Lebenslauf für Bürokräfte: Beispiele und Anleitung

Hier geht es um eine Bürokraft in einem mittelgroßen Unternehmen mit der üblichen Mischung aus Ablage, Datenerfassung, Rechnungen, Post und Telefon. Name und Arbeitgeber sind erfunden. Achten Sie darauf, dass fast jeder Stichpunkt eine Menge oder eine Fehlerquote enthält. Büroarbeit wird gemessen, aber die meisten Lebensläufe von Bürokräften erwähnen das nicht.

Auf Stellen für Bürokräfte bewerben sich viele, und die meisten Lebensläufe sehen gleich aus, weil alle dieselbe Stellenbeschreibung abschreiben. Die Büroleitung sucht nach wenigen Dingen.

• Volumen. Rechnungen pro Monat, erfasste Formulare pro Woche, Anrufe pro Tag, gezogene Akten, gescannte Seiten. Das Volumen zeigt, dass Sie im Tempo eines Büros arbeiten können.
• Genauigkeit. Eine Quote, ein Prüfergebnis oder eine Fehlerquote. Fehler im Büro kosten später Geld, deshalb trennt diese Zahl die Bewerbungen.
• Software. Die genauen Systeme, nicht „gute PC-Kenntnisse“. Microsoft 365 wird vorausgesetzt; wichtig ist die Buchhaltungs-, Warenwirtschafts- oder Branchensoftware.
• Diskretion. Lohnunterlagen, Patientenakten, Verträge und Personalunterlagen gehen durch die Hände einer Bürokraft. Ein konkreter Satz zum vertraulichen Umgang hat hier echtes Gewicht.
• Vertretung. Können Sie den Empfang übernehmen, das Telefon abdecken, die Post bearbeiten und einspringen, wenn jemand fehlt? Wer mehr abdeckt, wird zuerst eingestellt.
• Verfügbarkeit und Eintrittstermin. In kleinen Büros macht sich jede unbesetzte Stelle sofort bemerkbar. Nennen Sie, ab wann Sie anfangen können.

“Jeder Lebenslauf für eine Bürostelle sagt: organisiert, sorgfältig, gute Office-Kenntnisse. Das sagt mir gar nichts. Geben Sie mir eine Zahl: zweihundert Rechnungen im Monat mit neunundneunzig Prozent Genauigkeit, vierzig Anrufe am Tag, zwanzigtausend gescannte Seiten. Dann nennen Sie das System, in dem Sie wirklich gearbeitet haben. Dieser Lebenslauf kommt auf den Stapel für die Gespräche.”

Zwei oder drei Zeilen: Jahre, Art des Büros, Volumen und Genauigkeit, das wichtigste System. Ein Berufsziel nur dann, wenn Sie noch keine Büroerfahrung haben, und auch dann mit dem, was Sie schon können.

Wer nach Aufgaben einer Bürokraft sucht, findet: Telefon, Ablage, Datenerfassung, Unterstützung der Kolleginnen und Kollegen. Diese Liste steht in Tausenden Lebensläufen und hebt niemanden hervor. Ergänzen Sie jede Aufgabe um eine Zahl, ein System oder ein Ergebnis.

Gliedern Sie sie. Zuerst die Software, denn danach wird gesucht, dann die Büroaufgaben, dann die wenigen persönlichen Eigenschaften, die im Büro wirklich zählen.

