Lebenslauf für den strategischen Einkauf: Beispiele und Anleitung

Erfundene Person, realistische Zahlen. Jede Station beantwortet die Frage, die sich eine Einkaufsleitung stellt: wie viel Volumen, welche Warengruppen und was ist mit Kosten und Versorgung passiert. Name, Arbeitgeber und Hochschule sind erfunden.

Im Einkauf wird nach Größenordnung und Warengruppe eingestellt. Diese Punkte entscheiden, ob Ihr Lebenslauf die erste Sichtung übersteht.

• Verantwortetes Volumen pro Jahr und Zahl der Lieferanten. 2 Mio. € Büromaterial sind eine andere Aufgabe als 50 Mio. € Lohnfertigung.
• Art der Warengruppe. Produktionsmaterial (geht ins Produkt) oder indirektes Material (alles andere), und welche Warengruppen genau. Nennen Sie sie beim Namen.
• Einsparungen mit Methode. Nicht nur die Zahl, sondern wie sie berechnet wurde und ob das Controlling sie bestätigt hat.
• Systeme und Prozess. SAP Ariba, Coupa, SAP, Oracle, Jaggaer, Ivalua. Dazu Ihre Stelle im Prozess: Bestellanforderung bis Bestellung, Ausschreibungen, Vertragsmanagement, Lieferantenanlage.
• Verhandlungs- und Vertragserfahrung. Welche Klauseln Sie tatsächlich verhandeln und ob Sie mit der Rechtsabteilung oder allein arbeiten.

“Zwei Dinge bringen Sie ins Gespräch: das Volumen, das Sie verantwortet haben, und eine Einsparung, die Sie verteidigen können. Wenn jemand 6,2 Prozent des adressierten Volumens nennt und dazuschreibt, dass das Controlling es bestätigt hat, weiß ich, dass die Person schon in der Besprechung saß, in der die Finanzleitung nachhakt.”

Drei bis vier Zeilen. Volumen, Warengruppen, Zahl der Lieferanten, eine Einsparung und eine Kennzahl zu Versorgung oder Prozess. Wenn Sie neu im Einkauf sind, passt ein Berufsziel, aber auch dort gehört eine echte Zahl hinein.

Stichpunkte im Einkauf scheitern fast immer auf dieselbe Weise: Genannt wird eine Aufgabe, die Größenordnung fehlt. Ergänzen Sie Volumen, Zahl der Lieferanten und Ergebnis.

Einsparungen sind die Zeilen im Lebenslauf, denen am meisten misstraut wird, weil jede Einkaufsleitung schon aufgeblähte Zahlen gesehen hat. Diese Gewohnheiten helfen.

1. 1Nennen Sie die Basis. „930.000 € bei 15,0 Mio. € adressiertem Volumen (6,2 %)“ sagt, was die Zahl bedeutet. Ein bloßer Eurobetrag sagt es nicht.
2. 2Trennen Sie echte Einsparungen von Kostenvermeidung. Echte Einsparungen zeigen sich im Budget; Kostenvermeidung ist eine abgewehrte Preiserhöhung oder ein verhinderter Mehraufwand. Wer beides getrennt ausweist, wirkt auf eine gute Einkaufsleitung glaubwürdiger, nicht schwächer.
3. 3Sagen Sie, wer die Zahl bestätigt hat. „Vom Controlling bestätigt“, „mit der Budgetverantwortung abgestimmt“ oder „im Einsparungsreporting erfasst“ schlägt jede Zahl ohne Quelle.
4. 4Nennen Sie den Hebel. Wettbewerb durch Ausschreibung, Mengenbündelung, geänderte Spezifikation, Zahlungsbedingungen, Neuverhandlung einer Preisgleitklausel, Eigenfertigung. Der Hebel beweist, dass Sie die Arbeit gemacht haben.
5. 5Machen Sie den Zeitraum klar: auf das Jahr gerechnet, im ersten Jahr oder über eine dreijährige Vertragslaufzeit. Das sind sehr unterschiedliche Zahlen, und im Gespräch wird danach gefragt.

Drei Gruppen: was Sie tun, womit Sie arbeiten und was Sie kaufmännisch wissen.

Beschaffung und Lieferanten:

• Strategischer Einkauf: Informations- und Preisanfragen, Ausschreibungen, Online-Auktionen, Angebotsauswertung
• Ausgabenanalyse und Warengruppenstrategie
• Lieferantenqualifizierung, Lieferantenaudits, Lieferantenanlage und Auslistung
• Lieferantenmanagement: Lieferantenbewertung, Quartalsgespräche, Maßnahmenpläne
• Lieferantenrisiken: Bonität, Abhängigkeit von Einzelquellen, Notfallplanung
• Nachhaltigkeitsanforderungen und Sorgfaltspflichten in der Lieferkette, wo Ihr Arbeitgeber sie erfasst (etwa nach dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz bei Unternehmen ab 1.000 Beschäftigten)

Systeme und Analyse:

• SAP Ariba, Coupa, Jaggaer, Ivalua, Oracle Procurement Cloud, GEP
• Einkaufsmodule im ERP-System: SAP MM, Oracle, Microsoft Dynamics, proALPHA
• Software für Vertragsmanagement
• Excel auf wirklich fortgeschrittenem Niveau (Pivot-Tabellen, SVERWEIS oder XVERWEIS, Kalkulationsmodelle)
• Power BI, Tableau oder SQL für Ausgabenanalysen und Dashboards
• Dispositionsparameter: Meldebestand, Sicherheitsbestand, Wiederbeschaffungszeiten

Kaufmännisches Wissen, das in den Lebenslauf gehört: Vertragsformen (Rahmenvertrag, Leistungsbeschreibung, Geheimhaltungsvereinbarung, Allgemeine Einkaufsbedingungen), Incoterms 2020, Gesamtkostenbetrachtung und Should-Cost-Analysen, Einkaufspreisabweichungen, Zahlungsbedingungen und ihre Wirkung auf das Working Capital sowie die Regeln, die für Sie gelten. Wenn Sie im öffentlichen Dienst arbeiten, nennen Sie das Vergaberecht: GWB (Teil 4) und VgV oberhalb der EU-Schwellenwerte, darunter UVgO oder die Vorgaben Ihres Bundeslandes, für Bauleistungen die VOB/A (oberhalb der Schwellenwerte VOB/A EU).

