Lebenslauf für das Sekretariat: Beispiele und Anleitung

Dies ist der Lebenslauf einer erfahrenen Sekretärin, die in einem mittelgroßen Ingenieurbüro mehrere Abteilungsleitungen unterstützt. Der Name ist erfunden. Achten Sie darauf, was im oberen Drittel steht: die Zahl der unterstützten Personen, die Software, die Schreibgeschwindigkeit sowie das Aufkommen an Terminen und Reisen. Genau das liest eine Büroleitung zuerst.

Ihren Lebenslauf liest meist die Büroleitung oder die Führungskraft, die Sie unterstützen würden. Gesucht wird kein Potenzial, sondern jemand, der das Büro vom ersten Tag an am Laufen hält. Vier Punkte entscheiden über den Anruf.

• Wen und wie viele Sie unterstützt haben. „Sekretärin“ allein sagt nichts. „Sekretärin für 4 Abteilungsleitungen und ein Ingenieurteam mit 22 Personen“ zeigt, welche Last Sie tragen können.
• Die Software mit Namen. Outlook-Kalender, Word, Excel, Teams oder Zoom und das Branchensystem: Dampsoft oder ein Krankenhausinformationssystem in Praxis und Klinik, RA-MICRO und beA in der Kanzlei, die Schulverwaltungssoftware und Untis in der Schule. Nennen Sie ausdrücklich die Systeme aus der Stellenanzeige.
• Genauigkeit und Tempo. Schreibgeschwindigkeit, Protokolle innerhalb von 24 Stunden, Statistiken ohne Rückfragen, Erstattungen in 7 Tagen. Solche Zahlen belegen Ihre Verlässlichkeit.
• Diskretion. Im Sekretariat sieht man Gehälter, Rechtsangelegenheiten und Personalakten. Eine Zeile, die zeigt, dass Sie mit vertraulichen Unterlagen umgegangen sind (Personalakten, Mandantenverträge, Schülerdaten), zählt mehr als jedes Schlagwort.

“Ich rufe die Bewerberinnen zurück, deren Lebenslauf mir sagt, wie viele Kalender sie geführt haben und was mit den Protokollen passiert ist. Wenn ich raten muss, ob jemand die Termine von vier Leuten im Griff hat, nehme ich die nächste Bewerbung, die es mir sagt.”

Schreiben Sie ein Profil (3 bis 4 Zeilen), sobald Sie im Büro gearbeitet haben. Ein Berufsziel nur dann, wenn Sie noch keine Büroerfahrung haben oder aus einem anderen Bereich kommen; schreiben Sie darüber, was Sie mitbringen, nicht was Sie sich wünschen. Jede Variante nennt das Umfeld, die Zahl der unterstützten Personen und die Software.

Die meisten Lebensläufe für das Sekretariat übernehmen die Stellenbeschreibung („Telefondienst, Ablage“). Die Büroleitung weiß, was ein Sekretariat macht. Zeigen Sie Volumen, Systeme und was Ihre Arbeit verhindert oder verbessert hat.

Beschränken Sie die Kenntnisse auf 10 bis 14 Punkte, die eine Büroleitung prüfen oder testen kann. Nennen Sie die Software. „EDV-Kenntnisse“ sagt nichts; „Excel (Pivot-Tabellen, SVERWEIS)“ bringt Ihnen einen Anruf.

• Grundlegende Software: Microsoft Word, Excel, Outlook, PowerPoint, Teams; Google Workspace; Adobe Acrobat; Zoom. Nennen Sie Funktionen, wenn die Anzeige es tut (Serienbrief, Pivot-Tabellen, SharePoint-Bibliotheken).
• Systeme je nach Umfeld: Praxissoftware wie Dampsoft oder CGM MEDISTAR und Krankenhausinformationssysteme wie ORBIS (Medizin); RA-MICRO, beA und elektronische Akte (Kanzlei); Schulverwaltungssoftware und Untis (Schule); SAP oder DATEV für Reisekosten und Einkauf (Unternehmen).
• Bürokenntnisse: Kalenderführung für mehrere Personen, Protokollführung, Reiseorganisation und Reisekostenabrechnung, Telefonanlage, Post und Kurier, Aktenführung, Bestellwesen, Organisation von Besprechungen und Veranstaltungen, Geschäftsbriefe nach DIN 5008.
• Messbare Fähigkeiten: Schreibgeschwindigkeit (Anschläge pro Minute und Genauigkeit), Schreiben nach Diktat oder Kurzschrift, falls vorhanden, und Erfassungsgeschwindigkeit (Anschläge pro Stunde) bei Stellen mit viel Dateneingabe.
• Persönliche Stärken, auf die Büroleitungen wirklich achten: Diskretion bei vertraulichen Unterlagen, Ruhe trotz Unterbrechungen, konsequentes Nachhalten offener Punkte, klares und korrektes Deutsch. Zeigen Sie diese Stärken in Stichpunkten, statt „teamfähig“ aufzulisten.

