Lebenslauf für Personalreferent/innen: Beispiele und Anleitung

Dieses vollständige Muster gehört einer Personalreferentin, die einige hundert Beschäftigte an mehr als einem Standort betreut. Person und Unternehmen sind erfunden. Solche Zahlen finden Sie in Ihren eigenen Auswertungen im HR-System, in der Übersicht zu Zusatzleistungen und in Ihrer Liste offener Stellen.

Personalreferent/in ist eine breite Bezeichnung. Zwei Menschen mit demselben Titel können fünf Jahre lang völlig verschiedene Arbeit gemacht haben. Wer Ihren Lebenslauf liest, versucht diese Lücke in etwa fünfzehn Sekunden zu schließen.

• Umfang: wie viele Beschäftigte, wie viele Standorte, gewerblich, angestellt oder beides, tarifgebunden oder nicht, mit oder ohne Betriebsrat, ein Bundesland oder mehrere.
• Was Sie verantwortet und was Sie nur unterstützt haben. Einen Konfliktfall zu klären ist etwas anderes, als den Termin dafür zu planen. Sagen Sie, was davon zutraf.
• Eigene Erfahrung in der Beschäftigtenbetreuung. Die meisten Stellen sind offen, weil jemand Konfliktfälle, Abmahnungen und die Beratung von Führungskräften übernehmen soll, ohne alles an die Rechtsabteilung oder die Kanzlei weiterzugeben.
• Systeme. SAP SuccessFactors, SAP HCM, Workday, Personio, P&I LOGA, DATEV und HRworks sind nicht austauschbar, und Anzeigen nennen das System, das im Haus läuft. Nennen Sie Ihres im Profil und in den Kenntnissen.
• Rechtsgebiete, mit denen Sie gearbeitet haben, mit Namen: Kündigungsschutzgesetz, Betriebsverfassungsgesetz mit Anhörung und Mitbestimmung des Betriebsrats, AGG, Arbeitszeitgesetz, Mutterschutz und Elternzeit, betriebliches Eingliederungsmanagement nach SGB IX, Nachweisgesetz, Beschäftigtendatenschutz nach DSGVO.
• Qualifikation. Die Personalfachkauffrau oder der Personalfachkaufmann (IHK) oder ein Studium mit Schwerpunkt Personal bringt Ihnen die Stelle nicht allein, entscheidet bei vielen Bewerbungen aber oft den Vergleich.

“Die Lebensläufe, die ich weitergebe, nennen in der ersten Zeile die Belegschaft und ob es einen Betriebsrat gibt. Wenn ich drei Stichpunkte gelesen habe und immer noch nicht weiß, ob Sie je einen Konfliktfall selbst geklärt haben, landen Sie auf dem Vielleicht-Stapel, und dort ruft niemand an.”

Drei bis vier Sätze, ganz oben unter den Kontaktdaten. Zuerst die Belegschaft, dann was Sie verantworten, dann eine Zahl und Ihre Systeme. Schreiben Sie ein Profil statt eines Berufsziels, es sei denn, Sie sind ganz neu im Personalwesen.

Die schwachen Versionen unten sind Aufgaben. Die starken Versionen sind dieselbe Aufgabe mit Umfang, Werkzeug und Ergebnis. Schreiben Sie Ihre Stichpunkte genauso um: was Sie getan haben, in welcher Menge und was sich verändert hat.

Teilen Sie die Kenntnisse auf. Wer einstellt, liest zuerst die Zeile mit den Systemen, weil sie sich am schwersten nachschulen lassen, und danach die Zeile zum Arbeitsrecht.

• HR-Funktionen: Recruiting vom Bedarf bis zum Vertrag, Onboarding und Offboarding, Klärung von Konfliktfällen, Mitarbeitergespräche und Beurteilungen, Zuarbeit zu Vergütungsrunden, Koordination von Schulungen, Austrittsgespräche.
• Arbeitsrecht: Kündigungsschutzgesetz, Betriebsverfassungsgesetz (Mitbestimmung nach § 87, Beteiligung bei Einstellung und Versetzung nach § 99, Anhörung vor Kündigungen nach § 102), AGG mit Beschwerdestelle, Arbeitszeitgesetz, Mutterschutzgesetz, BEEG, Pflegezeit, Entgeltfortzahlung, BEM und Schwerbehindertenrecht nach SGB IX, Nachweisgesetz, Arbeitsschutz mit Berufsgenossenschaft, Beschäftigtendatenschutz nach DSGVO und das Entgelttransparenzgesetz (die EU-Entgelttransparenzrichtlinie wird die Pflichten erweitern, sobald das deutsche Umsetzungsgesetz gilt).
• Systeme: SAP SuccessFactors, SAP HCM, Workday, Personio, P&I LOGA, DATEV LODAS oder Lohn und Gehalt, HRworks, dazu ein Bewerbermanagementsystem wie softgarden, rexx, d.vinci oder Personio Recruiting.
• Daten: Excel mit Pivot-Tabellen und SVERWEIS oder XVERWEIS, Berichte zu Fluktuation und Besetzungsdauer, Personalplanung, Befragungstools.
• Fähigkeiten, die Arbeitgeber in Anzeigen wirklich nennen: Vertraulichkeit, saubere Dokumentation, Beratung von Führungskräften, Konfliktlösung, Ruhe im Kündigungsgespräch, klare Sprache.

Für die Arbeit als Personalreferent/in gibt es in Deutschland keine Zulassung. Üblich sind ein Studium mit Schwerpunkt Personal oder eine kaufmännische Ausbildung mit einer Aufstiegsfortbildung. Nennen Sie Abschluss, Kammer oder Hochschule und Jahr.

