Lebenslauf für Document Controller: Beispiele und Anleitung

Dieses Muster gilt für eine Document Controllerin mit acht Jahren Erfahrung in Investitionsprojekten, die Aconex und Procore als Systemadministratorin betreut hat. Name, Arbeitgeber und Schule sind erfunden. Wenn Sie stattdessen im Qualitätsmanagementsystem einer regulierten Produktion arbeiten, bleibt der Aufbau gleich und das Vokabular ändert sich; weiter unten gibt es einen Abschnitt zu diesem Unterschied.

Dokumentenlenkung ist eine Vertrauensaufgabe. Wenn das Register falsch ist, baut jemand nach dem falschen Plan oder liefert Ware nach einer überholten Spezifikation aus. Personalverantwortliche achten auf vier Dinge.

• Das System, mit Namen und Tiefe. Zwischen „mit Aconex gearbeitet“ und „Aconex administriert: Workflows, Benutzeranlage, Dokumenttypen, Berichte“ liegt ein großer Unterschied. Schreiben Sie, was davon auf Sie zutrifft.
• Größenordnung. Anzahl gelenkter Dokumente, Transmittals pro Monat, Pläne, betreute Nutzerinnen und Nutzer, parallel betreute Projekte. Daran wird gemessen, ob Sie zur Stelle passen.
• Disziplin bei der Revisionslenkung. Ob Sie die Nummerierung durchsetzen, nicht konforme Einreichungen zurückweisen, überholte Revisionen mit Wasserzeichen kennzeichnen und einen Prüfpfad führen, der einer Prüfung durch Auftraggeber oder Behörden standhält.
• Das Projektende. Abschluss, Übergabe, Übergabedokumentation, Revisionsunterlagen, Archivierung und Aufbewahrung. Viele Document Controller erwähnen die Übergabe nie, dabei hängt genau daran, dass Projekte bezahlt werden.

“Neun von zehn Lebensläufen in der Dokumentenlenkung sagen „Unterlagen korrekt geführt“. Ich muss wissen, wie viele Dokumente, in welchem System und ob Sie selbst einen Workflow einrichten konnten oder nur in den Workflow eines anderen hochgeladen haben. Schreiben Sie das ins Profil, und Sie liegen schon vor dem restlichen Stapel.”

Hinter derselben Berufsbezeichnung stehen zwei recht unterschiedliche Rollen, und das falsche Vokabular ist der Grund, warum gute Bewerberinnen und Bewerber aussortiert werden. Klären Sie, welche Rolle die Ausschreibung meint, und übernehmen Sie dann ihre Begriffe.

Wenn Sie beides gemacht haben, sagen Sie das im Profil und lassen Sie beide Vokabulare im Kenntnisblock sichtbar. Diese Kombination ist wirklich selten und erweitert die Zahl der Stellen, für die Sie in Frage kommen.

Nach einem Berufsziel für den Lebenslauf als Document Controller suchen vor allem Menschen am Anfang ihrer Laufbahn oder beim Wechsel aus der Büroorganisation. Nutzen Sie ein Berufsziel nur, wenn Sie neu im Fach sind oder die Branche wechseln, und formulieren Sie es konkret. Sonst schreiben Sie ein Profil mit Mengenangaben.

1. 1Beginnen Sie mit der Lenkungstätigkeit: registriert, ausgegeben, nachverfolgt, verteilt, geprüft, zurückgewiesen, archiviert, veröffentlicht, weitergeleitet, abgeschlossen.
2. 2Ergänzen Sie Menge und Zeitraum: Dokumente, Transmittals pro Monat, Pläne, Freigabeunterlagen, RFIs, Änderungsaufträge, Nutzerinnen und Nutzer.
3. 3Nennen Sie das System und sagen Sie, ob Sie es administriert oder genutzt haben.
4. 4Ergänzen Sie die Regel, die Sie durchgesetzt haben: Nummerierungsschema, Revisionsstatus, Verteilermatrix, Aufbewahrungsfrist, Freigabe-Workflow.
5. 5Schließen Sie mit dem Ergebnis: Bearbeitungszeit verkürzt, Zurückweisungsquote gesenkt, weniger überfällige Vorgänge, Audit bestanden, Übergabe vollständig.

Zuerst die Systeme, denn darauf gleicht die Bewerbersoftware ab. Dann die Prozesskenntnisse. Füllen Sie die Liste nicht mit Dingen auf, die Sie im Gespräch nicht per Bildschirmfreigabe vorführen könnten.

