Lebenslauf für Rechtsanwaltsfachangestellte und das Kanzleisekretariat: Beispiele und Anleitung

Das Muster zeigt eine Rechtsanwaltsfachangestellte mit über neun Jahren Berufserfahrung nach der Ausbildung, die in der Prozessabteilung einer Kanzlei drei Anwältinnen und Anwälte betreut. Name und Kanzleien sind erfunden und nur beschreibend benannt. Wenn Sie im Immobilien-, Erb- oder Gesellschaftsrecht arbeiten, behalten Sie den Aufbau und tauschen Schriftstücke, Software und Fristen gegen Ihre aus; ein Profiltext für diese Bereiche folgt weiter unten.

Über die Einstellung im Kanzleisekretariat entscheiden meist die Bürovorsteherin, das Kanzleimanagement oder die Anwältin, für die Sie arbeiten würden. Sie lesen mit Blick auf das Risiko, denn eine versäumte Frist ist ein Haftungsfall für die Kanzlei.

• Rechtsgebiet. Zivilprozess, Arbeitsrecht, Familien- und Erbrecht, Immobilien, Gesellschaftsrecht und Ausländerrecht arbeiten mit unterschiedlichen Schriftstücken und Fristen. Kanzleien suchen dasselbe Gebiet oder ein verwandtes.
• Elektronischer Rechtsverkehr. Anwältinnen und Anwälte müssen Schriftsätze bei Gericht elektronisch einreichen, und das beA ist dafür der Standardweg. „Versand über das beA an Amts-, Land- und Oberlandesgerichte, Kontrolle der Eingangsbestätigungen“ ist allein schon ein Einstellungssignal.
• Fristenkontrolle. Sagen Sie, wer den Fristenkalender geführt hat und wie Sie Fristen berechnen und kontrollieren. Wenn Sie keine Frist versäumt haben, schreiben Sie die Zahl der Jahre dazu.
• Software. Kanzleisoftware (RA-MICRO, Advoware, Lösungen von DATEV), in Großkanzleien Dokumentenmanagement wie iManage und Abrechnung über Aderant oder Elite 3E. Kanzleien suchen gezielt nach genau diesen Namen.
• Word-Kenntnisse. Einen Schriftsatz von 60 Seiten mit automatischer Gliederung, Querverweisen und Anlagenverzeichnis zu formatieren ist eine echte, prüfbare Fähigkeit. Schreiben Sie, dass Sie es können.

“Als Erstes schaue ich, ob jemand Fristen selbst berechnet und eingetragen hat und nicht nur abgetippt, was eine Anwältin gesagt hat. Als Zweites die elektronische Einreichung, mit dem Namen des Systems. Alles andere im Lebenslauf einer Anwaltssekretärin kann man anlernen.”

Am schnellsten wirkt Ihr Lebenslauf wie der einer echten Rechtsanwaltsfachangestellten, wenn Sie die Schriftstücke nennen, mit denen Sie jede Woche arbeiten. Nehmen Sie die Liste, die zur Anzeige passt.

• Zivilprozess: Klagen, Klageerwiderungen, Berufungsschriftsätze, Anlagenkonvolute, Terminmappen, Terminsverlegungsanträge, Kostenfestsetzung, gerichtliches Mahnverfahren und Zwangsvollstreckung, Versand über das beA.
• Miet- und Immobilienrecht: Räumungsklagen, Mieterhöhungsverlangen, Nebenkostenabrechnungen; bei Immobilienkäufen Zusammenarbeit mit dem Notariat, Grundbuchauszüge und Vollzugsunterlagen.
• Erbrecht: Testamentsentwürfe, Vorsorgevollmachten, Erbscheinsanträge beim Nachlassgericht, Nachlassverzeichnisse, Pflichtteilsforderungen.
• Gesellschaftsrecht und Transaktionen: Gesellschafterbeschlüsse, Unterlagen für Handelsregisteranmeldungen über das Notariat, Closing-Checklisten, Unterschriftenseiten und Vollzugsunterlagen.
• Familienrecht: Scheidungsanträge, Anträge auf Verfahrenskostenhilfe, Unterlagen zum Versorgungsausgleich und Unterhalt, Gewaltschutzanträge, Termine bei Gericht und Mediation.
• Ausländer- und Migrationsrecht: Anträge und Unterlagenpakete für Ausländerbehörden, Nachverfolgung von Bearbeitungsständen, Checklisten für Mandantenunterlagen, Fristen für Widerspruch oder Klage nach einem Bescheid.