• Geprüfte/r Personalfachkaufmann/-frau (IHK): die bundesweit geregelte Aufstiegsfortbildung im Personalwesen mit öffentlich-rechtlicher Prüfung, meist berufsbegleitend nach Ausbildung und Berufspraxis. Für Personalreferent/innen im Mittelstand die bekannteste Zeile.
• Personalbetriebswirt/in und ähnliche Lehrgänge: Diese bieten verschiedene Träger an. Nennen Sie den Träger mit, weil sich Umfang und Abschluss unterscheiden.
• Weiterbildungen im Arbeitsrecht, zur Entgeltabrechnung oder in der Eignungsdiagnostik (etwa nach DIN 33430) sind eine Zeile wert, wenn das Thema einen großen Teil Ihrer Arbeit ausmacht. Die Ausbildereignung nach AEVO lohnt sich, wenn Sie Auszubildende betreuen.
• Studium: Betriebswirtschaft mit Schwerpunkt Personal, Psychologie, Wirtschaftsrecht oder Sozialwissenschaften sind häufig, eine kaufmännische Ausbildung mit Fortbildung ist ebenso verbreitet. Wenn Ihr Studium fachfremd ist, setzen Sie die Fortbildung über die Ausbildung.
• Schulungen zu Systemen zählen. „Anwenderschulung SAP SuccessFactors“ oder eine Key-User-Schulung für Personio gehört in den Abschnitt Weiterbildungen, wenn Sie sie abgeschlossen haben. Amerikanische Zertifikate wie SHRM-CP oder PHR kennen vor allem internationale Konzerne.

Kaum jemand beginnt direkt als Personalreferent/in. Die meisten kommen aus Personalsachbearbeitung, HR-Assistenz oder Recruiting oder wechseln aus Office Management, Filialleitung oder Verwaltung. Wenn das auf Sie zutrifft, muss der Lebenslauf die Personalarbeit zeigen, die Sie unter einer anderen Berufsbezeichnung schon erledigt haben.

1. 1Listen Sie die HR-Aufgaben auf, die Sie schon erledigt haben, auch wenn sie nur 20 % Ihrer Stelle waren: geführte Vorstellungsgespräche, eingearbeitete Neueinstellungen, geänderte Dienstpläne, entgegengenommene Beschwerden, beantwortete Fragen zu Zusatzleistungen.
2. 2Fassen Sie sie unter der Station in einer eigenen Gruppe zusammen oder nutzen Sie eine Überschrift wie „Personalaufgaben im Office Management“, damit niemand suchen muss.
3. 3Geben Sie jedem Punkt eine Zahl: wie viele Einstellungen, wie viele Beschäftigte, wie viele Akten.
4. 4Machen Sie einen IHK-Zertifikatslehrgang in der Personalsachbearbeitung oder planen Sie die Prüfung zur Personalfachkauffrau oder zum Personalfachkaufmann (IHK), sobald Sie die Zulassungsvoraussetzungen erfüllen. So nehmen Sie die Hürde bei der Qualifikation.
5. 5Lernen Sie ein HR-System so gut, dass Sie es nennen können. Testzugänge vieler Anbieter von HR-Software, ein Kurs mit Zertifikat oder ein befristeter Einsatz zählen.
6. 6Schreiben Sie hier ein Berufsziel statt eines Profils, und zwar über den Wechsel, nicht über Ihre Leidenschaft für Menschen.

Sie arbeiten selbst mit Bewerbermanagementsystemen, das hier ist also nichts Neues: Was Ihr System mit schlecht formatierten Lebensläufen macht, macht das System des neuen Arbeitgebers mit Ihrem.

• Eine Seite zu Beginn, ab einigen Jahren Erfahrung sind zwei Seiten in Deutschland üblich. Erfahrene Personalreferent/innen mit mehreren Standorten oder Tarifbindung brauchen die zweite Seite meist.
• Ein Bewerbungsfoto ist in Deutschland üblich, aber freiwillig; Geburtsdatum und Familienstand sind ebenfalls freiwillig. Gerade Leserinnen und Leser im Personalwesen kennen das AGG und bewerten niemanden, der darauf verzichtet, schlechter.
• Eine Spalte. Zweispaltige Layouts mit Seitenleiste sind der häufigste Grund, warum ein ausgelesener Lebenslauf durcheinander ankommt, und Sie haben das in Ihrem eigenen System vermutlich schon gesehen.
• Umgekehrt chronologisch. Ein nach Fähigkeiten gegliederter Lebenslauf wirkt wie der Versuch, eine Lücke zu verstecken, und im Personalwesen fällt das schneller auf als irgendwo sonst.
• Als PDF speichern, sofern die Anzeige nicht Word verlangt. Dateiname: Vorname-Nachname-Lebenslauf-Personalreferentin.pdf. Arbeitszeugnisse gehören in die Anlagen; im Personalwesen werden sie besonders genau gelesen.
• Übernehmen Sie die Wörter der Anzeige. Steht dort „Beschäftigtenbetreuung“, schreiben Sie nicht „Mitarbeiterthemen“. Steht dort „HR-System“, nennen Sie diesen Begriff und den Produktnamen. Steht dort „mehrere Standorte“, schreiben Sie das und nennen Sie die Orte.

Wörter, die Sie übernehmen, wenn sie in der Anzeige stehen: Personalreferent/in, HR-Generalist/in, Beschäftigtenbetreuung, Recruiting, Onboarding, HR-System, Arbeitsrecht, KSchG, BetrVG, AGG, BEM, Elternzeit, Zusatzleistungen, betriebliche Altersversorgung, Entgeltabrechnung, Mitarbeitergespräche, Betriebsrat, Tarifvertrag, mehrere Standorte, Fluktuation, Besetzungsdauer, Personalfachkaufmann/-frau (IHK).