Lebenslauf für den Empfang: Beispiele und Anleitung

Dieses Muster gehört zu einer Empfangsmitarbeiterin mit sechs Jahren Erfahrung, zuerst am Empfang eines Unternehmens und heute an der Anmeldung einer gut ausgelasteten Hausarztpraxis. Name, Arbeitgeber und Zahlen sind erfunden, entsprechen aber einem echten Empfang. Wenn Sie am Empfang eines Hotels, einer Zahnarztpraxis, eines Salons oder einer Kanzlei arbeiten, behalten Sie den Aufbau und setzen Sie Ihre eigenen Systeme ein; unten finden Sie Profiltexte für jeden dieser Bereiche.

Auf Stellen am Empfang bewerben sich viele, deshalb wird zuerst schnell gelesen. Die Büro- oder Praxisleitung, die einstellt, sucht vier Dinge.

• Aufkommen. Wie viele Anrufe, Besucher oder Patientinnen und Patienten pro Tag? Ein Empfang mit 30 Anrufen ist eine andere Stelle als einer mit 200. Nennen Sie die Zahl.
• Systeme. Die Telefonanlage, das Termin- oder Buchungssystem, Microsoft Office oder Google Workspace und in Arzt- und Zahnarztpraxen die Praxissoftware (CGM MEDISTAR, medatixx, TurboMed, T2med, Dampsoft, CGM Z1). Hotels erwarten Kenntnisse im Hotelprogramm (Opera, Protel); Fitnessstudios und Salons Magicline, Shore oder Treatwell.
• Geld und Genauigkeit. IGeL-Leistungen, Kasse, Rechnungen, Postbuch. Jede Zeile, die zeigt, dass Sie ohne Differenzen mit Geld umgegangen sind.
• Verlässlichkeit und Ton. Anwesenheit, Früh- oder Spätdienste, wie Sie mit einem verärgerten Anrufer oder einem vollen Wartezimmer umgegangen sind. Die Leitung weiß, dass der Empfang die Stimmung im ganzen Haus prägt.

“Der Empfang ist die erste Stimme, die alle Patientinnen und Patienten hören. Im Lebenslauf suche ich die täglichen Anrufe und Anmeldungen und die Software, weil ich daran sehe, wie schnell jemand eingearbeitet ist. Dann rufe ich die Referenzen an und stelle eine Frage: War sie da?”

Drei Zeilen unter Ihrem Namen: Jahre und Umfeld, tägliches Aufkommen, Systeme und eine Sache, für die man Sie kennt. Schreiben Sie ein Profil statt eines reinen Berufsziels, auch ohne Erfahrung; das Beispiel für den Einstieg zeigt, wie.

Die meisten Lebensläufe für den Empfang wiederholen die Stellenbeschreibung: Telefon, Besucher begrüßen, Termine vergeben. Das weiß die Leitung schon. Ergänzen Sie Zahl, System und Ergebnis. Acht übliche Aufgaben am Empfang, neu formuliert.

Beschränken Sie die Liste auf 10 bis 14 Punkte und übernehmen Sie die Begriffe aus der Anzeige. Wer nach „Dampsoft“ oder „Telefonzentrale“ sucht, muss genau diese Wörter in Ihrem Lebenslauf finden.

Empfang und Verwaltung:

• Telefonanlagen mit mehreren Leitungen (mit Namen: Cisco, Avaya, Unify, Swyx, Mitel)
• Besucheranmeldung und Ausweissysteme (Envoy, Proxyclick, Besucherbuch)
• Terminvergabe und Kalenderführung (Outlook, Google Kalender, Calendly, Doctolib)
• Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) oder Google Workspace, mit echter Schreibgeschwindigkeit (testen und angeben, ab etwa 250 Anschlägen pro Minute ist gut)
• Post, Kurier und Pakete; Materialbestellung
• Bargeld, Kartenzahlung und Rechnungen; Handkasse
• Datenerfassung und Ablage, auf Papier und digital
• Grundkenntnisse in Buchhaltung oder Lexware, wenn am Empfang Rechnungen geschrieben werden

Kenntnisse nach Umfeld (nennen Sie die, die zur gewünschten Stelle passen):

• Arztpraxis: Praxissoftware (CGM MEDISTAR, medatixx, TurboMed, T2med), Einlesen der Gesundheitskarte und Versichertenstatus, Überweisungen und eRezept, Datenschutz und Schweigepflicht, medizinische Fachbegriffe
• Zahnarztpraxis: Dampsoft, CGM Z1, evident; Heil- und Kostenpläne; Eigenanteile; Recall-Termine
• Tierarztpraxis: Praxissoftware wie easyVET; Einschätzung der Dringlichkeit bei Terminanfragen; Tier- und Halterdaten
• Hotel: Hotelsoftware (Opera, Protel, Cloudbeds), Gästerechnungen und Kasse, Zimmer-Upgrades verkaufen, Night Audit (Tagesabschluss)
• Fitnessstudio, Spa oder Salon: Magicline, Shore, Treatwell; Verkauf und Bindung von Mitgliedschaften; Kassensystem
• Kanzlei und Unternehmen: Kollisionsprüfung, Fristen und beA, Buchung von Besprechungsräumen, Kalender der Geschäftsführung, Vertraulichkeit und Geheimhaltungsvereinbarungen

Persönliche Stärken zählen am Empfang, aber nennen Sie sie nur, wenn Sie sie zeigen können. „Belastbar“ ist eine Behauptung; „ein Wartezimmer mit 30 Patientinnen und Patienten während einer Verspätung von 90 Minuten informiert und ruhig gehalten“ ist ein Beleg.

