Lebenslauf für Facility Manager/innen: Beispiele und Anleitung

Dieses Muster zeigt einen Facility Manager, der ein Unternehmensportfolio aus Bürogebäuden und einem Logistikzentrum mit eigener Haustechnik und beauftragten Dienstleistern betreut. Name und Arbeitgeber sind erfunden. Wenn Sie ein einzelnes Gebäude, ein Krankenhaus oder ein Werk betreuen, behalten Sie den Aufbau und ändern Sie die Zahlen und die Liste der Prüfpflichten.

Wer im Facility Management einstellt, sucht jemanden, der den Betrieb am Laufen hält, bei Prüfungen und Audits keine Probleme macht und das Budget einhält. Gelesen wird auf vier Dinge hin.

• Größe und Art des Portfolios. Fläche in m², Zahl der Gebäude und ob es um Büro, Industrie, Gesundheitswesen, Bildung, Labor oder Handel geht. Gebäudearten sind nicht austauschbar; ein Labor oder Krankenhaus hat Anforderungen, die ein Lager nie sieht.
• Ob Sie ein Programm steuern oder nur Anrufe annehmen. Erfüllungsquote der geplanten Instandhaltung, Rückstand an Aufträgen, mittlere Reparaturzeit. Diese Zahlen trennen die Leitung von der Koordination.
• Geld. Betriebsbudget, Investitionsplan, Abweichung vom Budget, Einsparungen bei Verträgen und Energie. Facility Management ist eine Kostenstelle, deshalb werden Führungskräfte eingestellt, die Kostenkontrolle belegen.
• Prüfungen und Betreiberverantwortung. Brandschutzanlagen, Aufzüge, elektrische Anlagen, Trinkwasser, Netzersatzanlagen, Kälteanlagen, Arbeitsschutz. „Seit 2021 ohne wesentlichen Prüfmangel“ ist mehr wert als jedes Adjektiv.

“Nennen Sie mir in den ersten drei Zeilen Fläche, Standorte, Personal und Budget und danach eine Erfüllungsquote für die Wartung. Wenn im Lebenslauf steht, Sie hätten „den Gebäudebetrieb und die Dienstleister verantwortet“, aber nie, wie groß und wie gut, kann ich nicht erkennen, ob Sie einen Campus oder eine Abstellkammer betreut haben.”

Facility Manager/in ist in Deutschland keine geschützte Berufsbezeichnung, und es gibt keinen einheitlichen Zugangsweg. Deshalb zeigen Abschlüsse und Zertifikate, wie ernst Sie es meinen. Nennen Sie die genaue Bezeichnung und die verleihende Stelle.

• Grundqualifikation: ein Studium Facility Management (Bachelor oder Master) oder ein technischer Weg über staatlich geprüfte/n Techniker/in, etwa in Elektrotechnik oder Heizungs-, Lüftungs- und Klimatechnik, bzw. die Meisterprüfung in einem Gebäudetechnik-Handwerk. Kaufmännische Wege führen oft über Immobilienkaufleute und die Weiterbildung zur oder zum Geprüften Immobilienfachwirt/in (IHK).
• IFMA und GEFMA: Bei IFMA sind Facility Management Professional (FMP) als Einstieg, Sustainability Facility Professional (SFP) und Certified Facility Manager (CFM) für erfahrene Fachleute verbreitet; der CFM verlangt Berufserfahrung, Ausbildung und eine Prüfung. Die GEFMA, der deutsche Verband für Facility Management, zertifiziert Studiengänge und Weiterbildungslehrgänge; nennen Sie Lehrgang und Anbieter.
• Energie und Nachhaltigkeit: Certified Energy Manager (CEM) der AEE, Lehrgänge zum Energiemanagement nach DIN EN ISO 50001, LEED AP O+M der GBCI oder eine DGNB-Qualifikation, wenn Sie Bestandsgebäude betreuen.
• Technik und Sicherheit: Sachkunde für Kälteanlagen nach Chemikalien-Klimaschutzverordnung, Qualifikation als (verantwortliche) Elektrofachkraft, Ausbildung zur oder zum Brandschutzbeauftragten, Fortbildungen zur Betreiberverantwortung und Erste Hilfe.
• Projekte: PMP oder eine IPMA-Zertifizierung, wenn Sie Investitionsprojekte steuern, dazu Fortbildungen zur Bauherrenvertretung oder Projektsteuerung.
• Branchenspezifisch: Wer Krankenhäuser betreut, sollte Erfahrung mit medizinischen Gasen, Sicherheitsstromversorgung, Hygieneanforderungen und Zertifizierungsverfahren nennen, denn das ist ein eigener Stellenmarkt.

1. 1Beginnen Sie mit der Führungstätigkeit: verantwortet, gesteuert, umgesetzt, verhandelt, neu aufgebaut, gesenkt, koordiniert.
2. 2Ergänzen Sie die Größenordnung: Fläche, Standorte, Anlagen, Personal, Dienstleister, Euro.
3. 3Nennen Sie System oder Regelwerk, wo es zählt: Ihr CAFM-System, die Gebäudeleittechnik, die einschlägige Prüfvorschrift, die Zertifizierungsstelle.
4. 4Fügen Sie das Ergebnis mit einer Zahl hinzu: Erfüllungsquote, Auftragsrückstand, Ausfallzeit, Kosten pro m², Einsparung, Prüfergebnis.
5. 5Prüfen Sie, ob der Stichpunkt die Frage „wie groß und wie gut“ beantwortet. Wenn er nur sagt „was“, ist er nicht fertig.

