Lebenslauf für Eventmanager/innen: Beispiele und Anleitung

Eine Eventmanagerin mit acht Jahren Berufserfahrung, die nach der Ausbildung über eine Agentur und ein Tagungshotel zur Verantwortung für ein Kongressportfolio gekommen ist. Die Person ist erfunden. Achten Sie darauf, dass fast jeder Stichpunkt eine Teilnehmerzahl, einen Eurobetrag oder eine Frist enthält, denn daran wird Eventarbeit gemessen.

Eine Einstellung im Eventbereich ist vor allem eine Risikoentscheidung. Die Leitung fragt sich, ob man Sie um 6 Uhr morgens allein im Saal lassen kann, wenn um 7 die Kundin hereinkommt. Vier Dinge beantworten das.

• Größe. Teilnehmerzahlen und Budget, pro Veranstaltung und pro Jahr. „Veranstaltungen betreut“ sagt nichts; „14 Veranstaltungen im Jahr, größte mit 1.800 Teilnehmenden, 1,3 Mio. € Budget“ sagt alles.
• Vertragsverantwortung. Haben Sie mit Hotels und Dienstleistern verhandelt oder unterschrieben? Zimmerkontingente, Abruffristen, höhere Gewalt und Mindestumsätze für Speisen und Getränke sind die Stellen, an denen Geld verloren geht, und wer damit umgehen kann, ist mehr wert.
• Art der Veranstaltungen. Firmentagungen, Verbandskongresse, Hochzeiten, Festivals, Messen und Benefizgalas sind verschiedene Jobs mit verschiedenen Kunden. Sagen Sie, was Sie gemacht haben.
• Ruhe vor Ort. Eine Zeile darüber, was schiefging und was Sie getan haben, ist oft der stärkste Stichpunkt auf der Seite. Jede Eventmanagerin und jeder Eventmanager hat so eine Geschichte, und die Leitung will Ihre hören.

“Ich suche zuerst zwei Zahlen: die größte Veranstaltung nach Teilnehmenden und das größte verantwortete Budget. Dann suche ich eine Rettung. Eine Zeitplanvorlage kann jeder auflisten. Wer nach einem Stromausfall ein Dinner mit 400 Gästen in neunzig Minuten verlegt hat, den rufe ich an, denn genau das ist der Job.”

Drei Zeilen. Berufsjahre, Art der Veranstaltungen, die größte Zahl und ein Ergebnis. Passen Sie die Bezeichnung an die Anzeige an: Wer sich auf eine Koordinationsstelle bewirbt, schreibt Koordination.

Die Lösung ist bei den meisten Lebensläufen im Eventbereich dieselbe: Ersetzen Sie die Aufgabe durch die Größe der Sache und durch das, was passiert ist.

Gliedern Sie die Kenntnisse. Personalverantwortliche suchen nach der Plattform, die sie selbst nutzen, und „organisiert“ allein ist nichts wert.

• Eventorganisation: Ausschreibungen und Besichtigungen, Auswahl von Locations, Bestuhlungs- und Hallenpläne, Regieplan, Function Sheets, Auf- und Abbaupläne, Registrierung und Namensschilder, Personaleinsatzpläne vor Ort
• Geld: Budgetplanung und Abrechnung, Dienstleisterverträge, Hotelverträge (Zimmerkontingente, Abruf- und Stornofristen, Mindestumsätze, höhere Gewalt), Sponsoringverkauf, Rechnungsstellung, ROI-Berichte nach der Veranstaltung
• Software: Cvent, Eventbrite, Social Tables oder Prismm, Whova, RingCentral Events oder Zoom Events für hybride Formate, Asana oder monday.com, Airtable, Salesforce oder HubSpot, Canva, Excel bis zu Pivot-Tabellen
• Produktion: Veranstaltungstechnik und Bühne, Licht- und Tonanforderungen, Bühnenmanagement, Betreuung von Referierenden und Künstler/innen, Livestream und Aufzeichnung, Beschilderung und Druckfristen
• Risiko und Recht: Notfallpläne, Entscheidungen bei Unwetter, Besucherführung, Barrierefreiheit, Veranstalterhaftpflicht- und Ausfallversicherung, Genehmigungen und Sicherheitskonzept in Abstimmung mit Behörden und Location, Versammlungsstättenverordnung des Landes, GEMA-Anmeldung und Künstlersozialabgabe, Jugendschutzgesetz beim Ausschank

Nennenswert sind die Soft Skills, für die es Belege gibt: Kommunikation mit Geschäftsführungen oder Vorständen, ruhiger Umgang mit Änderungen in letzter Minute und die Führung von Ehrenamtlichen oder Aushilfen, die Ihnen nicht unterstellt sind.

„Eventmanager/in“ ist in Deutschland keine geschützte Berufsbezeichnung, eine Zulassung brauchen Sie nicht. Arbeitgeber achten aber auf eine passende Ausbildung oder ein Studium, und bei Verbands- und Unternehmensveranstaltungen verschafft Ihnen ein anerkanntes Zertifikat einen Vorsprung.