Der Empfang ist einer der häufigsten ersten Bürojobs, und die Leitung rechnet mit Einarbeitung. Was sie nicht beibringen wird: pünktlich sein, deutlich sprechen und auch beim hundertsten Anruf freundlich bleiben. Ihr Lebenslauf muss diese drei Dinge mit dem belegen, was Sie bisher gemacht haben.

1. 1Schreiben Sie ein Profil, das den gewünschten Bereich nennt (Büro, Arztpraxis, Zahnarztpraxis, Hotel) und die zwei oder drei Dinge, die Sie schon mitbringen: Stunden im Kundenkontakt, Schreibgeschwindigkeit, Software, eine weitere Sprache.
2. 2Übersetzen Sie Einzelhandel, Gastronomie, Callcenter oder Ehrenamt in die Sprache des Empfangs: Kundschaft pro Schicht, angenommene Anrufe, gezähltes Bargeld, gelöste Beschwerden, eingehaltene Dienstpläne.
3. 3Ergänzen Sie einen Abschnitt Kenntnisse mit konkreten Punkten: Schreibgeschwindigkeit aus einem Onlinetest, Microsoft Word und Excel, Google Kalender, jedes Termin- oder Kassensystem.
4. 4Für den Empfang einer Arzt- oder Zahnarztpraxis ohne Erfahrung ergänzen Sie einen kurzen Kurs, etwa medizinische Fachbegriffe an der Volkshochschule oder eine Datenschutzschulung, und schreiben klar dazu, was abgeschlossen ist. Für den dauerhaften Weg in die Praxis ist die Ausbildung zur Medizinischen oder Zahnmedizinischen Fachangestellten üblich.
5. 5Nennen Sie Mitarbeit in der Schülervertretung, Schriftführung im Verein, Empfangsdienste in Gemeinde oder Verein und Dienstpläne, die Sie beim Babysitten oder in der Pflege von Angehörigen organisiert haben.
6. 6Bleiben Sie bei einer Seite, lesen Sie zweimal Korrektur (am Empfang werden die E-Mails des Hauses geschrieben) und nutzen Sie eine saubere Vorlage.

• Eine Seite reicht meist; mit langer Erfahrung sind zwei Seiten in Deutschland in Ordnung. Leitungen lesen einen Stapel Bewerbungen, deshalb gehört das Wichtigste nach oben.
• Reihenfolge: Kopf, Profil, Kenntnisse (kurz, mit Schlüsselwörtern, weit oben), Berufserfahrung, Ausbildung, Zertifikate. Die Leitung sucht bei den Kenntnissen zuerst nach Telefonanlage und Software.
• Umgekehrt chronologisch, mit Monat und Jahr. Stellen am Empfang dauern oft nicht lange; verstecken Sie keine Daten, zeigen Sie aber Beförderungen und zusätzliche Aufgaben.
• Sauberes, einspaltiges Layout wie die cvplex-Vorlage für den Empfang. Keine Balken für Kenntnisse und keine farbigen Textblöcke, die ein Bewerbermanagementsystem (ATS) nicht lesen kann. Ein Foto ist in Deutschland üblich, aber freiwillig; am Empfang wird es häufiger erwartet als in anderen Bürojobs.
• Schlüsselwörter, die Sie aus der Anzeige übernehmen, wenn sie zutreffen: Empfang, Telefonzentrale, Terminvergabe, Anmeldung, Besuchermanagement, Kundenservice, Datenerfassung, Microsoft Office, Datenschutz, Gesundheitskarte, Praxissoftware und die Software aus der Anzeige.
• Speichern Sie als PDF mit dem Namen Vorname-Nachname-Lebenslauf-Empfang.pdf, sofern die Anzeige nicht ausdrücklich eine Word-Datei verlangt.
• Verfügbarkeit: Wenn Sie Frühdienst, Abende oder Samstage übernehmen können, schreiben Sie es ins Profil. Viele Empfänge stellen ein, um eine Lücke im Dienstplan zu schließen.
• In Anzeigen heißt die Stelle auch Empfangskraft, Rezeptionist/in, Mitarbeiter/in Empfang und Telefonzentrale oder Front Office. Der Inhalt bleibt derselbe; meist gehört ein kurzes Anschreiben dazu.