Lebenslauf für das Notariat: Beispiele und Anleitung für Notarfachangestellte, Notarinnen und Notare

Die meisten Lebensläufe mit „Notar“ im Titel schreiben in Deutschland nicht Notarinnen und Notare, sondern ihre Mitarbeitenden. Das Muster zeigt eine Notarfachangestellte mit Bankausbildung, die in einem Notariat Kaufverträge und Grundschulden vorbereitet und vollzieht. Name und Arbeitgeber sind erfunden und nur beschreibend benannt. Achten Sie auf die ersten vier Zeilen: Abschluss, Schwerpunkt, Vollzugsvolumen und Fehlerquote. Danach suchen Notarinnen und Notare zuerst.

Im Notariat liest die Notarin oder der Notar Ihren Lebenslauf meist selbst. Die Frage dahinter: Kann ich dieser Person Entwürfe, Vollzug und den Kontakt zu Beteiligten anvertrauen, ohne dass Fehler in eine Urkunde geraten?

• Abschluss. Notarfachangestellte/r, Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte/r oder ein verwandter Beruf mit Notariatserfahrung. Nennen Sie Kammer und Jahr.
• Schwerpunkte. Grundstücksverkehr, Gesellschaftsrecht und Handelsregister, Erb- und Familienrecht. Jedes Gebiet hat eigene Urkunden und Vollzugsschritte.
• Menge und Genauigkeit. Vorbereitete und vollzogene Vorgänge und wie oft Grundbuchamt oder Registergericht beanstandet haben. Ein falsches Flurstück kann eine Eintragung um Wochen verzögern.
• Vollzugsdauer. Wie schnell Fälligkeitsmitteilungen und Umschreibungsanträge hinausgehen. Davon hängt ab, wann Käuferinnen und Käufer zahlen und Verkäuferinnen und Verkäufer ihr Geld bekommen.
• Verschwiegenheit und Geldwäscheprävention. Notariate prüfen Identität und wirtschaftlich Berechtigte nach dem Geldwäschegesetz. Erfahrung damit ist ein klares Plus.
• Systeme. XNP, elektronisches Urkundenarchiv, elektronischer Rechtsverkehr mit Grundbuchamt und Registergericht und die Notariatssoftware, mit der Sie gearbeitet haben.
• Online-Verfahren. Wenn Sie Online-Beurkundungen oder Online-Beglaubigungen über das System der Bundesnotarkammer vorbereitet haben, schreiben Sie es dazu.

“Drei Zeilen entscheiden vor allem anderen: welcher Bundesstaat jemanden bestellt hat, wann die Bestellung ausläuft und ob die Hintergrundprüfung aktuell ist. Dann Menge und Beanstandungsquote. Wer mir zweitausend Termine und unter einem halben Prozent Beanstandungen nennt, bekommt einen Probeauftrag. Ein Lebenslauf, auf dem nur „sorgfältig“ steht, nicht.”

Viele, die danach suchen, sind keine Notarinnen oder Notare. Sie arbeiten im Notariat, in einer Kanzlei mit Anwaltsnotariat oder haben in den USA als Notary Public gearbeitet und wollen das richtig angeben. „Notar“ und „Notarin“ sind Amtsbezeichnungen, die nur bestellte Amtsträger führen. Alles andere schreiben Sie als Tätigkeit im Notariat, in einer Zeile oder als Stichpunkt.

Wohin damit: Bei Bürostellen in einer Kanzlei gehört Notariatserfahrung in die jeweilige Station und, wenn die Anzeige „Notariat“ oder „ReNo“ nennt, auch ins Profil. In Kanzleien mit Anwaltsnotariat wird genau danach gefiltert, deshalb sollte das Wort im Lebenslauf stehen.

Wer in den USA Notary Public ist, hat eine Bestellung beantragt, oft mit kurzem Kurs oder Test. Das deutsche Notaramt ist etwas völlig anderes. Die folgenden Punkte helfen Ihnen, Ihren Werdegang richtig einzuordnen. Die Einzelheiten regeln die Länder, also prüfen Sie sie bei der Landesjustizverwaltung oder der Notarkammer.

