Lebenslauf für Beamtinnen und Beamte: Beispiele und Anleitung

Die Person unten ist erfunden. Der Aufbau entspricht dem, was ein Personalreferat in Land oder Kommune erwartet: Laufbahn und Amtsbezeichnung, Zahlen zu Haushaltsmitteln und Fallzahlen und Aufgaben, die so beschrieben sind, dass sie sich mit dem Anforderungsprofil der Ausschreibung abgleichen lassen. „Öffentlicher Dienst“ umfasst Beamtinnen und Beamte ebenso wie Tarifbeschäftigte; dieses Muster zeigt eine Beamtin im gehobenen nichttechnischen Verwaltungsdienst, die nach Stationen in Stadt und Landkreis in die Landesverwaltung gewechselt ist.

In der Privatwirtschaft heißt es: kürzen, zuspitzen, Wirkung zeigen. Bei Behörden kommt etwas hinzu. Nach dem Grundsatz der Bestenauslese (Art. 33 Abs. 2 GG) wird nach Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung ausgewählt, und dafür vergleicht das Personalreferat Ihre Unterlagen mit dem schriftlichen Anforderungsprofil. Was nicht belegt ist, zählt nicht.

• Länge ist kein Selbstzweck. Ein bis zwei Seiten bleiben auch bei Behörden die Regel, zwei Seiten sind bei längerer Laufbahn üblich. Die Belege kommen in die Anlagen: Zeugnisse, Nachweis der Laufbahnbefähigung und bei Beamtinnen und Beamten meist die aktuelle dienstliche Beurteilung.
• Jede Station braucht Monat und Jahr, den Umfang (Vollzeit oder Teilzeit mit Wochenstunden) und Ihre Amtsbezeichnung oder Funktion. Fehlende Angaben zum Umfang sind ein häufiger Grund, warum Berufserfahrung nicht angerechnet wird.
• Übernehmen Sie die Sprache der Ausschreibung. Wenn dort „Verwendungsnachweisprüfung“ steht und Sie „Kontrolle der Förderempfänger“ schreiben, nennen Sie beides. Das ist kein Schlüsselwort-Trick, so funktioniert der Abgleich.
• Füllen Sie Online-Formulare und Fragebögen ehrlich aus und sorgen Sie dafür, dass der Lebenslauf jede Angabe belegt. Wer sich dort umfangreiche Erfahrung bescheinigt, ohne dass der Lebenslauf sie zeigt, scheidet schnell aus.
• Fügen Sie bei, was verlangt wird: Zeugnisse, Ernennungsurkunde oder Nachweis der Laufbahnbefähigung, dienstliche Beurteilung, Fortbildungsnachweise und gegebenenfalls eine Einverständniserklärung zur Einsicht in die Personalakte. Fehlende Unterlagen beenden mehr Bewerbungen als schwache Erfahrung.
• Bewerben Sie sich rechtzeitig vor Ablauf der Bewerbungsfrist. Verspätete Bewerbungen werden in der Regel nicht berücksichtigt, und manche Portale schließen um Mitternacht des letzten Tages automatisch.

“Viele schicken uns denselben einseitigen Lebenslauf, den sie auch für Unternehmen verwenden, und wundern sich, dass sie als ungeeignet eingestuft werden. Wir bewerten nicht den Stil. Wir gleichen Ihre Erfahrung Zeile für Zeile mit den Mindestanforderungen ab. Schreiben Sie lieber mehr als weniger, und verwenden Sie unsere Begriffe.”

Beamtinnen und Beamte bewerben sich nicht nur auf eine Stelle, sondern innerhalb einer Laufbahn. Die Laufbahngruppen heißen traditionell einfacher, mittlerer, gehobener und höherer Dienst; manche Länder sprechen inzwischen von Laufbahngruppen mit Einstiegsämtern oder von Qualifikationsebenen. Ein Lebenslauf, der Laufbahn, Fachrichtung und Statusamt nicht nennt, zwingt das Personalreferat zum Nachfragen oder fällt bei der Vorprüfung heraus.

