Lebenslauf für Immobilienverwalter/innen: Beispiele und Anleitung

Eine Seite für eine Immobilienverwalterin in der Mietverwaltung, die über die Vermietung in den Beruf gekommen ist. Person und Unternehmen sind erfunden. Achten Sie darauf, dass jede Stelle mit Zahl der Einheiten, Art des Bestands und Teamgröße beginnt, bevor sie irgendetwas behauptet.

Diese Lebensläufe lesen Geschäftsführung oder Abteilungsleitung einer Hausverwaltung, die Bestandsleitung eines Wohnungsunternehmens oder eine Personalabteilung mit deren Vorgaben. Sie stellen jemanden ein, der einen Vermögenswert schützen soll, und lesen deshalb wie eine Bank.

• Größe und Art des Bestands. Wohneinheiten oder Quadratmeter, Mietverwaltung, WEG-Verwaltung oder Sondereigentumsverwaltung, Altbau oder Neubau, geförderter Wohnraum, Studierendenwohnen oder Gewerbeflächen mit Zahl der Mietparteien. Dazu Teamgröße und an wen Sie berichtet haben.
• Das Geld. Leerstand, Mietrückstände, Fluktuation, Budgetabweichung und Objektergebnis. Eine Verwalterin ohne Zahlen wirkt wie jemand, der Anweisungen ausgeführt hat, nicht wie jemand, der einen Bestand geführt hat.
• Ausbildung und Nachweise. Immobilienkaufmann/-frau, Geprüfte/r Immobilienfachwirt/in, bei WEG-Verwaltung der zertifizierte Verwalter (IHK) oder ein gleichgestellter Abschluss und die Weiterbildung nach § 34c GewO. Sie zeigen, dass Sie ausgebildet und nicht nur befördert wurden.
• Software. iX-Haus, Wodis Sigma, DOMUS, Haufe axera oder SAP RE-FX sind nicht austauschbar, und Verwaltungen suchen gezielt Erfahrung mit dem System, das sie selbst nutzen. Nennen Sie Ihres und die Module, die Sie wirklich nutzen.

“Belegung und Mietrückstände in den ersten drei Zeilen, dann lese ich weiter. Eigentlich will ich die Geschichte hinter den Zahlen, denn einen guten Bestand kann jeder übernehmen. Erzählen Sie mir, was Sie vorgefunden haben und was Sie geändert haben.”

• Leerstand: vermietungsbedingt und sanierungsbedingt getrennt, wenn Sie beides kennen, mit Ausgangs- und Endwert. „Leerstand unter 2 %“ ist schwächer als „von 6,8 % auf 1,9 % in 11 Monaten gesenkt und vier Quartale gehalten“.
• Mietrückstände: in Prozent der Sollmiete, dazu das Mahnverfahren, mit dem Sie sie gesenkt haben. Diese Zahl beschäftigt Eigentümer am meisten.
• Fluktuation oder Mieterbindung: Prozent im Jahr und was Sie dafür getan haben. Jeder Mieterwechsel kostet Eigentümer Leerstand, Renovierung und Vermietungsaufwand.
• Budget und Objektergebnis: Höhe des Objektbudgets, Abweichung vom Plan und Entwicklung des Objektergebnisses. Wenn Sie das Ergebnis nicht verantworten, nennen Sie die nicht umlagefähigen Kosten und sagen Sie das dazu.
• Mieterwechsel: Tage zwischen Auszug und Neuvermietung und die dadurch gewonnene Miete. In älteren Beständen mit viel Instandhaltung entscheidet sich hier viel.

Wenn eine Zahl eher vom Markt kam als von Ihnen, sagen Sie trotzdem, was Sie getan haben: weniger Mietnachlässe bei Neuvermietung, Mieterhöhungen im Rahmen des Mietrechts, schnellere Wiedervermietung. Eigentümer haben genug Lebensläufe gesehen, die ein gutes Jahr am Wohnungsmarkt als eigene Leistung verbuchen.

Drei oder vier Zeilen: Jahre, Bestand, Team, zwei Zahlen, Ausbildung. Ein Berufsziel nur, wenn Sie aus Vermietung oder Sachbearbeitung in die Verantwortung für einen eigenen Bestand wechseln.