• Bestellung: Notarinnen und Notare werden von der Landesjustizverwaltung auf ausgeschriebene Stellen bestellt. Voraussetzung ist die Befähigung zum Richteramt, also beide juristischen Staatsexamina.
• Nurnotariat: Hier führt der Weg in der Regel über einen mehrjährigen Anwärterdienst als Notarassessorin oder Notarassessor. Die Auswahl richtet sich nach Leistung, die Examensnoten haben großes Gewicht. Nennen Sie im Lebenslauf beide Examina mit Punktzahl.
• Anwaltsnotariat: Hier werden Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte zusätzlich zur Notarin oder zum Notar bestellt. Verlangt werden unter anderem mehrjährige Anwaltstätigkeit, die bestandene notarielle Fachprüfung und eine praktische Ausbildung in einem Notariat. Nennen Sie Jahr und Ergebnis der Fachprüfung.
• Haftung: Notarinnen und Notare müssen eine Berufshaftpflichtversicherung unterhalten. Eine Kaution (Bond) oder eine eigene Versicherung von Mitarbeitenden wie in den USA gibt es nicht; im Lebenslauf von Mitarbeitenden hat eine Versicherungssumme nichts zu suchen.
• Urkundenverzeichnis: Seit 2022 führen Notariate das Urkundenverzeichnis elektronisch und verwahren Urkunden zusätzlich im elektronischen Urkundenarchiv der Bundesnotarkammer. Erfahrung damit ist ein konkreter Pluspunkt.
• Online-Verfahren: Bestimmte Vorgänge, etwa GmbH-Gründungen und Handelsregisteranmeldungen, lassen sich per Video über das System der Bundesnotarkammer beurkunden oder beglaubigen. Private Plattformen wie in den USA gibt es dafür nicht.
• Verschwiegenheit und Geldwäscheprävention: Mitarbeitende werden auf die Verschwiegenheit verpflichtet, Notariate müssen Beteiligte nach dem Geldwäschegesetz identifizieren. Eine Hintergrundprüfung durch einen privaten Anbieter wie bei US-Signing-Agents ist nicht üblich.

Drei oder vier Zeilen: Abschluss, Schwerpunkt, Menge und Systeme. Wenn Sie gerade die Ausbildung abgeschlossen haben oder quer einsteigen, schreiben Sie ein Berufsziel und stellen den Abschluss und Ihre Verfügbarkeit nach vorn.

Die übliche Stellenbeschreibung lautet: Vorbereitung von Urkunden, Terminvereinbarung, Aktenführung. Das macht jede Mitarbeiterin im Notariat. Ergänzen Sie Menge, Urkundsarten und Genauigkeit.

Teilen Sie sie in Urkundsarbeit, Fachwissen und Organisation auf, denn ein Notariat braucht alle drei.

• Urkundsarbeit (vorbereitet): Beurkundungen, Unterschrifts- und Abschriftsbeglaubigungen, Ausfertigungen, Vollmachten, Online-Verfahren der Bundesnotarkammer
• Urkunden: Grundstückskaufverträge, Grundschulden, Überlassungsverträge, Teilungserklärungen, Gesellschaftsverträge, Handelsregisteranmeldungen, Vorsorgevollmachten, Testamente und Erbverträge, Erbscheinsanträge
• Sorgfaltspflichten: Identitätsfeststellung, Geldwäschegesetz, Verschwiegenheit, Datenschutz, Prüfung von Mitwirkungsverboten, keine eigene Rechtsberatung
• Technik: XNP, elektronisches Urkundenarchiv, elektronischer Rechtsverkehr mit Grundbuchamt und Registergericht, Notariatssoftware, digitales Diktat
• Organisation: Terminplanung, Fristenkontrolle und Wiedervorlagen im Vollzug, Kostenberechnung nach dem GNotKG, Korrespondenz mit Banken, Gemeinden und Behörden
• Umgang mit Menschen: Ruhe bei nervösen oder älteren Beteiligten, verständliche Erklärung der Abläufe und der Mut, Unstimmigkeiten vor dem Termin anzusprechen

Der letzte Punkt ist wichtiger, als er klingt. Eine Notarin oder ein Notar erinnert sich an die Mitarbeiterin, die vor dem Termin angerufen hat, weil ein Name im Entwurf anders geschrieben war als im Ausweis, und nicht an die, die es durchgehen ließ.

