Lebenslauf für Archivarinnen und Archivare: Beispiele und Anleitung

Dieses Muster gilt für eine Archivarin, die in der Schriftgutverwaltung eines Unternehmens begonnen hat, dann eine drittmittelfinanzierte Projektstelle übernahm und heute im Archiv einer Universität für Erschließung und digitale Langzeitarchivierung zuständig ist. Person und Einrichtungen sind erfunden. Passen Sie Standards und Systeme an die an, mit denen Sie tatsächlich arbeiten.

Archivstellen werden meist von einer Auswahlkommission anhand eines schriftlichen Anforderungsprofils besetzt, nicht von einer einzelnen Person, die eine Seite überfliegt. Das ändert die Strategie: Ihr Lebenslauf muss jede Anforderung der Ausschreibung belegen, mit denselben Worten, die die Ausschreibung verwendet.

• Leistung. Erschlossene laufende Meter, veröffentlichte Findbücher, übernommene Objekte, verzeichnete Einheiten. Kommissionen vergleichen über die Menge, weil sie eine der wenigen vergleichbaren Zahlen im Fach ist.
• Standards. ISAD(G) für die Verzeichnung, EAD für die Kodierung und den Datenaustausch mit dem Archivportal-D, Dublin Core oder METS für digitale Objekte, PREMIS für Erhaltungsmetadaten. Wer sie nennt, zeigt fachliche Ausbildung statt Improvisation.
• Systeme. Verbreitet sind Archivprogramme wie scopeArchiv, AUGIAS-Archiv oder ACTApro, dazu ein digitales Langzeitarchiv und eine Plattform für digitale Sammlungen. Schreiben Sie, was Sie darin getan haben: Migration, Vorlagen, Administration oder nur Datenerfassung.
• Die digitale Seite. Digitale Unterlagen und Webarchivierung sind die größte Lücke in den meisten Bewerberfeldern. Schon etwas echte Erfahrung hebt Sie ab.
• Benutzung und Vermittlung. Anfragen, Seminare, Lesesaaldienst, Ausstellungen. Ausschreibungen von Universitäts- und Kommunalarchiven nennen das fast immer, und viele lassen es im Lebenslauf weg.
• Der Abschluss. Für den gehobenen Dienst wird in der Regel ein Bachelor- oder Diplomabschluss im Archivwesen verlangt, für den höheren Dienst ein wissenschaftliches Studium (meist Geschichte, oft mit Promotion) und das Archivreferendariat. Für Archivassistenz und Magazin ist die Ausbildung zur oder zum Fachangestellten für Medien- und Informationsdienste, Fachrichtung Archiv, der übliche Weg.

• Verzeichnung und Standards: ISAD(G), EAD und EAD(DDB), Dublin Core, METS, PREMIS, Normdaten (GND) und kontrollierte Vokabulare, sensible und diskriminierungsfreie Erschließung.
• Erschließung: Bewertung, Übernahme, Ordnung, flache Erschließung, Erschließungspläne, Umbettung, Schadenserfassung, Grundlagen der Bestandserhaltung und Klimaüberwachung im Magazin.
• Digitale Langzeitarchivierung: OAIS-Modell, forensische Datenträgerabbilder und Schreibblocker, BitCurator, Formaterkennung und Formatmigration, Integritätsprüfung und Prüfsummen, Speicherkonzepte, Archivierung von E-Mails und Websites.
• Systeme: scopeArchiv, AUGIAS-Archiv, ACTApro, Arcinsys, DIMAG, Archivematica, Preservica sowie jede Migration, die Sie zwischen solchen Systemen begleitet haben.
• Digitalisierung: Aufnahmestandards, Farbmanagement, Qualitätskontrolle, OCR und Transkription, Metadatenerfassung in großen Mengen, Gestaltung von Projektabläufen.
• Zugang und Recht: Archivgesetze des Bundes (BArchG) und der Länder, Schutzfristen, DSGVO und personenbezogene Daten, Urheberrecht, Auflagen von Schenkern und Depositaren, Schenkungs- und Depositalverträge.
• Benutzung und Vermittlung: Beratungsgespräche, Lesesaalaufsicht, Seminare und Archivpädagogik, Ausstellungen, soziale Medien und Öffentlichkeitsarbeit, Kooperationen mit Geschichtsvereinen und Initiativen.
• Schriftgutverwaltung: Aktenplan, Aufbewahrungsfristen, Aussonderung, Legal Hold, Unterstützung bei eDiscovery, Informationsmanagement, externe Einlagerung und datenschutzgerechte Vernichtung.
• Projekte und Personal: Drittmittelanträge und Berichte, Budgets, Anleitung von Hilfskräften und Projektpersonal, Dokumentation und Handbücher.

