Lebenslauf für die Hotelrezeption: Beispiele und Anleitung

In Deutschland heißt die Stelle meist Rezeptionist/in, Empfangsmitarbeiter/in oder Front Office Agent; internationale Ketten schreiben auch Guest Service Agent. Das Muster zeigt einen Rezeptionisten mit sieben Jahren Berufserfahrung in Kölner Hotels nach der Ausbildung zum Hotelfachmann, vom Boutique-Hotel mit 90 Zimmern bis zum Tagungshotel mit 320 Zimmern an der Messe, wo er heute den Spätdienst leitet. Name und Hotels sind erfunden.

Rezeptionistinnen und Rezeptionisten stellt meist die Front-Office-Leitung oder die stellvertretende Direktion ein, oft innerhalb weniger Tage, weil die Rezeption nicht unterbesetzt laufen kann. Gelesen wird auf vier Punkte hin.

• Welches PMS kennen Sie? Opera ist in Kettenhotels der gehobenen Klasse verbreitet, Protel in vielen deutschen Privat- und Kettenhotels, dazu kommen Mews, SIHOT, apaleo oder das eigene System einer Kette. Die Einarbeitung in ein neues PMS dauert meist zwei bis drei Wochen; wer das System des Hauses schon kennt, kommt schneller in die engere Auswahl.
• Welche Dienste, und können Sie den Nachtabschluss? Wer schon nachts allein den Abschluss gemacht hat, hat einen Vorteil, weil der Nachtdienst an der Rezeption am schwersten zu besetzen ist. Nennen Sie Ihre Dienste (Früh-, Spät-, Nachtdienst) und wofür Sie offen sind, einschließlich Wochenenden und Feiertagen.
• Größe und Art des Hauses. Die Rezeption eines Boutique-Hotels mit 90 Zimmern und die eines Kongresshotels mit 600 Zimmern sind verschiedene Aufgaben. Nennen Sie Zimmerzahl und Sterne und ob es ein Tagungshotel, Businesshotel, Ferienhotel, Boardinghouse oder ein privat geführtes Haus war.
• Zahlen, an denen die Leitung selbst gemessen wird: Gästezufriedenheit oder Bewertungen, Anmeldungen zum Treueprogramm, Upselling-Umsatz, Kassengenauigkeit. Mit zwei davon im Lebenslauf wirken Sie wie jemand, der das Geschäft versteht.

“Ich schaue zuerst auf das PMS, dann darauf, ob jemand nachts und am Wochenende arbeiten kann. Danach will ich Anmeldungen und Upselling sehen, denn nach genau diesen Zahlen fragt mich mein Direktor jeden Montag. Ein Lebenslauf, in dem nur „Gäste freundlich empfangen“ steht, sagt mir gar nichts.”

Schreiben Sie ein Profil, wenn Sie schon an einer Hotelrezeption gearbeitet haben: Art und Größe des Hauses, Jahre, PMS, zwei Zahlen und Ihre Verfügbarkeit für Dienste. Ein Berufsziel nur, wenn Sie neu in der Hotellerie sind und sagen müssen, was Sie mitbringen und was Sie suchen. In beiden Fällen genügen drei Zeilen.

Stellenanzeigen zählen Aufgaben auf; Ihr Lebenslauf soll Ergebnisse zeigen. Nehmen Sie jede Aufgabe, die Sie erledigt haben, und ergänzen Sie System, Menge und Ergebnis. Typische Umformulierungen:

Nennen Sie 10 bis 14 Kenntnisse. Zuerst die Systeme, denn danach sucht die Leitung; dann die Abläufe an der Rezeption, dann Geld und Vorschriften, zum Schluss die Sprachen. Soziale Kompetenzen gehören in die Stichpunkte, nicht in eine Liste.

