Lebenslauf für Einkäufer/innen: Beispiele und Anleitung

Dieses Muster gilt für einen Einkäufer mit rund acht Jahren Erfahrung, der als Einkaufsassistent im Zentraleinkauf eines Klinikverbunds angefangen hat, danach als Junior-Einkäufer bei einem Großhändler für Gastronomiebedarf gearbeitet hat und heute Produktionsmaterial für einen Maschinenbauer beschafft. Name, Arbeitgeber und Hochschule sind erfunden. Übernehmen Sie den Aufbau und setzen Sie Ihr eigenes Einkaufsvolumen, Ihre Warengruppen, Einsparungen und Systeme ein.

Einkaufsleitungen lesen einen Lebenslauf wie ein Lieferantenangebot: zuerst die Zahlen, dann die Konditionen. Vier Punkte entscheiden darüber, ob Sie zum Gespräch eingeladen werden.

• Volumen und Warengruppe. „16 Mio. € Produktionsmaterial, Normteile und Gussteile“ zeigt sofort, ob Ihre Erfahrung passt. „Zuständig für den Einkauf“ zeigt es nicht. Produktionsmaterial (geht ins Produkt) und indirektes Material (Instandhaltung, Dienstleistungen, Büro) sind für die Einkaufsleitung verschiedene Aufgaben, also schreiben Sie, welches Sie beschaffen.
• Einsparungen mit Methode. Eine Einsparung ohne Erklärung wirkt fragwürdig. Eine Einsparung mit Weg (Preisgespräch, Bündelung, Zweitlieferant, geänderte Spezifikation) wirkt glaubwürdig. Realistisch sind für eine Einkäuferin oder einen Einkäufer 2 bis 5 % des verantworteten Volumens pro Jahr.
• Lieferantenleistung. Liefertreue in Prozent, Fehlerquote oder ppm, Wiederbeschaffungszeit in Tagen, Lieferbereitschaft. Diese Kennzahlen zeigen, dass Sie Lieferanten gesteuert und nicht nur Bestellungen ausgelöst haben.
• Das System. SAP, Oracle, Ariba, Coupa, Microsoft Dynamics, proALPHA, Infor. Wer das ERP-System des Arbeitgebers schon kennt, spart Wochen an Einarbeitung, deshalb wird oft danach vorsortiert.

“Zuerst suche ich das Einkaufsvolumen und die Warengruppe. Wenn jemand für 2 Mio. € Büromaterial eingekauft hat und meine Stelle 25 Mio. € Drehteile umfasst, ist das eine andere Aufgabe. Dann suche ich eine Lieferantenkennzahl, die die Person tatsächlich verbessert hat. „Verhandelt“ kann jeder schreiben.”

Das Profil steht in drei bis vier Zeilen unter Ihrem Namen. Nennen Sie Bezeichnung und Jahre, die Art und Größe des Einkaufsvolumens, eine Einsparung oder Lieferantenkennzahl und das ERP-System. Hier sind Fassungen für die häufigsten Situationen, vom operativen Einkauf über den Handel bis zur Vergabestelle im öffentlichen Dienst.

Die meisten Lebensläufe im Einkauf übernehmen die Stellenbeschreibung: „Bestellungen ausgelöst, mit Lieferanten verhandelt, Bestände überwacht.“ Die Einkaufsleitung weiß, was eine Einkäuferin oder ein Einkäufer macht. Sie will Umfang, Ergebnis und Methode sehen. Unten sechs Umformulierungen echter Einkaufsaufgaben.

Bleiben Sie bei den Einsparungen ehrlich. Einkaufsleitungen wissen, dass 3 % des Volumens ein gutes Jahr sind und 15 % eine Geschichte, die im Gespräch nicht hält. Wenn sich Ihr Anteil nicht vom Teamergebnis trennen lässt, schreiben Sie „beteiligt an“ und nennen die Teamzahl.

Nennen Sie 10 bis 14 Kenntnisse in zwei Gruppen. Stellen Sie die aus der Anzeige nach vorn, denn dort schauen Bewerbermanagementsystem und Einkaufsleitung zuerst hin. Schreiben Sie „Verhandlungsgeschick“ nicht als bloßes Schlagwort hin, sondern belegen Sie es mit einem Stichpunkt zu Einsparungen.