Gruppieren Sie die Kenntnisse nach dem, was die einstellende Stelle einkauft: technisches Verständnis, Systeme, Geld und Personal.

• Gebäudetechnik: Heizung, Lüftung, Klima und Kälte, Elektroverteilung und Sicherheitsstromversorgung, Sanitär, Brandschutz, Aufzüge, Dach und Gebäudehülle, Mess-, Steuer- und Regeltechnik
• Programme: geplante und zustandsorientierte Instandhaltung, Anlagenmanagement und Lebenszyklusplanung, Abbau von Instandhaltungsstau, Zustandsbewertungen
• Software: CAFM-Systeme wie IBM Maximo, Planon oder Archibus, dazu Gebäudeleittechnik und Werkzeuge für die Flächenplanung
• Betreiberverantwortung: Prüfpflichten für Brandschutzanlagen, Aufzüge und elektrische Anlagen, Arbeitsschutz und Gefährdungsbeurteilungen, Barrierefreiheit, Kälteanlagen, Raumluftqualität, Trinkwasserhygiene, Notfallplanung und Räumungsübungen
• Kaufmännisch: Betriebs- und Investitionsbudgets, Hochrechnungen, Kosten pro m², Ausschreibungen und Dienstleisterauswahl, Vertragsverhandlungen und Service Levels
• Projekte: Mieterausbau, Umzüge, Sanierungen und Anlagenerneuerungen als Bauherrenvertretung, von der Leistungsbeschreibung bis zu Abnahme und Gewährleistung
• Personal: Führung von Haustechnik und Fremdfirmen, Schichtplanung und Rufbereitschaft, Schulungen und Arbeitsschutzunterweisungen

Eine Sache dürfen Sie ruhig deutlich sagen: Sie sind die Person, die um 2 Uhr nachts beim Rohrbruch angerufen wird und weiß, wen sie schickt. Beschreiben Sie einen Notfall, den Sie bewältigt haben, und was er gekostet oder gespart hat. Das wirkt stärker als „ausgeprägte Problemlösungskompetenz“.

Die meisten Facility Manager/innen kommen aus der Technik oder aus der Koordination. Den Schritt nach oben belegen Budgetverantwortung, Verantwortung für ein Programm und Dienstleistersteuerung. Holen Sie diese Punkte aus Ihrer jetzigen Stelle heraus, auch wenn sie nicht in Ihrer Stellenbezeichnung stehen.

• Jedes Budget, mit dem Sie zu tun hatten: Bestellfreigaben bis zu einer Wertgrenze, Rechnungskontierung, eingeholte Angebote, Wert des Ersatzteillagers.
• Jedes Programm, das Sie aufgebaut haben: der Wartungsplan, den Sie eingerichtet haben, die bereinigte Anlagenliste, der Prüfkalender, den Sie eingeführt haben.
• Dienstleister, die Sie gesteuert haben: wie viele, welche Leistungen und ob Sie Leistungen beschrieben, terminiert oder bewertet haben.
• Projekte, die Sie von Anfang bis Ende verantwortet haben, mit Wert und Ergebnis, auch kleine wie ein Dachabschnitt für 55.000 € oder eine Umrüstung der Beleuchtung.
• Vertretungszeiten, in denen die Leitung abwesend war, mit Dauer und Aufgaben.
• Zertifikate in Arbeit. Ein laufender IFMA FMP mit Prüfungstermin ist eine Angabe wert.

• Bis etwa 10 Jahre Erfahrung eine Seite, danach zwei; in Deutschland sind zwei Seiten bei Fach- und Führungskräften ohnehin üblich. Eine Zeile zum Portfolio bei jeder Station hält auch zwei Seiten gut lesbar.
• Einspaltig, ohne Grafiken. Stellen im Facility Management von Unternehmen laufen fast immer zuerst durch ein Bewerbermanagementsystem.
• Dieselbe Stelle heißt auch Objektleiter/in, Technische/r Objektmanager/in, Leiter/in Gebäudemanagement, Leiter/in Haustechnik oder Betriebsleiter/in. Übernehmen Sie in Ihrer Bewerbung genau den Titel aus der Anzeige.
• Übernehmen Sie das Vokabular: CAFM, geplante Instandhaltung, Auftragsrückstand, Investitionsplanung, Ausschreibung, Service Level Agreement, Betreiberverantwortung, Prüfpflichten, Energiekennwerte, technisches und infrastrukturelles Gebäudemanagement.
• Ein Foto ist in Deutschland üblich, aber freiwillig; das gilt auch für das Geburtsdatum. Ein Anschreiben wird bei Stellen dieser Ebene meist erwartet.
• Geben Sie an, ob Sie Rufbereitschaft übernehmen und zwischen Standorten reisen, und mit welchem Anteil. Bei Stellen mit mehreren Standorten wird danach gefiltert.