Lebenslauf für Talent Acquisition Specialists: Beispiele und Anleitung

Eine Seite für eine Spezialistin, die Full-Cycle-Recruiting für ein mittelgroßes Unternehmen verantwortet. Name und Arbeitgeber sind erfunden. Achten Sie auf das Muster in jedem Stichpunkt: was besetzt wurde, wie viel, wie schnell und was das Unternehmen davon hatte. Genau danach sucht eine Personalleitung, denn so wird sie Sie auch beurteilen, wenn Sie die Stelle haben.

Talent Acquisition ist eine der wenigen Aufgaben, bei denen die Person im Vorstellungsgespräch jeden Trick im Lebenslauf schon kennt. Vier Punkte entscheiden die erste Sichtung.

• Vakanzenlast und Zahl der Einstellungen. „18 bis 24 offene Vakanzen, 61 Einstellungen im letzten Jahr“ zeigt einer Personalleitung, ob Sie ihr Volumen schaffen. Wer 6 Vakanzen betreut und wer 25 betreut, macht verschiedene Jobs, und ohne die Zahl kann niemand erkennen, welchen Sie gemacht haben.
• Was Sie tatsächlich besetzt haben. Softwareentwicklung, Pflege, Lager, Vertrieb und Executive Search sind verschiedene Fähigkeiten mit verschiedenen Märkten. Nennen Sie Bereiche und Ebenen, und sagen Sie, ob schwer besetzbare Stellen oder Berufe mit staatlicher Berufserlaubnis dabei waren.
• Ob Sie selbst sourcen oder nur Bewerbungen bearbeiten. Der Anteil der Einstellungen per Active Sourcing oder die ersetzten Ausgaben für Personalvermittler unterscheiden eine Recruiterin von einer Koordinatorin mit wohlklingenderem Titel. Wenn Sie Pipelines von Grund auf aufgebaut haben, sagen Sie wie.
• Ob Sie Führungskräfte auf einen Prozess verpflichten können. Intake-Gespräche, Bewertungsbögen, feste Fristen für die Auswertung und das Verhältnis von Interviews zu Angeboten zeigen das. Genau diese Fähigkeit vermissen Personalleitungen am häufigsten.

“Die Hälfte der Lebensläufe aus der Talent Acquisition, die ich lese, erklärt mir den Recruiting-Prozess. Den kenne ich. Sagen Sie mir, wie viele Vakanzen Sie getragen haben, was Sie besetzt haben und wie hoch Ihre Annahmequote war. Wenn es ein Quartal mit Einstellungsstopp gab und Sie es genutzt haben, um eine Pipeline aufzubauen, sagen Sie mir das auch, zusammen mit dem, was sie nach dem Stopp gebracht hat.”

Jedes Bewerbermanagementsystem enthält diese Zahlen. Notieren Sie sich die zusammengefassten Werte, bevor Sie eine Stelle verlassen, denn am letzten Arbeitstag verlieren Sie den Zugang. Nehmen Sie für die Time-to-Fill den Median statt des Durchschnitts, weil eine einzige kaum besetzbare Stelle den Durchschnitt stark verzerrt.

• Einstellungen pro Jahr und höchste Zahl gleichzeitiger Vakanzen. Beides steht im Stellenbericht Ihres Systems und zeigt zusammen Durchsatz und Kapazität.
• Time-to-Fill und Time-to-Hire in Tagen, gegenüber dem Ziel, falls es eines gab. „Median 34 Tage bei einem Ziel von 45“ ist stärker als die Zahl allein.
• Annahmequote bei Angeboten und ihre Veränderung, wenn Sie sie verbessert haben. Das ist die Kennzahl für den Abschluss, und die meisten Recruiter/innen vergessen sie.
• Anteil der Einstellungen per Active Sourcing und Ausgaben für Personalvermittler. „58 % der Einstellungen per Active Sourcing, Vermittlungshonorare von 380.000 € auf 100.000 € gesenkt“ übersetzt Recruiting-Arbeit in Geld, und so wird im Vorstellungsgespräch darüber gesprochen.
• Konversion je Prozessstufe: von der Bewerbung zum Telefoninterview, vom Telefoninterview zum Vorstellungsgespräch, vom Gespräch zum Angebot, dazu Interviews je Angebot. Diese Zahlen beweisen, dass Sie einen schlechten Prozess reparieren und nicht nur betreiben können.
• Qualitätssignale: Verbleib Ihrer Einstellungen nach 90 Tagen und nach 12 Monaten beziehungsweise nach der Probezeit, Zufriedenheit der Führungskräfte, falls erhoben, und Werte zur Candidate Experience, falls Ihr System sie gesammelt hat.
• Vielfalt in der Pipeline, etwa der Frauenanteil in technischen Bereichen, wenn Ihr Unternehmen ihn gemessen hat, ehrlich als Anteil in der Pipeline beschrieben und nicht als Einstellungsergebnis.

Drei oder vier Zeilen: Jahre, Vakanzenlast und Bereiche, dann zwei Zahlen. Lassen Sie das Berufsziel weg, außer Sie kommen aus der Koordination oder aus einem anderen Bereich.

Die schwachen Versionen beschreiben alle den Recruiting-Prozess. Die starken beschreiben ein Ergebnis, das im Unternehmen spürbar war.