Der Aufbau bleibt gleich. Es ändern sich die erste Zeile des Profils, die Systeme, die Sie nennen, und die Abschlüsse, die Sie nach vorn stellen.

• Kanzlei: Nennen Sie das Rechtsgebiet (Zivilrecht, Arbeitsrecht, Familienrecht), die Zahl der Anwältinnen und Anwälte, den elektronischen Rechtsverkehr über das beA, die Arten von Dokumenten (Schriftsätze, Klageschriften, Mahnbescheide) und die Fristenkontrolle. Abschlüsse: Rechtsanwaltsfachangestellte oder Notarfachangestellte als Ausbildung, Geprüfte Rechtsfachwirtin als Fortbildung.
• Arztpraxis: Nennen Sie Fachrichtung und Größe der Praxis, die Praxissoftware, Kostenübernahmen und Überweisungen, Arztbriefe nach Diktat, medizinische Fachbegriffe und Datenschutz. Üblich ist die Ausbildung zur Medizinischen Fachangestellten; Fortbildungen der Ärztekammer sind ein Plus.
• Stationssekretariat (Krankenhaus): eine andere Stelle als das Sekretariat einer Praxis. Nennen Sie die Station (Intensivstation, Innere, Notaufnahme), die Bettenzahl, das Krankenhausinformationssystem, Aufnahmen, Verlegungen und Entlassungen sowie die Kommunikation zwischen Pflege, Ärzteschaft und Angehörigen. Manche Häuser erwarten eine Schulung in Erster Hilfe oder Reanimation; prüfen Sie die Anzeige.
• Schulsekretariat: Zahl der Schülerinnen und Schüler, die Schulverwaltungssoftware, Fehlzeiten und Statistiken, Neuanmeldungen mit Nachweis des Masernschutzes, Vertretungen, Besucher und Elternkommunikation. Schulträger verlangen häufig ein erweitertes Führungszeugnis; Erste Hilfe ist ein Plus.

Für das Sekretariat gibt es in Deutschland keine staatliche Zulassung. Üblich ist eine kaufmännische Ausbildung, meist als Kauffrau oder Kaufmann für Büromanagement. Zertifikate helfen trotzdem, weil sie Software- und Bürokenntnisse ohne Test belegen. Nennen Sie sie mit ausstellender Stelle und Jahr.

• Microsoft Office Specialist (MOS): Word, Excel, Outlook oder PowerPoint, auf Associate- oder Expert-Niveau. Die nützlichste Zeile für ein allgemeines Sekretariat.
• Geprüfte/r Fachwirt/in für Büro- und Projektorganisation (IHK): die bekannte Aufstiegsfortbildung für erfahrene Sekretärinnen und Assistenzkräfte.
• Geprüfte/r Fremdsprachenkorrespondent/in (IHK): nützlich, wenn Sie Korrespondenz auf Englisch oder in einer weiteren Sprache führen.
• Je nach Umfeld: Rechtsanwaltsfachangestellte oder Rechtsfachwirt/in für Kanzleien; Medizinische Fachangestellte für Praxen; Erste Hilfe für Schulen.
• Ausbildung: Üblich ist eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung; für den Einstieg reicht auch ein Schulabschluss mit Bürokursen. Nennen Sie Abschluss und Jahr; die Abschlussnote lassen Sie nach der ersten Stelle weg.