• Projektsysteme: Aconex, Procore, Bentley ProjectWise, Autodesk Construction Cloud, Oracle Unifier, Viewpoint, Asite
• Qualitäts- und Produktsysteme: Veeva Vault, MasterControl, ETQ, TrackWise, Windchill, Arena, SAP DMS, M-Files
• Allgemein: SharePoint (Bibliotheken, Metadaten, Berechtigungen), Bluebeam Revu, Adobe Acrobat Pro, Excel auf fortgeschrittenem Niveau, Power BI oder Power Query für Auswertungen aus dem Register
• Prozess: Nummerierungs- und Benennungskonventionen, Revisions- und Versionslenkung, Transmittals und Verteilermatrizen, Freigabe-Workflows, Sperr- und Ausgabezwecke
• Aufzeichnungen: Aufbewahrungspläne, Archivierung, Scannen und Indexieren, Verteilung gelenkter Kopien, Umgang mit überholten Dokumenten
• Compliance: Anforderungen der ISO 9001 an dokumentierte Information, gute Dokumentationspraxis, elektronische Aufzeichnungen und Signaturen, Prüfpfade und Rückverfolgbarkeit

Der Teil, den niemand aufschreibt und den jede Führungskraft will: Sie haken nach. Ein Document Controller, der eine Ingenieurin höflich und hartnäckig dazu bringt, einen zwei Wochen alten RFI zu beantworten, ist mehr wert als jemand, der perfekt ablegt und wartet. Sagen Sie das konkret, zum Beispiel „überfällige Einreichungen der Lieferanten wöchentlich nachgehalten und die offene Liste in zwei Monaten von 90 auf 12 reduziert“.

Die meisten Document Controller kommen aus der Projektassistenz, vom Empfang, aus der technischen Assistenz, aus der Registratur oder von der Bundeswehr. Niemand erwartet einen Abschluss genau in diesem Fach. Belegen müssen Sie Genauigkeit bei großen Mengen und den Mut, eine schlecht benannte Datei zurückzuweisen.

• Stellen Sie jede Tätigkeit mit hoher Genauigkeit bei großen Mengen nach vorn: Datenerfassung mit Fehlerquote, Registratur oder Patientenaktenverwaltung, Inventur, Sachbearbeitung in einer Versicherung, Bibliotheks- oder Archivarbeit.
• Zeigen Sie Excel richtig. Nennen Sie die Funktionen, die Sie nutzen, nicht nur „sicherer Umgang mit MS Office“. Pivot-Tabellen, XVERWEIS, bedingte Formatierung, Filtern eines Registers mit 20.000 Zeilen.
• Machen Sie kostenlose oder günstige Plattformschulungen. Procore und Bluebeam bieten Schulungen an, die Sie abschließen und im Lebenslauf nennen können.
• Wenn Sie ein Praktikum oder ein Projekt gemacht haben, beziffern Sie es: indexierte Dateien, gescannte Pläne, migrierte Ordnerstrukturen.
• Erfahrung aus der Bundeswehr in Materialbewirtschaftung, Verwaltung oder Instandhaltungsdokumentation lässt sich direkt übertragen. Beschreiben Sie sie mit zivilen Begriffen.

• Ein bis zwei Seiten bei bis zu 10 Jahren Erfahrung, zwei Seiten, wenn Sie mehrere Großprojekte betreut haben. In Deutschland sind zwei Seiten üblich und akzeptiert.
• Einspaltig, ohne Grafiken. Bewerbungen für diese Stellen laufen fast immer durch die Bewerbermanagementsoftware des Unternehmens oder der Personaldienstleistung.
• Setzen Sie eine Zeile „Systeme“ direkt unter das Profil. So werden Sie am schnellsten zugeordnet.
• Ein Foto ist in Deutschland üblich, aber freiwillig, ebenso das Geburtsdatum. Viele Ausschreibungen kommen aus Projekten am Golf und weltweit, wo Fotos normal sind; für eine englischsprachige Bewerbung in die USA oder nach Großbritannien lassen Sie beides weg. Ein Anschreiben wird bei solchen Bürostellen meist erwartet.
• Benennen Sie Projekte nach Art und Volumen, nicht nach dem Auftraggeber, wenn Sie zur Vertraulichkeit verpflichtet sind. „Raffinerieerweiterung, 550 Mio. €“ sagt alles, was man wissen muss.
• Übernehmen Sie die Begriffe der Ausschreibung wörtlich: Dokumentenlenkung, Document Control, MDR, Transmittal, Submittal, EDMS, Revisionslenkung, As-built, Übergabe, Änderungslenkung, gelenkte Kopie, Aufbewahrung. Wenn dort „Dokumentenmanager/in“ steht, verwenden Sie diesen Titel in Ihrem Lebenslauf.