Fachkenntnisse im Einkauf:

• Einkauf von Produktionsmaterial und indirektem Material (sagen Sie, welches, oder beides)
• Anfragen, Ausschreibungen und Angebotsvergleiche
• Lieferantenverhandlungen, Preisgespräche und Rahmenverträge
• Lieferantenbewertung und Lieferantengespräche (Liefertreue, ppm, Wiederbeschaffungszeit)
• Disposition, Meldebestand, Sicherheitsbestand und Lieferabrufe
• Einkaufspreisabweichungen (PPV) und Kostenanalyse
• Kostenstrukturanalysen (Should-Cost) und Vergleiche der Gesamtkosten (TCO)
• Incoterms 2020, Fracht und Zollabwicklung bei Importen
• Vertragsbedingungen (Zahlungsziele, Gewährleistung, Grundlagen der Haftung)
• Lieferantenauswahl und Risikoprüfung (Bonität, Zweitlieferanten, Risikoanalyse nach dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz bei Unternehmen ab 1.000 Beschäftigten)

Systeme und Werkzeuge, die Einkaufsleitungen kennen: SAP MM und SAP Ariba, SAP S/4HANA, Microsoft Dynamics 365, proALPHA, Oracle, Coupa und Jaggaer, dazu Excel mit Pivot-Tabellen und SVERWEIS sowie Power BI für Ausgabenanalysen. Nennen Sie genau die Systeme, mit denen Sie gearbeitet haben.

Die meisten Stellen im Einkauf verlangen eine kaufmännische Ausbildung, etwa als Industriekauffrau oder Industriekaufmann, oder ein Studium der Betriebswirtschaft, des Wirtschaftsingenieurwesens oder der Logistik. Eine staatliche Zulassung gibt es für den Einkauf nicht. Zertifikate sind freiwillig, helfen aber vor allem im strategischen Einkauf und für den Schritt zur Einkaufsleitung.

• Geprüfte/r Fachwirt/in für Einkauf (IHK), Bachelor Professional in Procurement: die bekannteste Aufstiegsfortbildung für den Einkauf in Deutschland. Sie hat den früheren Fachkaufmann für Einkauf und Logistik abgelöst; wer diesen älteren Abschluss hat, nennt ihn unter seinem Namen.
• Seminare und Zertifikatslehrgänge des BME (Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik), etwa zu Verhandlung, Warengruppenmanagement oder Einkaufsrecht. Nennen Sie Titel und Jahr.
• CPSM (Institute for Supply Management) und CPIM oder CSCP (ASCM, früher APICS): international anerkannte Zertifikate, geschätzt in Konzernen und bei Arbeitgebern mit amerikanischen Muttergesellschaften. Geben Sie die ausstellende Stelle an.
• Öffentlicher Einkauf: Fortbildungen im Vergaberecht (GWB, VgV, UVgO, VOB/A) bei Verwaltungsakademien, Auftragsberatungsstellen oder dem BME. Für Vergabestellen zählen sie mehr als ein Einkaufszertifikat aus der Industrie.
• Einkauf im Handel: Händler stellen nach Ergebnissen in der Warengruppe ein, weniger nach Zertifikaten. Erfahrung auf Ordermessen und in der Limitplanung zählt mehr als ein Kurs.

Führen Sie Zertifikate in einem eigenen Abschnitt mit ausstellender Stelle und Jahr auf, wie im Muster. Kennzeichnen Sie laufende Weiterbildungen als solche. Setzen Sie keine einstündigen Online-Kurse neben einen IHK-Abschluss; das schwächt den Abschnitt.

Stellen in der Einkaufsassistenz, im operativen Einkauf oder als Sachbearbeiter/in Einkauf verlangen meist eine kaufmännische Ausbildung oder ein Studium und „erste Berufserfahrung wünschenswert“. Passende Erfahrung ist breiter, als viele denken. Lager, Wareneingang, Disposition, Bestandsführung im Handel, Kreditorenbuchhaltung und auch ein gut genutztes Praktikum zählen, wenn Sie sie in der Sprache des Einkaufs beschreiben.

1. 1Schreiben Sie die Zielbezeichnung unter Ihren Namen („Einkaufsassistenz“ oder „Sachbearbeiter/in Einkauf“), nicht „Absolvent/in“.
2. 2Formulieren Sie ein Profil aus drei Zeilen mit Ausbildung oder Studium, Praktikum oder verwandtem Job und einer Zahl: bearbeitete Bestellungen, betreute Artikel, kontaktierte Lieferanten.
3. 3Beschreiben Sie bisherige Jobs in der Sprache der Lieferkette. Aus dem Lager: „Bestände für 1.200 Artikel geführt und pro Woche über 30 Meldebestände an die Disposition gemeldet.“ Aus der Kreditorenbuchhaltung: „400 Rechnungen pro Monat mit Bestellungen abgeglichen.“
4. 4Geben Sie ERP-Kenntnisse ehrlich an. „SAP (Lehrveranstaltung im Studium)“ bringt trotzdem einen Treffer im Bewerbermanagementsystem; behaupten Sie keine tägliche Nutzung, die Sie nicht hatten.
5. 5Als ersten Nachweis eignet sich ein IHK-Zertifikatslehrgang zum Einkauf oder ein Grundlagenseminar der BME-Akademie. Eine Seite, als PDF.