Nennen Sie die Systeme, nicht die Kategorien. „SAP SuccessFactors Recruiting, softgarden, Personio“ ist durchsuchbar, „Bewerbermanagementsysteme“ nicht.

• Bewerbermanagementsysteme, in denen Sie wirklich Vakanzen betreut haben: Personio, SAP SuccessFactors Recruiting, Workday Recruiting, softgarden, rexx, d.vinci, Greenhouse, SmartRecruiters, Lever, Ashby.
• Sourcing-Werkzeuge und Methoden: LinkedIn Recruiter, XING, SeekOut, hireEZ, Suche auf GitHub und Stack Overflow für Entwicklerinnen und Entwickler, Boolesche Suche, X-Ray-Suche, Talent Mapping und die Auswertung früherer Finalistinnen und Finalisten im eigenen System.
• Talent-CRM und Nurturing: Gem, Beamery oder die CRM-Funktionen Ihres Bewerbermanagementsystems, dazu wie Sie eine Pipeline während eines Einstellungsstopps warm gehalten haben.
• Auswahl und Prozess: Intake-Gespräche, strukturierte Interviews, Bewertungsbögen, Arbeitsproben, Referenzen, Moderation von Auswertungsrunden und Kalibrierung.
• Abschluss: Gehaltsgespräche, Umgang mit Konkurrenz- und Gegenangeboten, Verhandlung von Eintrittsdatum und Kündigungsfrist, Umzugskosten und Antrittsprämien.
• Rechtliche Grundlagen in Deutschland: AGG-konforme Stellenanzeigen (m/w/d), diskriminierungsfreie Auswahl und dokumentierte Absagegründe, DSGVO bei Bewerberdaten (Einwilligung für den Talentpool, Löschung nach Abschluss des Verfahrens, in der Praxis häufig nach rund sechs Monaten), Beteiligung des Betriebsrats bei Einstellungen nach § 99 BetrVG, Prüfung von Aufenthaltstitel und Arbeitserlaubnis sowie die Vorgaben der EU-Entgelttransparenzrichtlinie zu Gehaltsangaben gegenüber Bewerberinnen und Bewerbern, sobald das deutsche Umsetzungsgesetz gilt.
• Reporting: Time-to-Fill, Konversion je Prozessstufe, Quelle der Einstellung, Annahmequote, Verbleib Ihrer Einstellungen, Dashboards im System oder in einer Tabelle.
• Employer Branding und Candidate Experience: überarbeitete Stellenanzeigen, Texte für die Karriereseite, Unterlagen zur Vorbereitung auf Interviews, Absagekommunikation.
• Die weichen Fähigkeiten, die hier zählen: einer Führungskraft zu sagen, dass ihre Erwartungen nicht zum Markt passen, und zwar so, dass sie danach handelt.

Keiner dieser Nachweise ist Voraussetzung für eine Einstellung, und Erfahrung zählt mehr als jeder von ihnen. Am meisten helfen sie beim Wechsel aus der Koordination ins Full-Cycle-Recruiting oder aus einem anderen Bereich ins Recruiting.

Wenn Sie aus Vertrieb, Handel oder Gastronomie kommen, behalten Sie eine Zeile dazu. Recruiting ist Vertrieb mit einer rechtlichen Ebene, und wer ein Restaurant mit 40 Beschäftigten geleitet oder drei Jahre lang eine Zielvorgabe erreicht hat, hat das meiste von dem schon gemacht, was die Stelle verlangt.

• Eine Seite reicht meist bis etwa 10 Jahre Erfahrung; danach oder mit Teamverantwortung sind zwei Seiten in Deutschland üblich. Sie kennen diese Regel; der typische Fehler von Recruiter/innen ist, sich selbst davon auszunehmen.
• Eine Spalte, keine Tabellen, keine Textfelder. Ihr Lebenslauf wird von denselben Systemen ausgelesen, mit denen Sie arbeiten. Ein Bewerbungsfoto ist in Deutschland üblich, aber freiwillig.
• Setzen Sie die Zahlen ins Profil. Eine Personalleitung, die 60 Bewerbungen überfliegt, findet Ihre Annahmequote nicht im vierten Stichpunkt der zweiten Station.
• Übernehmen Sie die Wörter der Anzeige: „Full-Cycle-Recruiting“, „Vakanzen“, „Time-to-Fill“, „Annahmequote“, „Sourcing-Strategie“, „Active Sourcing“, „Intake-Gespräch“, „strukturiertes Interview“, „Zusammenarbeit mit Führungskräften“, „Talent-Pipeline“, „Employer Branding“, „AGG“, „Massenrecruiting“, „IT-Recruiting“ und den genauen Namen des Bewerbermanagementsystems.
• Nennen Sie die Adresse Ihres LinkedIn- oder XING-Profils und achten Sie darauf, dass die Daten dort mit dem Lebenslauf übereinstimmen. Recruiter/innen prüfen einander.
• PDF, benannt mit Ihrem Namen und der Stelle. Word nur, wenn das Bewerbungsportal darauf besteht.

Noch etwas, das speziell für diesen Bereich gilt: Rechnen Sie damit, im Vorstellungsgespräch um eine Boolesche Suche, eine Direktansprache oder ein gespieltes Intake-Gespräch gebeten zu werden. Halten Sie ein echtes Beispiel aus Ihrer Arbeit bereit, und sorgen Sie dafür, dass Sie alles, was im Lebenslauf steht, auch live vorführen können.