Lebenslauf für den Spa-Empfang: Beispiele und Anleitung

Die Frau in diesem Muster führt den Empfang eines gut gebuchten Day Spas und ist inzwischen leitende Koordinatorin. Die Namen der Spas sind erfunden. Achten Sie darauf, wie viel Platz Buchung und Umsatz einnehmen: Der Empfang im Spa ist ebenso Verkauf wie Begrüßung.

Nach den Therapeutinnen und Therapeuten bestimmt niemand den Umsatz eines Spas so stark wie der Empfang. Wer Ihren Lebenslauf liest, fragt sich, ob Sie das Terminbuch voll halten und verkaufen können, ohne aufdringlich zu sein.

• Buchungssoftware. Zenoti, Mindbody, Shore, Treatwell oder das Spa-Modul der Hotelsoftware. Nennen Sie die Systeme und wie lange Sie damit gearbeitet haben. Das ist die häufigste Anforderung in Anzeigen für den Spa-Empfang.
• Menge. Termine und Anrufe am Tag, Zahl der Therapeutinnen und Therapeuten und Räume, die Sie betreuen. Daran sieht die Leitung, ob Sie ihr Tempo kennen.
• Verkaufszahlen. Folgebuchungsquote, Anteil der Rechnungen mit Produktverkauf, abgeschlossene Mitgliedschaften, durchschnittlicher Rechnungsbetrag. Die meisten Bewerbungen lassen diese Zahlen ganz weg, mit ihnen liegen Sie sofort vorn.
• Sorgfalt bei Gesundheitsangaben. Anamnesebögen, Prüfung von Gegenanzeigen und Vertraulichkeit. In einer Praxis für ästhetische Medizin wird daraus eine Frage von Datenschutz und Schweigepflicht, schreiben Sie also klar, was Sie übernommen haben.

“Folgebuchungsquote und Produktverkauf. Diese beiden Zahlen im Lebenslauf für den Empfang sagen mir mehr als eine ganze Seite über Herzlichkeit. Herzlich sind in dieser Branche alle. Aber nicht jede füllt die Lücke am Dienstagnachmittag, bevor der Therapeutin eine Behandlung verloren geht.”

Zwei oder drei Zeilen: betreute Räume und Behandler, Buchungssystem, Menge pro Tag und eine Umsatzzahl.

Die Aufgaben kennt jede und jeder in der Branche. Nicht bekannt ist, wie gut Sie sie erledigt haben, also nennen Sie die Zahl.

Trennen Sie Systeme und Verkauf von der Betreuung der Gäste. Die Leitung liest zuerst die Systeme.

• Systeme: Zenoti, Mindbody, Shore, Treatwell oder das Spa-Modul der Hotelsoftware, dazu Kassensystem, Gutscheinplattformen und Abrechnung von Mitgliedschaften.
• Terminbuch: Lücken füllen, Warte- und Nachrückerlisten, Wünsche und Fähigkeiten der Behandler zuordnen, Regeln gegen Doppelbuchungen, Zeiten für den Raumwechsel, Regeln für Nichterscheinen und kurzfristige Absagen.
• Verkauf: Gesprächsleitfaden für Folgebuchungen, Produktkenntnis nach Linie und Hautbild, Verkauf von Paketen und Behandlungsserien, Mitgliedschaften, Aktionen mit Gutscheinen, Zusatzanwendungen wie Kopfhaut- oder Fußbehandlung.
• Betreuung der Gäste: Anamnesebögen und Hinweise auf Gegenanzeigen, Allergien und Schwangerschaft, Vertraulichkeit, Beschwerdemanagement, Ruhe im Spa, Einführung für Erstbesucher.
• Abläufe: Checklisten für Öffnung und Abschluss, Abgleich von Bar- und Kartenzahlungen, Inventur der Produkte, Wäsche, Spinde und Bademäntel, Hygiene- und Reinigungsprotokolle.
• Zusätzlich in der ästhetischen Medizin: Datenschutz nach DSGVO und Schweigepflicht, Einwilligungs- und Aufklärungsbögen, Merkblätter für vor und nach der Behandlung, Planung von Beratungsterminen und Abstimmung mit Ärztinnen und Ärzten.