• Verwaltung: Neuvermietung und Leerstandsabbau, Mieterhöhungen, Mahnwesen und Zahlungsverzug, Mietverträge, Wohnungsübergaben, Ein- und Auszugsabrechnung, Kautionen nach Mietrecht, Vorgehen bei Kündigung.
• Finanzen: Objektbudgets, monatliche Abweichungsberichte, Objektergebnis, Budgets für Instandhaltungsmaßnahmen, Bestellungen und Rechnungsfreigabe, Betriebskostenabrechnung, bei Gewerbe die Nebenkostenabrechnung nach Mietvertrag, bei WEG Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung.
• Objekt und Menschen: Wohnungsabnahme und Wiedervermietung, Instandhaltungsplanung, Ausschreibung und Vergabe, Versicherungsschäden, Verkehrssicherungspflichten, Führung von Hausmeister- und Vermietungsteams, Notdienst und Havarien.
• Recht und Vorgaben: Mietrecht des BGB, Betriebskostenverordnung und Heizkostenverordnung, AGG bei der Mieterauswahl, DSGVO, bei WEG-Verwaltung das Wohnungseigentumsgesetz und bei gefördertem Wohnraum die Mietpreis- und Belegungsbindung.
• Software, genau benannt: iX-Haus, Wodis Sigma, DOMUS 4000, Haufe axera, Immoware24, SAP RE-FX für große Bestände und Gewerbe, dazu Mieterportale wie casavi und Ihre Systeme für Bonitätsprüfung und Verbrauchsabrechnung.
• Nicht aufzählen: „kundenorientiert“, „multitaskingfähig“, „teamfähig“. Ersetzen Sie jedes davon durch eine Zahl oder ein System.

Wer gewerbsmäßig Wohnimmobilien für Dritte verwaltet, also Wohnungseigentumsanlagen oder Mietwohnungen, braucht seit 2018 eine Erlaubnis als Wohnimmobilienverwalter/in nach § 34c GewO, mit Berufshaftpflichtversicherung. Die Erlaubnis braucht das Unternehmen bzw. seine Inhaberin oder sein Inhaber; als angestellte Verwalterin brauchen Sie keine eigene, unterliegen aber als mitwirkende Beschäftigte der Weiterbildungspflicht. Nennen Sie eine Erlaubnis nur, wenn Sie selbstständig sind oder als Inhaber/in bzw. Geschäftsführer/in einer Verwaltung dafür verantwortlich sind.

• Erlaubnis nach § 34c GewO als Wohnimmobilienverwalter/in, mit zuständiger Behörde und Jahr, wenn Sie selbstständig sind oder eine eigene Verwaltung führen.
• Zertifizierter Verwalter (IHK): Seit Dezember 2023 können Wohnungseigentümergemeinschaften verlangen, dass ihr Verwalter zertifiziert ist. Bestimmte Abschlüsse, etwa als Immobilienkaufmann/-frau oder Immobilienfachwirt/in, gelten als gleichgestellt. Für die WEG-Verwaltung gehört der eine oder der andere Nachweis in den Lebenslauf.
• Immobilienkaufmann/-frau (IHK, dreijährige duale Ausbildung): der übliche Einstieg in Verwaltung und Wohnungswirtschaft.
• Geprüfte/r Immobilienfachwirt/in (IHK) als Fortbildung für Verantwortung und Leitung, außerdem ein Studium der Immobilienwirtschaft und bei Gewerbeimmobilien internationale Titel wie die RICS-Mitgliedschaft, wenn Sie sie haben.
• Geförderter Wohnraum: Es gibt keine eigene Pflichtqualifikation, aber Erfahrung mit Mietpreis- und Belegungsbindung, Wohnberechtigungsschein und Prüfungen durch die Förderstelle gehört auf die Seite, wenn Sie solche Bestände verwaltet haben.
• Weiterbildung nach § 34c Abs. 2a GewO (20 Stunden in drei Kalenderjahren) und Schulungen zu AGG und Datenschutz mit aktuellem Datum. Für die Pflichtstunden genügt eine kurze Zeile; ein Seminar zu Ihrem Schwerpunkt sagt mehr, und im Gespräch wird danach gefragt.