Drei oder vier Zeilen: Berufsjahre, Rechtsgebiet, betreute Anwältinnen und Anwälte, elektronischer Rechtsverkehr, Software und eine Zahl zur Zuverlässigkeit. Ein Berufsziel schreiben Sie nur, wenn Sie weniger als ein Jahr in einer Kanzlei gearbeitet haben.

Lebensläufe aus dem Kanzleisekretariat sind oft eine Liste von Tätigkeiten ohne Größenordnung. Ergänzen Sie Menge, System oder Ihre Fehlerbilanz, und dieselbe Aufgabe wird zum Argument für Sie.

Gruppieren Sie die Liste. Kanzleien filtern Lebensläufe nach Softwarenamen, also stellen Sie diese gut sichtbar dar.

• Gericht und Fristen: beA und elektronischer Rechtsverkehr, Fristenkontrolle mit Vor- und Hauptfristen, Zustellungen, gerichtliches Mahnverfahren, Kostenfestsetzung, Zwangsvollstreckung
• Software: RA-MICRO, Advoware oder Lösungen von DATEV; in Großkanzleien iManage oder NetDocuments sowie Aderant oder Elite 3E für die Abrechnung; Adobe Acrobat zum Nummerieren und Schwärzen; Word, Outlook und Excel
• Schriftstücke: Entwürfe nach Vorlage, Änderungsverfolgung und Dokumentenvergleich, Inhalts- und Anlagenverzeichnisse, Phonotypie nach Diktat, Korrekturlesen, Kostennoten nach dem RVG

Dann die Fähigkeiten, die auf Urteilsvermögen beruhen und eine gute Rechtsanwaltsfachangestellte von einer schnellen Schreibkraft unterscheiden:

• Verschwiegenheit im Umgang mit Mandatsunterlagen und sorgfältige Kollisionsprüfung
• Fristendisziplin: Vorschrift lesen, Frist berechnen, eintragen und der Anwältin oder dem Anwalt zur Bestätigung vorlegen
• Drei oder vier Anwältinnen und Anwälte mit konkurrierenden Prioritäten betreuen, ohne dass etwas liegen bleibt
• Klares, fehlerfreies Deutsch, denn Ihre Entwürfe gehen unter dem Namen einer Anwältin oder eines Anwalts hinaus
• Schreibgeschwindigkeit mit Genauigkeit (nennen Sie Ihre Anschläge pro Minute) und Sicherheit mit digitalem Diktat und Spracherkennung

Für das Kanzleisekretariat schreibt kein Gesetz einen bestimmten Abschluss vor, doch in Deutschland ist die Ausbildung zur oder zum Rechtsanwaltsfachangestellten der Standard, und Kanzleien fragen danach. Alle Abschlüsse lassen sich über Zeugnisse belegen, nennen Sie also nur, was Sie haben.

• Rechtsanwaltsfachangestellte/r: duale Ausbildung von drei Jahren, Abschlussprüfung vor der Rechtsanwaltskammer. Mit Abitur oder Vorkenntnissen lässt sie sich häufig verkürzen. Nennen Sie Kammer und Jahr.
• Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte/r: in Regionen mit Anwaltsnotariat verbreitet und für Kanzleien mit Notariat besonders gefragt. Notarfachangestellte/r ist ein eigener Ausbildungsberuf in Notariaten.
• Geprüfte/r Rechtsfachwirt/in: Fortbildungsprüfung bei der Rechtsanwaltskammer, in der Regel nach der Ausbildung und einigen Jahren Berufspraxis; die genauen Zulassungsvoraussetzungen regelt die Kammer. Sie qualifiziert für Bürovorsteher- und Kanzleimanagementaufgaben. Nennen Sie das Jahr.
• Eine amerikanische Notary-Public-Zulassung hat kein deutsches Gegenstück: Beurkundungen und Beglaubigungen nehmen in Deutschland Notarinnen und Notare vor. Erfahrung mit der Vorbereitung von Beurkundungen in einem Notariat ist aber ein Pluspunkt.
• Ausbildung im weiteren Sinn: Wer aus einem anderen Büroberuf kommt, etwa als Kauffrau oder Kaufmann für Büromanagement, nennt den Abschluss und alle Lehrgänge zu Kanzleiorganisation und Rechtsverkehr. Ein Studium wird nicht erwartet.
• Gut zu ergänzen: Seminare der Rechtsanwaltskammer oder von Fachverbänden zu RVG, Zwangsvollstreckung oder beA, ein Kurs für fortgeschrittene Word-Formatierung oder für Adobe Acrobat.