Ohne Notariatserfahrung anzufangen ist kein Problem, wenn Sie zeigen, dass Sie sorgfältig, verschwiegen und schnell einsetzbar sind. Notariate wollen wissen, welchen Abschluss Sie mitbringen, welche Vorkenntnisse passen und wann Sie anfangen können.

1. 1Erste Zeile: Ihr Abschluss oder Ihre laufende Ausbildung. Nichts gehört darüber.
2. 2Zweite Zeile: die Vorkenntnisse, die am besten passen, etwa Grundbuch, Bankgeschäft oder Kanzleiarbeit.
3. 3Dritte Zeile: Verschwiegenheit und Datenschutz, belegt durch frühere Stellen mit vertraulichen Daten.
4. 4Nennen Sie Ihre Bürokenntnisse genau: Word, Diktat, Schreibgeschwindigkeit in Anschlägen pro Minute. Notariate fragen danach oft schon im ersten Gespräch.
5. 5Geben Sie Verfügbarkeit und Umfang an: Eintrittstermin, Vollzeit oder Teilzeit und ob Sie Auswärtstermine begleiten können.
6. 6Nutzen Sie frühere Stellen als Beleg für Genauigkeit: Bank, Hausverwaltung, Grundbuchamt, Kanzlei, Versicherung oder Personalabteilung. Überall dort werden Ausweise, Verträge oder vertrauliche Daten geprüft.
7. 7Wer ganz neu anfängt, bewirbt sich direkt bei Notariaten um einen Ausbildungsplatz als Notarfachangestellte/r; die Ausbildung dauert drei Jahre, und die Notarkammern informieren über Ausbildungsbetriebe.

Eine Seite, bei längerer Erfahrung höchstens zwei. Schlichtes Layout in einer Spalte, ohne Grafiken. Foto und Geburtsdatum sind in Deutschland üblich, aber freiwillig. Viele Notariate lesen den Lebenslauf ausgedruckt, größere Arbeitgeber nutzen Bewerbermanagementsysteme, die reinen Text lesen.

• Übernehmen Sie die Begriffe aus der Anzeige: „Notarfachangestellte“, „ReNo“, „Notariat“, „Vollzug“, „Grundstücksverkehr“, „Beurkundung“, „Urkundenverzeichnis“, „XNP“, „GNotKG“, „Handelsregister“.
• Nennen Sie Abschluss und Jahr genau und aktualisieren Sie den Lebenslauf, sobald eine Prüfung bestanden ist.
• Bewerben Sie sich auf eine Bürostelle außerhalb des Notariats, fassen Sie die Notariatserfahrung in eine Zeile oder einen Stichpunkt und nutzen Sie den Platz für die gesuchte Stelle.
• Legen Sie nie echte Urkunden, Entwürfe oder Auszüge als Arbeitsprobe bei. Das verletzt die Verschwiegenheit und beendet jede Bewerbung im Notariat.
• Geben Sie eine Telefonnummer an, unter der Sie tagsüber erreichbar sind. Notariate rufen oft direkt an. Anschreiben und Zeugnisse schicken Sie als PDF mit.

Zum Schluss ein Test: Wenn die ersten fünf Zeilen einer Notarin nicht sagen, welchen Abschluss Sie haben, in welchem Bereich Sie Urkunden vollziehen und wie genau Sie arbeiten, schieben Sie diese Zeilen nach oben, bevor Sie die Bewerbung abschicken.