Lebenslauf für die Lohn- und Gehaltsbuchhaltung: Beispiele und Anleitung

Dieses Muster gehört zu einer Lohn- und Gehaltsbuchhalterin mit neun Jahren Erfahrung, die als Sachbearbeiterin in einem Metallbaubetrieb begonnen hat und heute die gesamte Entgeltabrechnung eines Personaldienstleisters mit 18 Standorten verantwortet. Name, Arbeitgeber und Schulen sind erfunden. Übernehmen Sie den Aufbau und setzen Sie Ihre eigene Beschäftigtenzahl, Ihre Standorte und Ihre Software ein.

Wer eine Stelle in der Lohnbuchhaltung besetzt, geht ein Risiko ein. Die Person, die Ihren Lebenslauf liest, stellt sich vor, was passiert, wenn eine Abrechnung unter ihrer Verantwortung schiefgeht. Vier Punkte entscheiden das in den ersten dreißig Sekunden.

• Umfang und Komplexität. Wie viele Beschäftigte, wie viele Gesellschaften oder Standorte, Tarifvertrag oder nicht, Gehalt, Stundenlohn oder Minijob, welche Schicht- und Zuschlagsmodelle. „Monatliche Abrechnung für 1.400 Beschäftigte an 18 Standorten“ sagt mehr als ein Absatz Aufgaben.
• Das System. DATEV LODAS, DATEV Lohn und Gehalt, SAP HCM, Personio Payroll, Lexware lohn+gehalt, ADDISON, LOGA, Paisy. Nennen Sie das genaue Produkt, nicht nur „Abrechnungssoftware“. Viele Stellenanzeigen sind im Grunde die Suche nach einem Systemnamen.
• Wissen in Lohnsteuer und Sozialversicherung. Lohnsteuer-Anmeldungen, Beitragsnachweise, DEÜV-Meldungen, Lohnsteuerbescheinigungen und wie viele Sie korrigieren mussten, Pfändungen, betriebliche Altersversorgung, Sachbezüge. Wenn Sie eine Betriebsprüfung der Rentenversicherung oder eine Lohnsteuer-Außenprüfung begleitet haben, schreiben Sie es dazu.
• Nachweis der Genauigkeit. Fehlerquote, Korrekturabrechnungen pro Monat, korrigierte Lohnsteuerbescheinigungen, Säumniszuschläge (am besten keine), Feststellungen aus Prüfungen. Die Lohnbuchhaltung gehört zu den wenigen Bürotätigkeiten, in denen sich eine saubere Zahl leicht nennen lässt und sofort geglaubt wird.

“Ich suche drei Angaben: Beschäftigtenzahl, Gesellschaften oder Standorte und das System. Stehen die nicht im Profil, öffne ich den nächsten Lebenslauf. Und wenn jemand schreibt, dass zum Jahresende kaum eine Lohnsteuerbescheinigung korrigiert werden musste, frage ich im ersten Telefonat genau danach.”

Drei bis vier Sätze ganz oben. Ein Berufsziel schreiben Sie nur, wenn Sie ganz neu im Fach sind. Beginnen Sie mit dem Umfang, dann das System, dann eine Zahl zu Genauigkeit oder Fristen.

Die meisten Lebensläufe in der Lohnbuchhaltung zählen dem Leser den Abrechnungszyklus auf. Den kennt jede Leitung Entgeltabrechnung. Was den Eindruck ändert, sind Menge, Komplexität und Ergebnis.

Teilen Sie die Liste auf. Die Systeme bekommen eine eigene Zeile, weil danach gesucht wird. Füllen Sie nicht mit persönlichen Stärken auf, die Sie nirgends belegen.