Systeme und Programme (nennen Sie genau, was Sie genutzt haben):

• Hotelsoftware (PMS): Oracle Hospitality OPERA (PMS und OPERA Cloud), Protel, Mews, SIHOT, apaleo, Cloudbeds sowie die eigenen Systeme großer Hotelketten
• Reservierung und Vertrieb: zentrale Reservierungssysteme, Extranets der Buchungsportale (Booking.com, Expedia Partner Central, HRS), Channel Manager
• Gäste-Messenger und Anfrageplattformen, Codierung von Schlüsselkarten, Telefonanlage
• Kassensystem für Shop oder Lobbybar sowie Microsoft Outlook, Word und Excel

Abläufe an der Rezeption und Service:

• Check-in und Check-out, Meldescheine, Zimmerzuteilung und Zimmerblockung, Gruppenanreisen und Rooming-Listen, Frühanreisen und späte Abreisen
• Upselling von Upgrades und Paketen, Anmeldung zum Treueprogramm und Wiedererkennen von Stammgästen
• Nachtabschluss: Buchung von Logis und City-Tax, Rechnungsabstimmung, Kreditkartenabgleich, Bearbeitung von No-Shows, Tagesberichte
• Beschwerdemanagement und Service Recovery, Überbuchung und Umquartierung, Fundsachen, Grundlagen der Concierge-Arbeit (Wegbeschreibungen, Restaurants, Transfers)
• Kassenführung, Vorautorisierung von Kreditkarten, PCI DSS, Abschöpfungen in den Tresor, Handkasse
• Notfallabläufe: Verhalten bei Brandalarm, Notrufe, Schlüsselkontrolle, Datenschutz nach DSGVO und Diskretion gegenüber Gästen

Sprachen sind in Messestädten und Urlaubsregionen ein echter Einstellungsgrund, und Englisch wird an fast jeder Hotelrezeption vorausgesetzt. Nennen Sie jede Sprache mit Niveau (Grundkenntnisse, gut, fließend, Muttersprache) oder nach dem Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmen (etwa B2 oder C1).

Für die Arbeit an der Hotelrezeption brauchen Sie in Deutschland keine Zulassung. Üblich ist eine abgeschlossene Ausbildung in der Hotellerie, doch vor allem Stadthotels stellen auch Quereinsteigerinnen und Quereinsteiger mit Serviceerfahrung ein. Einige Nachweise helfen, und der Abschnitt Ausbildung sollte nie leer sein.

• Hotelfachmann/-frau (IHK): die dreijährige duale Ausbildung und der klassische Weg an die Rezeption. Daneben gibt es die Ausbildung zum Kaufmann bzw. zur Kauffrau für Hotelmanagement (früher Hotelkaufmann/-frau) und die zweijährige Ausbildung zur Fachkraft für Gastronomie. Nennen Sie Abschluss, Ausbildungsbetrieb und Jahr.
• Schulungen der Marke oder Hotelkette, die Sie abgeschlossen haben (jede große Kette hat eigene Programme für Service und Systeme). Nennen Sie den Namen so, wie er auf dem Zertifikat steht, mit Kette und Jahr.
• Ersthelfer/in im Betrieb und Brandschutzhelfer/in. Nützlich, weil im Nachtdienst oft nur eine Person an der Rezeption im Haus ist.
• Weiterbildung und Studium: Geprüfte/r Hotelmeister/in (IHK), ein Abschluss an einer Hotelfachschule oder ein Studium im Hotel- oder Tourismusmanagement sind ein Plus für Schichtleitung und Front-Office-Management, für die Rezeption aber nicht nötig. Nennen Sie Abschluss, Schule und Jahr; andere Abschlüsse in einer Zeile.
• Die Belehrung nach § 43 IfSG nur dann, wenn Sie an der Rezeption auch eine Lobbybar oder das Frühstück mit betreuen.

Die Rezeption ist einer der häufigsten Einstiege in die Hotellerie. Viele Häuser nehmen Bewerberinnen und Bewerber mit Serviceerfahrung, gutem Englisch und der Bereitschaft zu Schicht- und Wochenendarbeit. Ihr Lebenslauf muss zeigen, dass Sie eine Schlange von Gästen höflich abarbeiten, genau mit Geld umgehen, ein Computersystem schnell lernen und auch die Dienste übernehmen, die sonst niemand will.

