Lebenslauf für die Buchhaltung: Beispiele und Anleitung

Dieses Muster gehört zu einer Finanzbuchhalterin mit rund acht Jahren Erfahrung: Kreditorenbuchhalterin in einem Bauunternehmen, Buchhalterin in einer kleinen Steuerkanzlei mit 30 Mandanten, heute verantwortlich für die gesamte Buchhaltung einer Gastronomiegruppe. Name, Arbeitgeber und Schule sind erfunden. Übernehmen Sie den Aufbau und setzen Sie Ihre eigene Software, Ihre Mengen und Ihre Abschlusstermine ein.

Buchhalterinnen und Buchhalter werden von Inhaberinnen und Inhabern kleiner Betriebe, von der Leitung Rechnungswesen und von Steuerkanzleien eingestellt. Alle drei lesen den Lebenslauf gleich: Sie wollen wissen, ob Sie ihnen die Buchhaltung abnehmen können, ohne Chaos zu hinterlassen. Vier Punkte entscheiden.

• Passende Software. Arbeitet der Betrieb mit DATEV und Sie nennen nur Lexware, entsteht eine Frage; nennen Sie gar keine Software, ist es ein Nein. Nennen Sie das genaue Produkt (DATEV Kanzlei-Rechnungswesen oder DATEV Unternehmen online, Lexware Office, sevDesk, SAP Business One) und die Ergänzungen (Candis, Personio, Kassensysteme).
• Umfang. Die gesamte Finanzbuchhaltung bis zur Übergabe an die Steuerberatung oder ein Teil davon (Kreditoren, Debitoren, Lohn)? Wie viele Gesellschaften, Buchungen im Monat, Beschäftigte in der Lohnabrechnung, Bankkonten? Mit Zahlen muss niemand raten.
• Abschluss und Genauigkeit. Bis zu welchem Arbeitstag der Monat gebucht ist, ob der Jahresabschluss ohne Korrekturen der Steuerberatung durchging oder eine Betriebsprüfung ohne Beanstandung blieb, und was Sie gefunden haben (Doppelzahlungen, ungeklärte Konten, Unregelmäßigkeiten).
• Vertrauen. Wer bucht, hat mit Geld zu tun. Lange Betriebszugehörigkeit, gute Arbeitszeugnisse, Referenzen von Inhabern oder Steuerberatern und eine anerkannte Fortbildung zählen hier mehr als in den meisten Büroberufen.

“Ich suche drei Dinge in zehn Sekunden: die Software, die Größe der Buchhaltung und einen Abschlusstermin. Wenn mir jemand schreibt, dass der Monat am Fünften abgeschlossen ist und die Steuerberatung nichts korrigieren musste, höre ich auf zu lesen und rufe an.”

Ein Stichpunkt für jeden Bereich, den Sie verantworten, jeweils mit einer Menge und, wo möglich, einem Ergebnis. Unten finden Sie Stichpunkte nach Bereichen. Setzen Sie Ihre eigenen Zahlen ein. Eine kleinere, wahre Zahl ist mehr wert als eine große, vage Behauptung.

Nennen Sie 10 bis 14 Kenntnisse. Zuerst die Aufgaben der Buchhaltung, dann die Software mit genauem Produktnamen, dann Excel, dann die wenigen persönlichen Stärken, die in diesem Beruf zählen. Personalverantwortliche und Bewerbermanagementsysteme suchen nach den Softwarenamen, also schreiben Sie sie wie der Hersteller.

Fachkenntnisse:

• Laufende Finanzbuchhaltung, Monatsabschluss und Vorbereitung des Jahresabschlusses, Buchungen und Abgrenzungen
• Bank-, Kreditkarten- und Zahlungsdienstleisterabstimmungen (PayPal, Stripe, Kartenterminals)
• Kreditorenbuchhaltung (Stammdaten, Rechnungsprüfung, E-Rechnung, Zahlungsläufe) und Debitorenbuchhaltung (Fakturierung, Zahlungszuordnung, Mahnwesen)
• Lohnabrechnung, Lohnsteuer-Anmeldungen, Beitragsnachweise und Meldungen zur Sozialversicherung, Minijobs
• Umsatzsteuervoranmeldung, Zusammenfassende Meldung, OSS-Meldungen; Belegablage nach GoBD