• Gehobener Archivdienst: in der Regel ein Bachelor- oder Diplomabschluss im Archivwesen. Wer für den Bund oder viele Länder als Beamtin oder Beamter ausgebildet wird, studiert meist an der Archivschule Marburg; ohne Verbeamtung ist der Bachelorstudiengang Archiv an der Fachhochschule Potsdam der bekannteste Weg. Einige Länder bilden selbst aus, prüfen Sie die Ausschreibung.
• Höherer Archivdienst: ein abgeschlossenes wissenschaftliches Studium, meist Geschichte und oft mit Promotion, und das Archivreferendariat mit einem Ausbildungsabschnitt an der Archivschule Marburg. Wer bereits im Archiv arbeitet, kann sich zum Beispiel über einen berufsbegleitenden Masterstudiengang an der FH Potsdam weiterqualifizieren.
• Fachangestellte/r für Medien- und Informationsdienste, Fachrichtung Archiv: dreijährige duale Ausbildung und der übliche Weg in Archivassistenz, Magazin und Benutzung. Eine Zertifizierung wie in den USA gibt es in Deutschland nicht; Ihr Abschluss und gegebenenfalls Ihre Laufbahnbefähigung sind der Nachweis.
• Fortbildungen in digitaler Langzeitarchivierung, etwa im Fortbildungsangebot der Archivschule Marburg, bei Archivberatungsstellen der Länder und Landschaftsverbände oder im Kompetenznetzwerk nestor. Sie lohnen sich, weil digitale Kenntnisse im Bewerberfeld am knappsten sind.
• Schriftgutverwaltung: Lehrgänge zu Records Management und Informationsmanagement, Kenntnis der Norm DIN ISO 15489 und der DSGVO. In internationalen Konzernen werden auch US-Zertifikate wie Certified Records Manager (CRM) oder Information Governance Professional (IGP) gelesen.
• Ein fachliches Masterstudium, Fremdsprachen, Latein oder Paläographie, also das Lesen alter Handschriften wie der deutschen Kurrentschrift, können für einen bestimmten Bestand entscheidend sein. Wenn die Ausschreibung ein Fachgebiet nennt, setzen Sie Ihre passenden Kenntnisse weit nach oben.
• Der ausführliche Lebenslauf: Für Stellen im höheren Dienst, an Universitäten und in Forschungseinrichtungen wird oft ein ausführlicher, wissenschaftlicher Lebenslauf erwartet, mit Vorträgen, Veröffentlichungen, Gremienarbeit und eingeworbenen Drittmitteln. Mitgliedschaften und Engagement, etwa im Verband deutscher Archivarinnen und Archivare (VdA) oder in regionalen Arbeitskreisen, werden in diesem Fach tatsächlich gelesen.

Der Einstieg ins Archiv ist umkämpft und stark projektbezogen. Die erste Stelle ist oft eine befristete Projektstelle, eine Stelle in der Erschließung oder ein Volontariat, wo es angeboten wird. Ihr Lebenslauf muss zeigen, dass Sie schon echte Erschließung gemacht und nicht nur darüber gelernt haben.