• Für jede Station: Dienstherr oder Arbeitgeber, Ort, Amtsbezeichnung oder Funktion, Laufbahn und Fachrichtung (etwa gehobener nichttechnischer Verwaltungsdienst), Beginn und Ende mit Monat und Jahr und der Umfang der Tätigkeit.
• Geben Sie bei einem Wechsel des Dienstherrn an, ob Sie sich als Beamtin oder Beamter auf Probe oder auf Lebenszeit bewerben und ob eine Versetzung oder Abordnung angestrebt ist. Viele Behörden bitten zusätzlich um Ihr Einverständnis zur Einsicht in die Personalakte.
• Schreiben Sie entlang des Anforderungsprofils. Ausschreibungen unterscheiden meist zwischen zwingenden (konstitutiven) und wünschenswerten Anforderungen. Zeigen Sie zu jeder zwingenden Anforderung, wo, auf welchem Niveau und wie lange Sie diese Arbeit gemacht haben.
• Nennen Sie die Laufbahn, die Sie anstreben, und die Befähigung, die Sie dafür mitbringen: Vorbereitungsdienst mit Laufbahnprüfung, ein als gleichwertig anerkanntes Studium oder einen Aufstieg. Laufbahn und Statusamt bestimmen, ob Sie überhaupt in Frage kommen.
• Ein bis zwei Seiten Lebenslauf sind die Regel. Ausführlicher wird es in der Anlage, nicht im Lebenslauf: Zeugnisse, Beurteilung und Fortbildungsnachweise tragen die Einzelheiten.
• Für eine Verbeamtung prüft der Dienstherr unter anderem die Staatsangehörigkeit (deutsch, EU, EWR oder Schweiz, Ausnahmen sind möglich). Eine vorhandene Sicherheitsüberprüfung nennen Sie mit Stufe und Jahr, wenn die Stelle sie verlangt.
• Achten Sie auf den Zugangsweg der Ausschreibung: externe Ausschreibung für alle, interne Ausschreibung für Beschäftigte des Dienstherrn, Einstellung in den Vorbereitungsdienst für Nachwuchskräfte oder Versetzung von einem anderen Dienstherrn.

Ein kurzes Profil oben hilft Fachvorgesetzten und Auswahlgremien, die Ihre Unterlagen nach der Vorprüfung lesen. Bleiben Sie bei drei bis vier Zeilen und beginnen Sie mit Laufbahn, Aufgabengebiet, Haushaltsvolumen und Verwaltungsebene.

Lebensläufe für Behörden scheitern meist an derselben Stelle: Viele setzen voraus, dass alle, die den Lebenslauf lesen, wissen, was eine Sachbearbeiterin Zuwendungen tut. Nennen Sie das Geld, die Menge, Ihre Zuständigkeit und das Ergebnis.

Kenntnisse wirken bei Behörden am besten, wenn sie die Begriffe aus Ausschreibung und Aufgabenbeschreibung der Stelle aufgreifen. Übernehmen Sie diese Begriffe und gruppieren Sie sie.

• Haushalt und Förderung: Zuwendungsrecht und Verwendungsnachweisprüfung, Haushaltsaufstellung und Mittelbewirtschaftung, Ausgabenüberwachung, Kosten- und Leistungsrechnung, Vergabe und Erstellung von Ausschreibungen, Vertragsmanagement, Finanzberichte.

• Recht und Vorschriften: Auslegung von Gesetzen und Verordnungen, Verwaltungsverfahren und Bescheide, Widerspruchsverfahren, Richtlinien und Verbändeanhörung, Informationsfreiheit und Sitzungsdienst, Aufbewahrungsfristen, Umgang mit Prüfungsfeststellungen, Korruptionsprävention, Datenschutz.

• Analyse und Systeme: Antrags- und Fallprüfung, Datenauswertung mit Excel und Power BI oder Tableau, Kennzahlen und Berichte, SAP oder kommunale Finanzsoftware, Fachverfahren und E-Akte, Geodaten, wenn Ihr Aufgabengebiet sie nutzt.

• Zusammenarbeit: verständliche Bescheide und Schreiben, Vorlagen für Hausspitze und Gremien, Moderation von Abstimmungsrunden, Gespräche mit aufgebrachten Bürgerinnen und Bürgern ohne Eskalation, Arbeit über Referats- und Ämtergrenzen hinweg und Führung nach Beurteilungs- und Personalvertretungsrecht.

Viele Stellen im öffentlichen Dienst werden nicht allein nach dem Lebenslauf besetzt. Je nach Verwaltungsebene und Laufbahn gibt es Einstellungstests, Auswahlgespräche oder Vorgaben, die bestimmte Bewerbergruppen berücksichtigen. Diese Punkte entscheiden mit darüber, ob Ihre Bewerbung überhaupt in die engere Wahl kommt.

• Einstellungstests: Für den Vorbereitungsdienst und das duale Studium führen viele Dienstherren schriftliche Tests, Auswahlgespräche oder ein Assessment-Center durch. Erkundigen Sie sich bei der einstellenden Behörde oder dem zuständigen Ministerium nach dem aktuellen Verfahren.
• Laufbahnbefähigung und Laufbahnprüfung: Nennen Sie sie mit genauer Bezeichnung, Dienstherrn und Jahr, so wie sie auf Prüfungszeugnis oder Urkunde steht.
• Soldatinnen und Soldaten auf Zeit: Je nach Dienstzeit kommt ein Eingliederungs- oder Zulassungsschein in Betracht, für den Stellen im öffentlichen Dienst vorbehalten sein können. Nennen Sie ihn und legen Sie ihn bei.
• Nachwuchsprogramme: Vorbereitungsdienst als duales Studium oder Ausbildung, Traineeprogramme einzelner Länder und Bundesbehörden sowie der Direkteinstieg mit Master in den höheren Dienst, soweit das Laufbahnrecht ihn vorsieht.
• Schwerbehinderte und gleichgestellte Bewerberinnen und Bewerber: Öffentliche Arbeitgeber müssen sie grundsätzlich zum Vorstellungsgespräch einladen, sofern die fachliche Eignung nicht offensichtlich fehlt (§ 165 SGB IX). Ob Sie eine Schwerbehinderung angeben, entscheiden Sie selbst; die Einladung setzt die Angabe voraus.
• Sicherheitsüberprüfung: Wenn Sie eine haben, nennen Sie Stufe und Jahr der letzten Überprüfung. Für Stellen, die sie verlangen, spart das der Behörde viel Zeit, deshalb gehört sie weit nach oben.
• Wenn Ihre Befähigung aus dem Verwaltungsdienst eines anderen Landes stammt, etwa aus dem öffentlichen Dienst Ihres Herkunftslands, führen Sie sie als Nachweis mit ausstellender Stelle und Datum auf. Sie ersetzt in der Regel keine deutsche Laufbahnbefähigung; ausländische Hochschulabschlüsse lassen Sie bewerten, etwa mit einer Zeugnisbewertung der Zentralstelle für ausländisches Bildungswesen.