Software (nennen Sie das genaue Produkt; „DATEV“ allein reicht nicht):

• DATEV Kanzlei-Rechnungswesen (in der Steuerkanzlei) oder DATEV Rechnungswesen und DATEV Unternehmen online (im Unternehmen), jeweils mit den Modulen, die Sie genutzt haben (Anlagenbuchhaltung, Kostenrechnung, Zahlungsverkehr)
• Lexware Office (ehemals lexoffice), Lexware buchhaltung, sevDesk, SAP Business One, Sage 50, Microsoft Dynamics 365 Business Central, ADDISON
• Ergänzungen: Candis, GetMyInvoices, Pleo, Moss, Auszahlungen von PayPal, Stripe und Shopify, Kassensysteme mit TSE
• Lohn: DATEV LODAS, DATEV Lohn und Gehalt, Lexware lohn+gehalt, Personio Payroll, ADDISON

So beschreiben Sie DATEV-Erfahrung, damit sie etwas aussagt: Verbinden Sie das Produkt mit einer Menge und einer Aufgabe. „DATEV Rechnungswesen: 4 Gesellschaften, 1.800 Buchungen im Monat, Kostenstellen je Standort, BWA mit eigenen Auswertungen“ zeigt genau, was Sie am ersten Tag können. Haben Sie einen DATEV-Kurs oder einen IHK-Lehrgang abgeschlossen, nennen Sie ihn mit Jahr unter Qualifikationen.

Drei oder vier Zeilen: Umfang und Berufsjahre, die Software, ein oder zwei Zahlen (Gesellschaften, Buchungen, Beschäftigte, Abschlusstermin) und Ihre Qualifikation. Ein Berufsziel schreiben Sie nur für die erste Stelle in der Buchhaltung; alle anderen schreiben ein Profil.

„Buchhalter/in“ ist in Deutschland keine geschützte Berufsbezeichnung, und als Angestellte/r buchen Sie für Ihren Arbeitgeber ohne besondere Zulassung. Wer selbständig für andere bucht, darf nach § 6 Nr. 4 StBerG nur laufende Geschäftsvorfälle buchen, laufende Lohnabrechnungen erstellen und Lohnsteuer-Anmeldungen fertigen, und zwar nach abgeschlossener kaufmännischer Ausbildung (oder gleichwertiger Vorbildung) und mindestens drei Jahren Praxis im Buchhaltungswesen mit mindestens 16 Wochenstunden; Umsatzsteuervoranmeldungen und Abschlüsse bleiben der Steuerberatung vorbehalten. Eine anerkannte Aus- oder Fortbildung zeigt Arbeitgebern, dass Sie eine Prüfung bestanden haben.

• Geprüfte/r Bilanzbuchhalter/in (IHK), Bachelor Professional in Bilanzbuchhaltung: die anerkannte Aufstiegsfortbildung mit öffentlich-rechtlicher Prüfung und das Ziel vieler erfahrener Buchhalterinnen und Buchhalter.
• Steuerfachangestellte/r (Ausbildung mit Abschluss vor der Steuerberaterkammer) und darauf aufbauend Steuerfachwirt/in: in Steuerkanzleien der übliche Weg und auch in Unternehmen gern gesehen.
• IHK-Zertifikatslehrgänge wie Finanzbuchhalter/in (IHK) oder Lohn- und Gehaltsbuchhalter/in (IHK): kürzer und ohne öffentlich-rechtliche Prüfung, aber bei kleineren Betrieben bekannt. Nennen Sie Anbieter und Jahr.
• Software-Schulungen: DATEV-Seminare, Schulungen für Lexware Office, sevDesk oder SAP. Nennen Sie die, die Ihr Wunscharbeitgeber einsetzt.
• Ausbildung: Eine kaufmännische Ausbildung (Steuerfachangestellte/r, Industriekaufmann/-frau, Kaufmann/-frau für Büromanagement) ist die übliche Zeile; ein Studium der Betriebswirtschaft ist ein Plus für den Weg in die Bilanzbuchhaltung. Fächer nennen Sie nur beim Einstieg.