• Abrechnungssysteme: DATEV LODAS, DATEV Lohn und Gehalt, SAP HCM, Personio Payroll, Lexware lohn+gehalt, ADDISON, LOGA, Paisy
• Zeiterfassung: ATOSS, Interflex, Personio, Papershift, Kassensysteme mit Zeiterfassung
• Meldungen und Bescheinigungen: Lohnsteuer-Anmeldung, Beitragsnachweis, DEÜV-Meldungen, elektronische Lohnsteuerbescheinigung, Entgeltbescheinigungen (EEL), Arbeitsbescheinigungen (BEA)
• Vergütungsregeln: Mindestlohn, Tarifverträge und Zulagen, steuerfreie SFN-Zuschläge, Rufbereitschaft, Prämien- und Akkordlohn, Rückrechnungen, Endabrechnung
• Abzüge und Zusatzleistungen: Entgeltumwandlung und betriebliche Altersversorgung, vermögenswirksame Leistungen, Dienstwagen und andere geldwerte Vorteile, Sachbezüge, Pfändungen und Abtretungen
• Buchhaltung: Buchungsliste Lohn, Abstimmung mit dem Hauptbuch, Rückstellungen für Urlaub und Überstunden, Abgleich der Bankabbuchungen
• Excel: XVERWEIS oder SVERWEIS, Pivot-Tabellen, SUMMEWENNS, Text in Spalten, bedingte Formatierung für Abweichungsprüfungen
• Arbeitsweisen, die hier zählen: Verschwiegenheit, ein schriftlicher Fristenkalender, Checklisten und lieber einmal nachfragen als etwas annehmen

Für die Lohnbuchhaltung als Angestellte/r ist in Deutschland keine Zulassung vorgeschrieben, und „Lohnbuchhalter/in“ ist keine geschützte Berufsbezeichnung. In Stellenanzeigen werden eine kaufmännische Ausbildung und bestimmte Fortbildungen aber oft ausdrücklich genannt.

• IHK-Zertifikatslehrgänge wie Lohn- und Gehaltsbuchhalter/in (IHK) oder ähnliche Lehrgänge zur Entgeltabrechnung: der schnellste Einstieg für Quereinsteigerinnen und Quereinsteiger, kürzer und ohne öffentlich-rechtliche Prüfung, aber bei Arbeitgebern bekannt. Nennen Sie Anbieter und Jahr.
• Geprüfte/r Personalfachkaufmann/-frau (IHK): die anerkannte Aufstiegsfortbildung mit öffentlich-rechtlicher Prüfung, die in der Regel Ausbildung und Berufspraxis voraussetzt und bei vielen Arbeitgebern den Weg zu Teamleitung oder Leitung Entgeltabrechnung öffnet. Wer aus der Steuerkanzlei kommt, bringt oft Steuerfachangestellte/r und Steuerfachwirt/in mit.
• Software-Schulungen: DATEV-Seminare zu LODAS oder Lohn und Gehalt, SAP-Schulungen zur Abrechnung, Schulungen von Personio. Nennen Sie das Produkt und das Jahr.
• Ausbildung und Studium: Eine kaufmännische Ausbildung (Steuerfachangestellte/r, Kaufmann/-frau für Büromanagement, Personaldienstleistungskaufmann/-frau) oder ein Studium der Betriebswirtschaft mit Schwerpunkt Personal ist verbreitet, aber kein Muss. Viele gute Lohnbuchhalterinnen und Lohnbuchhalter kommen aus Kreditorenbuchhaltung, Personalverwaltung oder Steuerkanzlei.

Nennen Sie Nachweise mit Kammer oder Anbieter und Jahr, in einem kurzen Block Qualifikationen weit oben, wenn Sie eine Fortbildungsprüfung haben, sonst unter Ausbildung. Führen Sie nie eine Prüfung, für die Sie nur angemeldet sind, als bestanden auf. „Lehrgang Lohn- und Gehaltsbuchhalterin (IHK), Abschlusstest im März 2027“ ist ehrlich und hilft trotzdem.

Stellen als Sachbearbeiter/in Lohnbuchhaltung oder Assistenz der Entgeltabrechnung gehen auch an Menschen ohne diesen Titel im Lebenslauf. Der Weg führt fast immer über Kreditorenbuchhaltung, Personalverwaltung, Finanzbuchhaltung, eine Steuerkanzlei, die Bank oder ein gutes Praktikum. Sie müssen zeigen, dass man Ihnen vertrauliche Daten, Fristen und Abstimmungen anvertrauen kann.