1. 1Machen Sie aus jeder Praxisphase, jedem Praktikum und jedem Ehrenamt eine eigene Station mit Stunden, erschlossenen laufenden Metern und erstellten Findbüchern. „14 laufende Meter selbstständig erschlossen, 5 Findbücher in scopeArchiv veröffentlicht“ ist die Zeile, die zum Gespräch führt.
2. 2Nennen Sie die Standards, in denen Sie ausgebildet wurden, auch wenn die Menge klein war: ISAD(G), EAD, Dublin Core, PREMIS.
3. 3Arbeiten Sie sich in die Systeme ein. Manche Anbieter von Archivprogrammen stellen Demoversionen bereit, und Werkzeuge wie BitCurator oder Archivematica sind frei verfügbar. Üben Sie und schreiben Sie dann, was Sie darin können.
4. 4Übernehmen Sie die digitale Arbeit, die sonst niemand macht. Erfahrung mit Datenträgerabbildern, Formaterkennung und Webarchivierung hebt Sie über Bewerberinnen und Bewerber mit mehr Erschließungsstunden.
5. 5Nennen Sie Studienarbeiten mit echten Ergebnissen: ein Seminarprojekt, aus dem ein Findbuch entstand, eine digitale Ausstellung, ein Metadatenschema, eine Bestandsaufnahme in einer Registratur.
6. 6Führen Sie verwandte Tätigkeiten in Bibliothek, Museum, Registratur oder Forschung auf. Lesesaal, Ausleihe, Katalogisierung und wissenschaftliche Hilfskrafttätigkeit zählen alle.
7. 7Sagen Sie, dass Sie umziehen und eine befristete Stelle annehmen würden. Die meisten ersten Stellen sind Projekte mit einer Laufzeit von einem bis drei Jahren.
8. 8Werden Sie Mitglied im Fachverband und besuchen Sie einen Archivtag oder ein regionales Treffen. Die Archivwelt ist ein kleines Netzwerk, und sichtbar zu sein zählt.

• Zwei Seiten sind in diesem Fach normal. Eine Seite nur beim Berufseinstieg mit wenig Praxis.
• Wenn die Ausschreibung einen ausführlichen oder wissenschaftlichen Lebenslauf verlangt, ergänzen Sie Vorträge, Veröffentlichungen, Drittmittel und Engagement im Fach.
• Schlichtes, einspaltiges Layout. Ein Foto ist in Deutschland üblich, aber freiwillig, ebenso Geburtsdatum und Familienstand; im öffentlichen Dienst wird oft ausdrücklich darauf verzichtet. Legen Sie Abschluss- und Arbeitszeugnisse bei, denn öffentliche Arbeitgeber erwarten sie in der Regel.
• Reihenfolge: Kontakt, Profil, Berufserfahrung, Kenntnisse nach Aufgabengebieten, Fortbildungen und Engagement, Ausbildung. Beim Berufseinstieg kommt die Ausbildung an die zweite Stelle.
• Übernehmen Sie die Begriffe der Ausschreibung wörtlich: „Ordnung und Verzeichnung“, „ISAD(G)“, „EAD“, „Bewertung und Übernahme“, „digitale Unterlagen“, „Langzeitarchivierung“, „Findbuch“, „Benutzerbetreuung“, „Bestandserhaltung“, „Aufbewahrungsfristen“.
• Beantworten Sie jede Muss- und Kann-Anforderung des Anforderungsprofils irgendwo auf der Seite. Auswahlkommissionen bewerten oft wörtlich anhand dieser Liste.
• Wenn die Stelle über ein Bewerbungsportal wie Interamt oder das Portal eines Landes ausgeschrieben ist, füllen Sie jedes Feld vollständig aus und wiederholen Sie dort Ihre Inhalte. Bewertet wird oft das Formular, nicht Ihr PDF.
• Senden Sie ein PDF mit dem Namen vorname-nachname-lebenslauf-archiv.pdf.

“Nennen Sie mir laufende Meter, Findbücher und die Standards, die Sie angewendet haben, und dann, was Sie mit digitalen Unterlagen gemacht haben. An dieser Stelle werden die meisten Bewerbungen still, und genau dafür will heute jedes Archiv jemanden einstellen.”