Kanzleien stellen auch Bewerberinnen und Bewerber ohne Kanzleierfahrung ein, meist als Springer/in im Sekretariat, am Empfang oder als Kanzleiassistenz. Sie prüfen, ob Sie vertraulich arbeiten, Fristen halten und sauber schreiben können.

• Setzen Sie einen Block „Juristische Kenntnisse und Weiterbildung“ über die Berufserfahrung: Ausbildung oder Umschulung, Lehrgänge zu Zivilprozess, Fristen oder RVG und Praktika in Kanzleien.
• Übersetzen Sie Büroerfahrung in die Sprache der Kanzlei. Aus der Kalenderführung für die Geschäftsführung wird Termin- und Fristenmanagement, aus der Personalakte vertrauliche Aktenführung.
• Jede Stelle in einer Arztpraxis, einer Versicherung oder einer Hausverwaltung zählt, denn alle drei arbeiten mit Fristen, Akten und Datenschutz.
• Nennen Sie Ihre Schreibgeschwindigkeit und Ihr Word-Niveau. Beides wird im Gespräch oft geprüft, manchmal mit einer Schreib- oder Diktatprobe.
• Ein kurzer Kurs zu beA und RVG-Grundlagen vor der Bewerbung kostet wenig und zeigt, dass Sie sich vorbereitet haben. Wer ganz neu anfängt, kann sich auch auf einen Ausbildungsplatz bewerben, den viele Kanzleien gezielt besetzen wollen.
• Sagen Sie, dass Sie als Springer/in, am Empfang oder in der Aktenverwaltung beginnen würden. Viele lange Laufbahnen in Kanzleien beginnen dort, und das Kanzleimanagement weiß das.

• Eine Seite bei weniger als etwa zehn Jahren Erfahrung, danach höchstens zwei. In Deutschland sind zwei Seiten bei Berufserfahrung ohnehin akzeptiert, solange die zweite Seite echten Inhalt trägt.
• Klassisches Layout in einer Spalte, ohne Grafiken. Foto, Geburtsdatum und Familienstand sind in Deutschland üblich, aber freiwillig. Größere Kanzleien nutzen Bewerbermanagementsysteme wie Workday oder rexx.
• Nennen Sie das Rechtsgebiet in der Stellenbezeichnung: „Rechtsanwaltsfachangestellte, Prozessabteilung Zivilrecht“ ist besser als „Rechtsanwaltsfachangestellte“ allein.
• Übernehmen Sie die Begriffe aus der Anzeige genau: „Rechtsanwaltsfachangestellte“, „ReFa“ oder „ReNo“, „beA“, „Fristenkontrolle“, „Zwangsvollstreckung“, „Mahnverfahren“, „RVG-Abrechnung“, „Kostenfestsetzung“, „Diktat“, „RA-MICRO“, „Advoware“, „DATEV“.
• Schreiben Sie Abkürzungen beim ersten Mal aus, etwa „besonderes elektronisches Anwaltspostfach (beA)“. Nicht jede Personalerin, die die erste Auswahl trifft, kennt sie.
• Lesen Sie zweimal Korrektur. In einem Beruf, in dem ein Tippfehler im Schriftsatz Mandanten schaden kann, ist ein Tippfehler im Lebenslauf ein Ausschlussgrund.
• Speichern Sie als PDF mit dem Namen Nachname-Vorname-Lebenslauf.pdf, sofern die Anzeige kein anderes Format verlangt. Ein Anschreiben, das Prüfungszeugnis und Ihre Arbeitszeugnisse gehören zur Bewerbung.

Ein praktischer Hinweis zu Referenzen: Kanzleien achten vor allem auf Arbeitszeugnisse, fragen vor dem zweiten Gespräch aber manchmal auch bei der Anwältin nach, für die Sie gearbeitet haben. Klären Sie vor der Bewerbung, wer Sie empfehlen würde.