Für den Einkauf gibt es keine staatliche Zulassung, deshalb wirken Abschlüsse und Zertifikate als schnelles Signal. Welches hilft, hängt davon ab, wo Sie arbeiten.

• Geprüfte/r Fachwirt/in für Einkauf (IHK), Bachelor Professional in Procurement: die bekannteste Aufstiegsfortbildung für den Einkauf in Deutschland. Wer noch den früheren Fachkaufmann für Einkauf und Logistik hat, nennt ihn unter seinem Namen.
• Seminare und Zertifikatslehrgänge des BME (Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik), etwa zu Verhandlung, Warengruppenmanagement oder Einkaufsrecht. Nennen Sie Titel und Jahr.
• CPSM vom Institute for Supply Management (USA): in amerikanischen Konzernen das bekannteste Zertifikat für den Einkauf, in Deutschland vor allem bei Arbeitgebern mit US-Muttergesellschaft geschätzt.
• CPIM und CSCP von ASCM (früher APICS). CPIM ist eher auf Planung und Bestände ausgerichtet, CSCP auf die gesamte Lieferkette. Nützlich, wenn Ihre Stelle beides berührt.
• Öffentlicher Einkauf: Fortbildungen im Vergaberecht (GWB, VgV, UVgO, VOB/A) bei Verwaltungsakademien, Auftragsberatungsstellen oder dem BME. Für Vergabestellen zählen sie mehr als ein Zertifikat aus der Industrie.
• CIPS-Abschlüsse, der Standard in Großbritannien und vielen Commonwealth-Ländern. In internationalen Konzernen bekannt, in Deutschland seltener verlangt.
• Lean Six Sigma Belts, nützlich, wenn Ihre Stelle Prozessarbeit umfasst, etwa die Durchlaufzeit von Bestellanforderungen.
• Üblicher Einstieg ist ein Studium der Betriebswirtschaft, des Wirtschaftsingenieurwesens oder der Logistik oder eine kaufmännische Ausbildung, etwa als Industriekauffrau oder Industriekaufmann. Viele kommen auch über Disposition, Lager oder Kreditorenbuchhaltung in den Einkauf.

Direkt nach dem Studium in den strategischen Einkauf einzusteigen, ist selten. Die üblichen Wege führen über Einkaufsassistenz, operativen Einkauf, Disposition, Terminverfolgung oder Kreditorenbuchhaltung. Wenn Sie aus einem dieser Bereiche kommen, schreibt sich der Lebenslauf fast von selbst, sobald Sie Ihre Zahlen kennen.

• Kreditorenbuchhaltung: Rechnungsaufkommen, Quote der Abweichungen zwischen Bestellung, Wareneingang und Rechnung, geklärte Lieferantenanfragen, genutzte Skonti.
• Disposition oder Bestandsführung: Zahl der Bestellungen, weniger Fehlmengen, Prognosegenauigkeit, angepasste Sicherheitsbestände.
• Lager oder Wareneingang: Genauigkeit beim Wareneingang, festgestellte und gemeldete Lieferprobleme.
• Kundenservice oder Vertriebsinnendienst: Verhandlungserfahrung, Verträge lesen, Preisarbeit.
• Jede Stelle mit einem Excel-Modell: Der Einkauf arbeitet mit Excel, also sagen Sie, was Sie gebaut haben und was damit entschieden wurde.

• Eine Seite bis etwa 8 Jahre Erfahrung; zwei Seiten für Category Manager/innen und darüber, in Deutschland bei längerer Erfahrung ohnehin üblich.
• Wenn Sie mehrere Warengruppen betreuen, setzen Sie eine Zeile zu Volumen und Warengruppen direkt unter Ihren Namen, etwa „Warengruppen: MRO, Verpackung, Facility Services, Logistik, Beratung · 15,5 Mio. € Jahresvolumen“.
• Ein Bewerbungsfoto ist in Deutschland üblich, aber freiwillig; Geburtsdatum und Familienstand ebenso. Beim Wohnort reicht die Stadt.
• Einspaltiges PDF. Bewerbermanagementsysteme zerlegen Tabellen und Spalten oft falsch.
• Lassen Sie vertrauliche Lieferantennamen weg. Beschreiben Sie Lieferanten nach Art und Größe.

Übernehmen Sie die Begriffe der Anzeige: strategischer Einkauf, Warengruppenmanagement, Category Management, Einkaufsvolumen, Preisanfrage, Ausschreibung, E-Sourcing, Lieferantenverhandlung, Vertragsmanagement, Gesamtkostenbetrachtung (TCO), Einkaufspreisabweichung, Lieferantenbewertung, Liefertreue, ERP, SAP Ariba, Coupa, SAP, Kosteneinsparung, Kostenvermeidung, Lieferantenrisiko, Compliance.

Eine letzte Prüfung vor dem Absenden: Jede Zahl zu Volumen und Einsparungen sollte sich am Whiteboard nachrechnen lassen. Ein Vorstellungsgespräch im Einkauf ist im Grunde eine Verhandlung, und als Erstes wird geprüft, ob Ihre Zahlen halten.