• Mietverwaltung Wohnen: Zahl der Wohnungen, Baujahre, Leerstand, Mietrückstände, Fluktuation, Leerstandszeit beim Mieterwechsel, Mieterzufriedenheit, Teamgröße. Erstvermietung von Neubauten ist ein eigenes Verkaufsargument; nennen Sie sie, wenn Sie ein Haus von der Fertigstellung bis zur Vollvermietung begleitet haben.
• Gewerbe, Büro, Handel und Logistik: Quadratmeter, Zahl der Mietparteien, Laufzeiten und Auslaufprofil der Mietverträge, Indexmieten, Nebenkostenabrechnung, Mieterausbauten, Dienstleisterverträge und technische Gebäudeausrüstung. Verlängerungen werden in Verträgen gezählt, nicht in Prozent der Mieterschaft.
• WEG-Verwaltung: Zahl der Gemeinschaften und Einheiten, Eigentümerversammlungen, Umsetzung von Beschlüssen, Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung, Erhaltungsrücklage und größere Erhaltungsmaßnahmen. Hier zählt, wie sauber und pünktlich Sie arbeiten, mehr als jede Quote.
• Sondereigentumsverwaltung und kleine Bestände privater Eigentümer: Zahl der Einheiten, Lage, Berichte an Eigentümerinnen und Eigentümer, Koordination von Handwerkern an verstreuten Standorten und wie Sie die Kommunikation mit den Eigentümern geführt haben.
• Geförderter Wohnraum, Studierenden- und Seniorenwohnen: Belegungsbindung und Prüfungen, Wiedervermietung zum Semesterbeginn, Bürgschaften der Eltern, Zusammenarbeit mit Pflege- oder Betreuungsdiensten.

In die Immobilienverwaltung kommen viele aus Vermietung, Hausmeisterdienst, Hotellerie, Bank und Handel. Verwaltungen stellen nach Urteilsvermögen, Standfestigkeit beim Mahnen und Sorgfalt ein, oft mehr als nach einem Studium.

1. 1Klären Sie Ihren Abschluss. Die Ausbildung zum Immobilienkaufmann bzw. zur Immobilienkauffrau ist der übliche Weg; als Quereinsteiger/in helfen ein IHK-Zertifikatslehrgang zur Immobilienverwaltung oder, für die WEG-Verwaltung, die Prüfung zum zertifizierten Verwalter (IHK).
2. 2Übersetzen Sie den Geldteil Ihrer letzten Stelle. Bargeld, Mahnungen, Kontostände, Budgetverantwortung, freigegebene Rechnungen, abgeschlossene Verträge. Immobilienverwaltung ist zu einem großen Teil Buchhaltung, nur eben mit Gebäuden.
3. 3Übersetzen Sie den Teil mit Menschen in Zahlen: gelöste Beschwerden, Auslastung oder Buchungen, geprüfte Kundinnen und Kunden, eingeteilte Beschäftigte, bearbeitete Notfälle außerhalb der Arbeitszeit.
4. 4Lernen Sie eine Software. Anbieter wie Aareon oder Haufe bieten Schulungen an, und ein genanntes System im Lebenslauf bringt Sie durch eine Vorauswahl, an der viele Quereinsteiger scheitern.
5. 5Bewerben Sie sich zuerst als Sachbearbeiter/in Mietverwaltung, Assistenz der Verwaltung oder in der Vermietung und schreiben Sie im Profil klar, dass Sie einen eigenen Bestand anstreben. Verwaltungen besetzen Verwalterstellen häufig aus den eigenen Reihen.
6. 6Ergänzen Sie eine Schulung zu Mietrecht und AGG mit Jahreszahl. Sie zeigt, dass Sie die rechtlichen Risiken verstehen, die Eigentümer Ihnen übergeben.

• Eine Seite bis etwa acht Jahre Erfahrung, zwei Seiten, sobald Sie mehrere Bestände oder Standorte verantworten. Bei zwei Seiten kommt die Objektliste auf Seite zwei, die Kenntnisse bleiben auf Seite eins.
• Schlichtes Layout. Ein Foto ist in Deutschland üblich, aber freiwillig, Geburtsdatum und Familienstand ebenso. Große Verwaltungen und Wohnungsunternehmen nutzen Bewerbermanagementsysteme, und Spalten bringen sie durcheinander. Ein Anschreiben wird meist erwartet.
• Übernehmen Sie die Stellenbezeichnung der Anzeige: Immobilienverwalter/in, Objektbetreuer/in, Objektmanager/in, Property Manager, WEG-Verwalter/in, Mietverwalter/in, Bestandsmanager/in. Verschiedene Unternehmen nennen dieselbe Stelle unterschiedlich.
• Begriffe, die in Anzeigen immer wieder vorkommen: Mietverwaltung, WEG-Verwaltung, Betriebskostenabrechnung, Leerstand, Mietrückstände, Mahnwesen, Neuvermietung, Wohnungsabnahme, Instandhaltung, Wirtschaftsplan, Eigentümerversammlung, Objektbudget, iX-Haus, Wodis Sigma.
• Setzen Sie Abschluss und Software in den Kopfbereich, damit niemand danach suchen muss.
• Senden Sie ein PDF mit dem Namen vorname-nachname-lebenslauf.pdf, außer die Anzeige verlangt Word.