1. 1Beginnen Sie mit einem zweizeiligen Berufsziel, das den IHK-Lehrgang nennt, wenn Sie ihn haben, und die Arbeit, die der Lohnbuchhaltung am nächsten kommt.
2. 2Machen Sie aus jeder Arbeit mit festen Fristen und Zahlen, die aufgehen müssen, Stichpunkte: Zahlungsläufe, Bankabstimmungen, Rechnungsstapel, Kassenabschlüsse, Unterstützung beim Monatsabschluss.
3. 3Zeigen Sie Sorgfalt mit Daten: wie viele Datensätze, was Sie geprüft haben, wie Fehler gefunden wurden. „340 Lieferantenstammsätze vor der Umstellung auf E-Rechnung geprüft und 26 fehlerhafte Bankdaten oder USt-IdNr. korrigiert“ passt zur Lohnbuchhaltung, obwohl es aus der Kreditorenbuchhaltung stammt.
4. 4Nennen Sie die Systeme, mit denen Sie gearbeitet haben, auch wenn es wenig war: DATEV, Lexware, SAP, ein Personalsystem, aus dem Sie Auswertungen gezogen haben, Excel auf echtem Niveau.
5. 5Fügen Sie eine kurze Zeile Weiterbildung hinzu: Grundlagenkurs Lohn und Gehalt, IHK-Lehrgang, ein Excel-Zertifikat, ein Seminar zu Minijobs oder Sozialversicherung.
6. 6Bleiben Sie bei einer Seite und setzen Sie die Ausbildung nach oben, wenn Ihr Abschluss nicht länger als zwei Jahre zurückliegt.

Eine Seite bis etwa sieben Berufsjahre, danach oder bei großen Abrechnungen mit mehreren Gesellschaften oder Tarifverträgen zwei Seiten; das ist in Deutschland akzeptiert. Ein Bewerbungsfoto ist üblich, aber freiwillig, ebenso Geburtsdatum und Familienstand. Beim Wohnort genügt die Stadt.

• Reihenfolge: Kontakt, Profil, Kenntnisse mit Systemen, Berufserfahrung, Qualifikationen, Ausbildung. In der Lohnbuchhaltung darf der Kenntnisblock weit oben stehen, weil die Systemnamen die Suchbegriffe sind.
• Schicken Sie ein PDF, außer die Anzeige verlangt .docx. Einspaltig, keine Textfelder, keine Tabellen für den Werdegang, keine Symbole statt Wörtern.
• Übernehmen Sie die genauen Begriffe der Anzeige. Steht dort „Entgeltabrechnung“, schreiben Sie nicht nur „Lohnabrechnung“. Steht dort „DATEV LODAS“, muss LODAS im Lebenslauf vorkommen.
• Schreiben Sie wichtige Begriffe einmal aus und einmal abgekürzt: „betriebliche Altersversorgung (bAV)“, „Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit (SFN)“. Personalverantwortliche suchen nach beiden Formen.
• Nennen Sie die Abrechnungsarten, die der Arbeitgeber hat: Gehalt, Stundenlohn, Minijob, tariflich oder außertariflich, Schicht- und Zuschlagsmodelle. Das sind verschiedene Welten, und die Leitung Entgeltabrechnung merkt den Unterschied.
• Beschreiben Sie den Arbeitgeber in einer Klammer statt in einem Absatz: „Personaldienstleister im Gesundheitswesen (1.400 Beschäftigte)“.

Noch ein Punkt, der nur für dieses Fach gilt: Die Leitung Entgeltabrechnung fragt oft nach Ihren letzten drei Jahresabschlüssen. Sorgen Sie dafür, dass die Zahl der Lohnsteuerbescheinigungen und die Jahresmeldungen zur Sozialversicherung in Ihren Stichpunkten vorkommen, nicht nur in der Kenntnisliste.