsche Aufstiegsfortbildung im Einkauf, dazu Seminare und Zertifikatslehrgänge des BME, etwa zu Verhandlungsführung oder Einkaufsrecht.
• International sind die Abschlüsse des Chartered Institute of Procurement and Supply (CIPS) verbreitet; MCIPS ist in Großbritannien und im Commonwealth das Gegenstück zum CPSM.
• Ausbildung: Die meisten Anzeigen verlangen ein Studium der Betriebswirtschaft, des Wirtschaftsingenieurwesens oder der Logistik oder eine kaufmännische Ausbildung mit Weiterbildung, dazu mehrere Jahre Einkaufserfahrung und meist erste Führungserfahrung. Ein technischer Hintergrund ist im Produktionsmaterial ein echter Vorteil, weil Sie über Spezifikationen mitreden können.

• Produktionsmaterial: Sachnummern, Warengruppen, Erstbemusterung und Schnittstelle zur Qualität, Werkzeuge, Umgang mit technischen Änderungen, Liefertreue an das Werk und vermiedene Bandstillstände.
• Indirekter Einkauf und Dienstleistungen: Liste der Warengruppen, Zahl und Wert der Verträge, Steuerung von Vertragsverlängerungen, Qualität der Leistungsbeschreibungen, Neuverhandlungen bei Software und Telekommunikation, Lieferantenbündelung und eine Quote für Bestellungen über den vorgesehenen Prozess.
• Investitionsgüter: Projektwert, Anlagenarten, Lieferantenauswahl mit der Technik, Zahlungen nach Meilensteinen, Bedingungen für Montage und Abnahme.
• Öffentlicher Dienst: durchgeführte Verfahrensarten, Umgang mit Rügen und, oberhalb der EU-Schwellenwerte, mit Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer, Wertgrenzen und EU-Schwellenwerte, Rahmenverträge anderer Auftraggeber und eine lückenlose Vergabedokumentation. Rechtssicherheit und saubere Verfahren zählen hier mehr als Einsparungen, und der Lebenslauf sollte das zeigen.
• Einkauf im Handel: Sortiment, Spanne, Abverkauf, Reduzierungen und Konditionen der Lieferanten. Das ist eine andere Aufgabe als der industrielle Einkauf und braucht ein eigenes Vokabular.

• Eine Seite bis etwa zehn Jahre Erfahrung, zwei Seiten für Einkaufsleitung und Bereichsleitung. Setzen Sie eine Zusammenfassung von Volumen und Warengruppen weit nach oben, damit niemand selbst rechnen muss.
• Schlichter, umgekehrt chronologischer Aufbau. Ein Bewerbungsfoto ist in Deutschland üblich, aber freiwillig; Geburtsdatum und Familienstand ebenso. Industrieunternehmen und öffentliche Arbeitgeber nutzen Bewerbermanagementsysteme, die an Spalten scheitern.
• Übernehmen Sie den Titel aus der Anzeige: Einkaufsleiter/in, Leiter/in Einkauf, Leitung Beschaffung, Head of Procurement, Category Manager/in, Supply Chain Manager/in. Das sind getrennte Suchen und oft verschiedene Gehaltsstufen.
• Begriffe, die in deutschen Anzeigen immer wieder auftauchen: Einkaufsvolumen, strategischer Einkauf, Preisanfrage, Verhandlung, Lieferantenbewertung, Liefertreue, Einkaufspreisabweichung, Kosteneinsparung, Vertragsmanagement, Bedarfsplanung, ERP, Incoterms, Lagerumschlag, Lieferantenrisiko, Führungserfahrung.
• Wenn Sie eine bestimmte Branche ansprechen, nutzen Sie ihre Sprache: Erstbemusterung und IATF 16949 in der Automobilindustrie, GMP und qualifizierte Lieferanten in der Pharmaindustrie, Vergaberecht im öffentlichen Dienst, Stückliste und freigegebene Herstellerliste in der Elektronik.
• Senden Sie ein PDF mit dem Namen Vorname-Nachname-Lebenslauf-Einkaufsleitung.pdf und halten Sie für jede Art von Stelle eine Fassung mit passend sortierten Warengruppen bereit.