1. 1Schreiben Sie „Rezeptionist/in“ (oder die Bezeichnung aus der Anzeige) unter Ihren Namen, nicht „Kassiererin“ oder „Student“.
2. 2Formulieren Sie ein zweizeiliges Berufsziel mit Ihrer Erfahrung im Kundenkontakt, Ihrer Genauigkeit an der Kasse, Ihren Sprachen und den Diensten, die Sie übernehmen können.
3. 3Holen Sie hotelnahe Aufgaben aus jedem Job: Kasse im Einzelhandel, Empfang im Restaurant, Callcenter, Empfang in Praxis oder Büro, Bankschalter, Einlass im Freizeitpark oder bei Veranstaltungen. Geben Sie jeweils eine Zahl an: Kundinnen und Kunden pro Schicht, Kassengenauigkeit, Anrufe pro Stunde, Zufriedenheitswerte.
4. 4Zeigen Sie, dass Sie Systeme lernen: Nennen Sie Kassen-, Reservierungs-, Dienstplan- oder CRM-Software, die Sie genutzt haben. Eine Leitung liest daraus: „Lernt unser PMS in einer Woche.“
5. 5Ergänzen Sie eine kurze Liste Kenntnisse: Kundenservice, Kassenführung, Telefon, Microsoft Office, Umgang mit Beschwerden, jede Fremdsprache mit Niveau.
6. 6Nennen Sie Ihre Verfügbarkeit klar: „Verfügbar für alle Dienste einschließlich Nachtdienst, Wochenenden und Feiertage.“ Schon die Bereitschaft zum Nachtdienst bringt Einsteigerinnen und Einsteigern Einladungen zum Gespräch.
7. 7Eine Seite als PDF; ein Foto ist üblich, aber freiwillig. Belegen Sie vor der Bewerbung nach Möglichkeit einen Englischkurs oder einen Erste-Hilfe-Kurs und nennen Sie ihn. Für junge Bewerberinnen und Bewerber ist auch die Ausbildung zum Hotelfachmann oder zur Hotelfachfrau ein guter Einstieg.

• Eine Seite, mit langer Erfahrung höchstens zwei. Front-Office-Leitungen lesen Lebensläufe zwischen zwei Check-ins.
• Reihenfolge: Kopf mit Zielbezeichnung, Profil oder Berufsziel, Kenntnisse (Systeme zuerst), Berufserfahrung, Zertifikate, Ausbildung. Die Systeme stehen weit oben, weil das PMS eine Auswahlfrage ist.
• Nennen Sie bei jedem Hotel Zimmerzahl und Art (Tagungshotel, Businesshotel, Ferienhotel, Boutique-Hotel, Boardinghouse) und ob es zu einer Kette gehört oder privat geführt ist. Daran ordnet die Leitung Sie sofort ein.
• Schreiben Sie, in welchen Diensten Sie gearbeitet haben und für welche Sie offen sind. Eine Zeile zur Verfügbarkeit lohnt sich, wenn Sie Nachtdienst, Wochenenden oder Feiertage übernehmen.
• Einspaltiges, schlichtes Layout wie die cvplex-Vorlage receptionist, ohne Symbole und Tabellen; ein Foto ist üblich, aber freiwillig. Hotelgruppen lesen Bewerbungen mit Bewerbermanagementsystemen.
• Einen Aufstieg in einem Haus (vom Rezeptionisten zur Schichtleitung) zeigen Sie mit beiden Titeln in einem Eintrag wie im Muster oder als zwei Einträge unter demselben Arbeitgeber, jeweils mit eigenen Daten.
• PDF, sofern nicht Word verlangt wird; Dateiname Vorname-Nachname-Lebenslauf-Rezeption.pdf.

Begriffe, die Sie aus der Anzeige übernehmen, wenn sie auf Sie zutreffen: Rezeption, Front Office, Empfang, Check-in, Check-out, Hotelsoftware bzw. PMS (mit dem Namen des Systems), Nachtabschluss, Night Audit, Treueprogramm, Upselling, Gästezufriedenheit, Beschwerdemanagement, Kassenführung, Reservierung, Gruppenanreisen, Zimmerzuteilung, Zusammenarbeit mit dem Housekeeping, Meldeschein, Markenstandards, Englisch, Schichtdienst, Wochenenden, Feiertage.