Die meisten, die danach suchen, haben büronahe Erfahrung, die sie nicht mitzählen: Einzelhandel mit Kasse und Dienstplan, Mithilfe im Vereinsbüro, Schriftführung in einem Verein, den Empfang in Hotel oder Gastronomie. Wer eine Einsteigerin für das Sekretariat einstellt, will drei Dinge sehen: dass Sie schreiben können und Office beherrschen, dass Sie zuverlässig und organisiert sind und dass Sie am Telefon ruhig bleiben.

1. 1Beginnen Sie mit einem kurzen Berufsziel, das Ihre Schreibgeschwindigkeit, Ihre Software und ein Zertifikat nennt. MOS Word ist in wenigen Wochen zu schaffen und der schnellste Weg zu einem Nachweis.
2. 2Setzen Sie direkt darunter einen Abschnitt Kenntnisse: Word, Excel, Outlook oder Gmail, Google Docs, Telefonanlage, Datenerfassung, Ablage, Terminprogramme, die Sie genutzt haben.
3. 3Machen Sie aus jeder Erfahrung einen Büro-Stichpunkt. Einzelhandel: „über 150 Kassiervorgänge pro Schicht, Kasse ohne Differenz abgerechnet“. Schriftführerin und Kassenwartin im Verein: „Protokolle geführt und ein Budget von 4.000 € in Excel verwaltet“. Vereinsbüro: „an zwei Vormittagen pro Woche Telefon und Anmeldung betreut“.
4. 4Nennen Sie passende Fächer oder Kurse: Tastschreiben, Geschäftskorrespondenz, Büroorganisation, medizinische oder juristische Fachbegriffe.
5. 5Bleiben Sie bei einer Seite und schicken Sie ein kurzes Anschreiben mit. Für das Sekretariat ist das Anschreiben Ihre Schreibprobe; es wird gelesen.

Ihr Lebenslauf ist selbst eine Arbeitsprobe. Wer sich für ein Sekretariat mit ungleichen Rändern, zwei Schriftarten und einem Tippfehler bewirbt, hat die erste Prüfung schon verloren. Halten Sie ihn sauber und lassen Sie die Formatierung für Sie sprechen.

• Länge: eine Seite, mit mehrjähriger Erfahrung höchstens zwei. Mehr ist auch für die Chefsekretärin mit langer Betriebszugehörigkeit selten nötig.
• Reihenfolge: Kopf, Profil oder Berufsziel, Kenntnisse, Berufserfahrung, Ausbildung, Zertifikate. Die Kenntnisse stehen weit oben, weil Büroleitungen zuerst nach Software suchen.
• Eine Spalte, eine Schrift (Calibri, Arial oder Georgia in 10,5 bis 11,5 Punkt), einheitliche Datumsangaben, keine Tabellen oder Textfelder. Bewerbermanagementsysteme wie Personio, SAP SuccessFactors, rexx oder softgarden lesen schlichte Layouts am besten.
• Ein Bewerbungsfoto ist in Deutschland üblich, aber freiwillig; Geburtsdatum und Familienstand ebenso. Für das Sekretariat wird fast immer ein Anschreiben erwartet, am besten als Geschäftsbrief nach DIN 5008.
• Schlüsselwörter, die Sie aus der Anzeige übernehmen: die genauen Softwarenamen, „Terminkoordination“, „Kalenderführung“, „Protokollführung“, „Reiseorganisation“, „Reisekostenabrechnung“, „Ablage“, „Empfang“, „Korrespondenz“, „Diskretion“, „Datenerfassung“ und die Begriffe des Umfelds („Kanzlei“, „Arztpraxis“, „Schulsekretariat“).
• Speichern Sie als PDF, sofern das Portal nicht Word verlangt: Sabine-Hartmann-Lebenslauf-Sekretariat.pdf. Halten Sie eine gleich aussehende .docx-Datei bereit, weil manche Büros Lebensläufe in ihre eigenen Systeme übertragen.

Prüfen Sie die Datei mit dem ATS-Check von cvplex und fügen Sie die Stellenanzeige ein. Er zeigt, welche Softwarenamen und Aufgaben aus der Anzeige fehlen und ob Ihr Kopfbereich sauber gelesen wurde.