• Veranstaltungskaufmann/-frau (IHK): die dreijährige duale Ausbildung für Planung, Kalkulation, Vertrieb und Abwicklung von Veranstaltungen. Der häufigste Einstieg in Agenturen, Kongresszentren, Messegesellschaften und Locations.
• Fachkraft für Veranstaltungstechnik und Meister/in für Veranstaltungstechnik (IHK): technische Berufe für Bühne, Licht, Ton und Rigging, also eine andere Laufbahn als das Eventmanagement. Die Versammlungsstättenverordnungen der Länder verlangen für größere Versammlungsstätten und Bühnen Verantwortliche für Veranstaltungstechnik; diese Aufgabe übernimmt nicht das Eventmanagement, Sie arbeiten aber eng mit ihnen zusammen.
• Studium: Bachelor in Event-, Tourismus- oder Hotelmanagement, in BWL mit Schwerpunkt Messe-, Kongress- und Eventmanagement (auch dual) oder in Kommunikation und Marketing. Nach der ersten Stelle zählt ein starkes Portfolio umgesetzter Veranstaltungen mehr.
• Fortbildung: Mit Berufserfahrung kommen IHK-Aufstiegsfortbildungen wie Geprüfte/r Veranstaltungsfachwirt/in (IHK) oder Weiterbildungen von Branchenverbänden in Frage. Nennen Sie Anbieter und Jahr.
• CMP (Certified Meeting Professional) des Events Industry Council: international das bekannteste Zertifikat für Tagungen und Kongresse, nützlich bei internationalen Verbandskongressen. Es setzt nachgewiesene Erfahrung und eine Prüfung voraus; schreiben Sie „CMP-Bewerbung eingereicht“ nur, wenn Sie sich tatsächlich beworben haben.
• Plattform- und US-Zertifikate: Cvent-Zertifikate sind kostenlos, schnell gemacht und lohnen sich, wenn die Anzeige Cvent nennt. CSEP (International Live Events Association), CPCE (National Association for Catering and Events) und DES (PCMA) sind amerikanische Zertifikate; nennen Sie sie mit Anbieter, in Deutschland sind sie wenig bekannt.
• Lebensmittel und Ausschank: Wer selbst mit offenen Lebensmitteln arbeitet, braucht die Belehrung nach § 43 IfSG. Für den Ausschank gilt das Jugendschutzgesetz, für Ausschank außerhalb konzessionierter Räume das Gaststättenrecht des Landes; klären Sie die Regeln vor Ort mit Location und Gemeinde, statt etwas anzunehmen.

Events sind ein Bereich, in den der Quereinstieg vergleichsweise leicht fällt, weil so viel der Arbeit aus Logistik, Gastfreundschaft und Ruhe besteht. Sie brauchen den Nachweis, dass Sie schon etwas mit Frist und Teilnehmerzahl organisiert haben.

1. 1Listen Sie jede Veranstaltung auf, die Sie organisiert haben, auch unbezahlt: Hochschulveranstaltungen, eine Spendenaktion, die Hochzeit einer Freundin, ein Tagungsausschuss, ein Gemeinde- oder Vereinsfest. Nennen Sie Datum, Teilnehmerzahl und Budget.
2. 2Übersetzen Sie Ihre aktuelle Stelle. Schichtleitung in Gastronomie und Handel, Rezeption, Lehrtätigkeit, Verwaltung und Logistik bei der Bundeswehr umfassen Einsatzplanung, Kontakt zu Dienstleistern, Budgets und Problemlösung unter Druck.
3. 3Lernen Sie die Software vor der Bewerbung. Cvent bietet kostenlose Zertifizierungswege, und Eventbrite ist kostenlos nutzbar; bauen Sie eine Muster-Anmeldeseite und erwähnen Sie das.
4. 4Helfen Sie bei einer Location, einem Festival, dem Convention Bureau Ihrer Stadt oder einer Benefizgala. Zwei oder drei Wochenenden liefern echte Stichpunkte aus der Praxis.
5. 5Schreiben Sie ein Berufsziel statt eines Profils, mit zwei Sätzen, die die Veranstaltungen nennen, die Sie schon organisiert haben.

• Eine Seite bis etwa acht Jahre Erfahrung, zwei Seiten, wenn Sie ein großes Portfolio verantworten oder ein Team führen. Ein Bewerbungsfoto ist in Deutschland üblich, aber freiwillig; Geburtsdatum und Familienstand ebenso.
• Erwägen Sie unter der Berufserfahrung einen kurzen Block „Ausgewählte Veranstaltungen“ mit vier oder fünf Veranstaltungen, jeweils mit Name, Teilnehmerzahl und Budget. Personalverantwortliche im Eventbereich lesen ihn zuerst.
• Bleiben Sie bei einer Spalte und einem textbasierten Layout. Gerade Lebensläufe im Eventbereich werden oft durch dekorative Vorlagen ruiniert, die ein Parser als einen einzigen Textblock liest.
• Übernehmen Sie die Begriffe aus der Anzeige: Function Sheet, Regieplan, Zimmerkontingent, Abruf, Aufbau und Abbau, Markenaktion, Messe, Tagung, Kongress, MICE. Steht dort „Kongressmanager/in“ oder „Projektleiter/in Events“, verwenden Sie diese Bezeichnung mindestens einmal.
• Nennen Sie Ihre Plattformen genau (Cvent, Eventbrite, Social Tables, Whova). Nach diesen Begriffen suchen Recruiterinnen und Recruiter.
• Wenn Sie freiberuflich arbeiten, fassen Sie die Aufträge unter einer Überschrift zusammen, etwa „Freiberufliche Eventplanerin, seit 2021“, beschreiben Sie die Kunden nach Art und listen Sie darunter die Veranstaltungen auf.
• Für Bürostellen in Agenturen, Verbänden und Unternehmen wird in Deutschland meist noch ein Anschreiben erwartet; eine Seite mit zwei konkreten Veranstaltungen reicht. Bewerben Sie sich bei einer internationalen Agentur auf Englisch, heißt das Dokument CV und der Titel oft „Events Manager“.