Die meisten ersten Stellen in der Buchhaltung heißen Buchhaltungsassistenz, Kreditorenbuchhalter/in, Debitorenbuchhalter/in oder Junior-Buchhalter/in. Sie gehen an Menschen, die drei Dinge belegen können: dass sie Soll und Haben beherrschen, dass sie schon mit echter Software gearbeitet haben und dass sie sorgfältig sind. Alle drei können Sie ohne eine Stelle im Fach zeigen.

1. 1Belegen Sie einen Buchhaltungskurs mit DATEV oder Lexware, etwa bei der IHK oder der Volkshochschule, und nennen Sie ihn in der Titelzeile. Das beantwortet die Softwarefrage, bevor jemand fragt.
2. 2Setzen Sie eine Bezeichnung unter Ihren Namen: „Buchhaltungsassistenz“ oder „Junior-Buchhalterin“, dazu den Kurs oder die Ausbildung.
3. 3Schreiben Sie ein zweizeiliges Berufsziel mit Ausbildung oder Kurs, der Software, die Sie genutzt haben, und Ihrem möglichen Eintrittstermin.
4. 4Holen Sie die Arbeit mit Geld aus jedem bisherigen Job: Kassenabschlüsse, Bankeinzahlungen, Rechnungen an Kunden, Zahlungen an Lieferanten, Reisekosten, Inventuren, selbst gebaute Tabellen. Geben Sie jeder eine Zahl (Tagesumsatz, Rechnungen pro Woche, eingezahlte Beträge).
5. 5Nehmen Sie Schulprojekte und ein Amt als Kassenwart/in als Erfahrung auf: „Kassenwartin im Sportverein: Kassenbuch für 14.000 € Mitgliedsbeiträge und Veranstaltungen in Excel geführt, Kassenprüfung ohne Beanstandung.“
6. 6Bleiben Sie bei einer Seite und schicken Sie ein PDF. Bewerben Sie sich bei Steuerkanzleien und bei kleinen Betrieben mit 10 bis 50 Beschäftigten; beide arbeiten Einsteigerinnen und Einsteiger ein.

• Eine Seite bis etwa 10 Berufsjahre; zwei Seiten sind in Deutschland akzeptiert und für Buchhalterinnen und Buchhalter mit langer Erfahrung oder mehreren Gesellschaften angemessen. Nie drei.
• Reihenfolge: Kopf mit Bezeichnung und Qualifikation, Profil, Kenntnisse (Software mit genauem Namen), Berufserfahrung, Qualifikationen, Ausbildung. Die Software steht weit oben, weil sie der erste Filter ist.
• Eine schlichte einspaltige Vorlage wie modern-blue oder ats-classic von cvplex. Steuerkanzleien und mittelgroße Unternehmen nutzen Bewerbermanagementsysteme; ein zweispaltiges Design mit Symbolen kann Ihre Softwareliste durcheinanderbringen. Ein Bewerbungsfoto ist in Deutschland üblich, aber freiwillig; Geburtsdatum und Familienstand ebenso.
• Geben Sie jedem Arbeitgeber eine Größe: Umsatz, Beschäftigte, Gesellschaften oder Mandantenzahl. „Buchhalterin, Heizungsbaubetrieb mit 6 Mio. € Umsatz und 45 Beschäftigten“ zeigt, was Ihre Zahlen bedeuten.
• Datum mit Monat und Jahr. Wenn Sie selbständig gebucht haben, führen Sie das als einen Eintrag mit Mandantenzahl und Branchen, nicht als Lücke.
• Übernehmen Sie die Bezeichnung aus der Anzeige genau in Ihren Kopf: Buchhalter/in, Finanzbuchhalter/in, Kreditorenbuchhalter/in, Debitorenbuchhalter/in, Lohnbuchhalter/in, Buchhaltungsassistenz. System und Personalverantwortliche suchen danach.

Begriffe aus der Anzeige, die Sie übernehmen, wenn sie auf Sie zutreffen: laufende Buchhaltung, Finanzbuchhaltung, Monatsabschluss, Hauptbuch, Kontierung, Bankabstimmung, Kreditoren, Debitoren, Mahnwesen, Lohnabrechnung, Umsatzsteuervoranmeldung, Zusammenfassende Meldung, BWA, Summen- und Saldenliste, DATEV, Lexware Office, sevDesk, SAP, Excel, Pivot-Tabellen, HGB, GoBD, E-Rechnung, Vorbereitung des Jahresabschlusses, Zusammenarbeit mit der Steuerberatung.