Behörden stellen jedes Jahr viele Nachwuchskräfte ein, für Vorbereitungsdienst, duales Studium und Sachbearbeitung, und sie wählen nach belegter Eignung aus, nicht nach Hochglanz. Der Weg hinein führt meist über einen passenden Abschluss und eine erste einschlägige Erfahrung.

1. 1Lesen Sie zuerst die Voraussetzungen. Für den Vorbereitungsdienst zählt der Schulabschluss (mittlerer Schulabschluss für den mittleren Dienst, Abitur oder Fachhochschulreife für den gehobenen Dienst), für Stellen als Tarifbeschäftigte ein Abschluss oder eine Mindestzahl an Jahren Berufserfahrung. Prüfen Sie, welchen Weg Sie erfüllen, und schreiben Sie den Lebenslauf so, dass er genau diesen belegt.
2. 2Geben Sie die Ausbildung vollständig an: Abschluss, Studiengang, Hochschule oder Schule, Jahr, Note und passende Schwerpunkte wie Verwaltungsrecht, öffentliche Finanzen oder Personalwesen.
3. 3Führen Sie Praktika und Studentenjobs mit Monat, Jahr und Wochenstunden auf, genau wie eine reguläre Stelle, denn so werden sie angerechnet.
4. 4Nennen Sie Ehrenamt mit Kontakt zur Öffentlichkeit: Jugendgemeinderat, Arbeit in einem Verein oder einer Tafel, Nachhilfeprojekte, Wahlhelfertätigkeit. Behörden schätzen das mehr als viele andere Arbeitgeber.
5. 5Suchen Sie nicht nur nach Stellenbezeichnungen, sondern auch nach Zugangswegen: Interamt, service.bund.de, die Karriereportale der Länder und Kommunen. Ausbildungs- und Studienplätze werden oft getrennt von regulären Stellen ausgeschrieben.
6. 6Bewerben Sie sich früh. Für Vorbereitungsdienst und duales Studium endet die Bewerbungsfrist oft viele Monate vor dem Einstellungstermin.

• Ein bis zwei Seiten, bei längerer Laufbahn mit mehreren Verwendungen sind zwei Seiten üblich. Einzelheiten tragen Zeugnisse, Beurteilung und Fortbildungsnachweise in den Anlagen.
• Schlichtes Format. Viele Bewerbungsportale wie Interamt übernehmen Angaben in eigene Formulare, und Spalten, Tabellen oder Grafiken kommen dabei durcheinander.
• Für jede Station Monat und Jahr, Umfang sowie Amtsbezeichnung oder Funktion. Bei Bewerbungen innerhalb des öffentlichen Dienstes gehören Laufbahn und Statusamt bzw. Entgeltgruppe dazu.
• Ein Bewerbungsfoto ist in Deutschland üblich, aber freiwillig, und manche öffentlichen Arbeitgeber bitten ausdrücklich um Bewerbungen ohne Foto. Geburtsdatum und Familienstand sind ebenfalls freiwillig.
• Nennen Sie die Staatsangehörigkeit, wenn die Stelle eine Verbeamtung vorsieht, und eine vorhandene Sicherheitsüberprüfung, wenn sie verlangt wird.
• Verwenden Sie durchgehend die Begriffe der Ausschreibung und geben Sie die Kennziffer im Anschreiben oder im Betreff an, wenn die Ausschreibung eine nennt.
• Halten Sie eine vollständige Hauptfassung bereit und erstellen Sie daraus für jede Ausschreibung eine zugeschnittene Fassung. Eine Bewerbung mit einem nicht angepassten Lebenslauf ist der häufigste Fehler bei Behörden.

Zum Schluss: Drucken Sie die Ausschreibung aus, markieren Sie jede Anforderung im Anforderungsprofil und suchen Sie sie in Ihrem Lebenslauf. Was Sie nicht finden, wird auch das Personalreferat nicht finden. Der ATS-Check von cvplex zeigt Ihnen fehlende Begriffe aus der Ausschreibung auf einen Blick.