Der Empfang einer Praxis für ästhetische Medizin steht einer Arztpraxis näher als einem Day Spa. Wenn Sie sich dort bewerben, passen Sie den ganzen Lebenslauf an.

• Verwenden Sie die Sprache der Praxis: Patientinnen und Patienten, Beratungsgespräche, Ärztinnen und Ärzte, Behandlungspläne, Einwilligungsbögen, Hinweise für vor und nach der Behandlung.
• Nennen Sie eine Schulung zu Datenschutz und Schweigepflicht mit Jahr. Ohne sie ist der Umgang mit Patientendaten ein Bedenken bei der Einstellung, und die Schulung ist kurz.
• Zeigen Sie, wie viele Beratungsgespräche zu einer Behandlung führen, wenn Sie die Zahl haben. Das ist in der ästhetischen Medizin das Gegenstück zur Folgebuchungsquote.
• Nennen Sie neben der Buchungssoftware jede Praxissoftware oder elektronische Patientenakte, mit der Sie gearbeitet haben.
• Nennen Sie die Behandlungsarten, die Sie geplant haben, etwa Faltenbehandlungen mit Injektionen, Laser, Microneedling oder Körperformung, denn Planungsregeln und Ausfallzeiten unterscheiden sich je nach Behandlung.
• Schreiben Sie klar, dass Sie keine medizinische Beratung geben und medizinische Fragen an die Ärztin oder den Arzt weiterleiten. Die Leitung bemerkt, wer diese Grenze kennt.

Spas stellen Empfangskräfte aus Hotels, Fitnessstudios, Friseursalons, Zahnarztpraxen und dem Einzelhandel ein. Gesucht wird jemand, der am Telefon ruhig bleibt, sorgfältig mit dem Terminbuch umgeht und gern verkauft.

1. 1Beginnen Sie mit einem Berufsziel, das Ihre Verfügbarkeit nennt, auch an Wochenenden und abends, wenn im Spa am meisten los ist.
2. 2Nutzen Sie jede Stelle mit Terminplanung: Fitnessstudio, Friseursalon, Zahnarzt- oder Arztpraxis, Hotelrezeption, Reservierungen im Restaurant. Nennen Sie Buchungen und Anrufe pro Tag.
3. 3Zeigen Sie Verkaufsgeschick mit Zahlen: verkaufte Mitgliedschaften, Produktverkauf, Pakete, Zusatzleistungen. Der Empfang ist eine Verkaufsstelle, und das weiß die Leitung.
4. 4Zeigen Sie Genauigkeit bei Kasse und Systemen: eine Kasse ohne Fehlbetrag über lange Zeit, eine Inventur, eine niedrige Fehlerquote.
5. 5Lernen Sie vor dem Gespräch die Begriffe der Behandlungskarte. Wer den Unterschied zwischen klassischer Massage und Tiefengewebsmassage oder zwischen chemischem Peeling und Hydrafacial kennt, zeigt, dass es ernst gemeint ist.
6. 6Nennen Sie einen Erste-Hilfe-Kurs, wenn Sie einen haben, und jede Erfahrung mit vertraulichen Daten.

Eine Seite. Spa-Leitungen lesen meist zwischen zwei Gästen, und der Empfang ist der meistgefragte Platz im Haus.

• Übernehmen Sie die Bezeichnung aus der Anzeige: Spa-Rezeptionist/in, Empfang Spa, Spa-Koordinator/in, Spa-Concierge, Spa-Mitarbeiter/in, in der ästhetischen Medizin Empfang oder Patientenkoordination.
• Setzen Sie Ihre Buchungssoftware in eine Zeile mit Kenntnissen weit oben, nicht ganz nach unten.
• Ein Bewerbungsfoto ist in Deutschland üblich, aber freiwillig, ebenso das Geburtsdatum. Im Spa zählt das gepflegte Auftreten, ein freundliches, professionelles Foto passt deshalb gut. Für eine Bewerbung in den USA lassen Sie Foto und Geburtsdatum weg.
• Nennen Sie Ihre Verfügbarkeit ausdrücklich, auch für Wochenenden, Feiertage sowie frühe und späte Dienste.
• Speichern Sie als PDF mit klarem Dateinamen. Bei einem inhabergeführten Day Spa kann es sich lohnen, an einem ruhigen Nachmittag eine gedruckte Bewerbung persönlich abzugeben.