Diese Bezeichnungen überschneiden sich, und das Bewerbermanagementsystem behandelt sie nicht immer als dasselbe Wort. Verwenden Sie im Kopf und einmal im Profil genau die Bezeichnung aus der Anzeige und lassen Sie Ihre echte Bezeichnung in der Berufserfahrung stehen. Ein paar Faustregeln, wie deutsche Arbeitgeber sie verwenden:

• Einkäufer/in: die häufigste Bezeichnung in Industrie, Großhandel und Handel. Einkäufer/innen im Handel wählen Sortimente aus und planen Limits; in der Industrie wird nach Bedarf bestellt und werden Lieferanten gesteuert. Die beiden Lebensläufe sehen unterschiedlich aus, also sagen Sie, welcher Bereich es ist.
• Sachbearbeiter/in Einkauf oder operativer Einkauf: Bestellabwicklung, Terminverfolgung und Rechnungsklärung. Häufig der Einstieg nach einer kaufmännischen Ausbildung.
• Strategischer Einkauf, Category Manager/in oder Lead Buyer: Ausschreibungen, Verträge, Warengruppenstrategie und Lieferantenentwicklung statt Tagesgeschäft. Wenn Ihre Stelle das umfasste, schreiben Sie es.
• Disponent/in oder Materialdisponent/in: Bedarfsplanung und Bestandsführung, oft eng verbunden mit dem operativen Einkauf. Wenn Sie beides gemacht haben, nennen Sie beides.
• Media-Einkäufer/in: eine Stelle im Marketing (Buchung von Werbeplätzen), nicht im Einkauf.

• Eine Seite bis etwa 8 Jahre Erfahrung; zwei Seiten für erfahrene Einkäufer/innen mit mehreren Warengruppen oder einem Team.
• Reihenfolge: Kopf mit Zielbezeichnung, Profil, Kenntnisse, Berufserfahrung, Ausbildung, Zertifikate. Die Kenntnisse stehen weit oben, weil das ERP-System früh geprüft wird.
• Umgekehrt chronologisch. Einkaufsleitungen wollen sehen, wie lange Sie bei jedem Arbeitgeber geblieben sind.
• Ein Bewerbungsfoto ist in Deutschland üblich, aber freiwillig; Geburtsdatum und Familienstand ebenso. Beim Wohnort reicht die Stadt.
• PDF, sofern die Anzeige nicht Word verlangt. Dateiname: Vorname-Nachname-Lebenslauf-Einkauf.pdf.
• In internationalen Konzernen wird oft zusätzlich ein englischer Lebenslauf verlangt; dort heißt die Stelle Buyer, Purchaser oder Procurement Specialist. Die Ratschläge hier gelten genauso, nur Sprache und Bezeichnung ändern sich.

Die im Muster verwendete Vorlage modern-blue von cvplex ist einspaltig, hat den Kenntnisblock weit oben und kommt ohne Tabellen oder Grafiken aus. So bleibt sie für Bewerbermanagementsysteme lesbar und wirkt trotzdem gepflegt und professionell.

Große Industrieunternehmen, Großhändler und öffentliche Auftraggeber lassen Lebensläufe im Einkauf oft zuerst von einer Software sortieren, bevor ein Mensch sie liest. Sie sucht nach den genauen Begriffen aus der Anzeige. Übernehmen Sie diese in Kenntnisse und Stichpunkte und prüfen Sie das Ergebnis mit einem kostenlosen ATS-Check.

• Bezeichnungen: Einkäufer/in, Sachbearbeiter/in Einkauf, operativer Einkauf, strategischer Einkauf, Category Manager/in, Einkaufsassistenz, Senior Einkäufer/in
• Warengruppen: Produktionsmaterial, indirektes Material, C-Teile, Instandhaltungsbedarf, Rohstoffe, Bauteile, Verpackungen, Investitionsgüter, Dienstleistungen
• Prozesse: Anfrage, Ausschreibung, Bestellung, Disposition, Rahmenvertrag, Lieferabruf, Terminverfolgung, Lieferantenbewertung, Kosteneinsparung, Kostenvermeidung, PPV
• Systemnamen so geschrieben wie in der Anzeige (SAP Ariba, nicht nur „Ariba“, wenn es dort so steht)
• Abschlüsse und Zertifikate als Abkürzung und ausgeschrieben: Fachwirt/in für Einkauf (IHK), CPSM, CPIM, CSCP
• Branchenbegriffe, wenn sie passen: ISO 9001, Erstbemusterung nach VDA Band 2 (Automobil), Exportkontrolle (Luftfahrt und Verteidigung), Einkaufsgemeinschaft (Krankenhaus), Limitplanung (Handel), Vergaberecht (öffentlicher Dienst), LkSG