• Software: Microsoft 365 (Outlook, Word, Excel, Teams, SharePoint), Google Workspace, Adobe Acrobat, DocuSign und das konkrete System Ihres Betriebs, etwa SAP, DATEV, Lexware, Salesforce, Personio oder eine Praxissoftware
• Excel im Einzelnen: Sortieren und Filtern, SVERWEIS oder XVERWEIS, Pivot-Tabellen, einfache Formeln. Nennen Sie, was Sie wirklich nutzen, denn „Excel“ allein sagt nichts
• Datenarbeit: Geschwindigkeit und Genauigkeit bei der Erfassung, Ziffernblock blind, Stapelprüfung, Rechnungsabgleich, Vorkontierung von Bestellungen und Ausgaben
• Schriftgut: Papier- und elektronische Ablage, Verschlagwortung und Benennungsregeln, Aufbewahrungsfristen, Archivierung und datenschutzgerechte Vernichtung, Scannen
• Empfang und Telefon: Telefonanlage, Anrufweiterleitung und Notizen, Begrüßung von Gästen und Besucherausweise, Raum- und Terminplanung, einfache Reisebuchungen
• Post und Versand: Sortieren der Eingangspost, Einschreiben, Kurierkonten, Lieferscheine und Zollpapiere
• Persönlich: Diskretion bei vertraulichen Unterlagen, konzentriertes Arbeiten trotz Unterbrechungen, lieber nachfragen als raten, und andere Arbeitsplätze vertreten, ohne zweimal gebeten zu werden

Streichen Sie „sorgfältig“, „teamfähig“ und „gute MS-Office-Kenntnisse“. Sie stehen in fast jedem Lebenslauf einer Bürokraft und haben deshalb kein Gewicht. Ihre Genauigkeitsquote sagt dasselbe, mit Beleg.

Diese Version wird besonders oft gesucht, und das Ziel ist realistisch. Mit einer Stelle als Bürokraft oder Bürohilfe beginnen viele Laufbahnen im Büro, und die Büroleitung rechnet damit, Sie selbst in die Systeme einzuarbeiten. Was sie nicht beibringen kann, sind Genauigkeit, Diskretion und Verlässlichkeit.

1. 1Stellen Sie einen Kenntnisse-Block an den Anfang statt der Berufserfahrung: Schreibgeschwindigkeit, Excel-Niveau, Erfahrung am Telefon und jedes System, das Sie genutzt haben.
2. 2Machen Sie einen Schreibtest und nennen Sie das belegte Ergebnis. Es ist eine der wenigen Angaben, die eine Büroleitung in zehn Sekunden prüfen kann.
3. 3Nutzen Sie Einzelhandel, Gastronomie, Lager oder Pflege, um dieselben Fähigkeiten zu belegen: stimmende Kasse, Anrufe pro Tag, Inventuren, erreichte Tagesvorgaben.
4. 4Zählen Sie Schule und Ehrenamt mit: die Kasse im Verein, die Ablage im Gemeindebüro, die Vertretung im Schulsekretariat, die Unterlagen im Familienbetrieb.
5. 5Ergänzen Sie nach Möglichkeit eine Microsoft-Office-Specialist-Prüfung. Excel Associate ist bezahlbar, in wenigen Wochen vorbereitet und fällt in einem ersten Lebenslauf auf.
6. 6Sagen Sie klar, dass Sie sofort anfangen können und auch für befristete Stellen oder Zeitarbeit mit Übernahmeoption offen sind. Viele Bürostellen werden zuerst über Personaldienstleister besetzt.
7. 7Bleiben Sie bei einer Seite und beginnen Sie mit dem, was Sie können, nicht mit dem, was Sie noch nicht gemacht haben.

Für viele Stellen als Bürohilfe reicht ein Schulabschluss; für die Sachbearbeitung erwarten die meisten Arbeitgeber eine kaufmännische Ausbildung. Ein kurzer zusätzlicher Nachweis hebt Sie trotzdem aus einem großen Stapel heraus und kann Ihnen auch bei der Gehaltsverhandlung helfen.

• Schulabschluss. Nennen Sie ihn immer, auch wenn er Ihr einziger Abschluss ist; für Bürohilfen ist er oft die einzige Voraussetzung.
• Kaufmann oder Kauffrau für Büromanagement (IHK), die dreijährige duale Ausbildung, die 2014 unter anderem den früheren Bürokaufmann abgelöst hat. Alternativ eine schulische Ausbildung zur staatlich geprüften kaufmännischen Assistenz. Stellen Sie den Abschluss nach oben, solange er Ihr stärkstes Argument ist.
• Microsoft Office Specialist, vor allem Excel Associate und Word Associate. Die Prüfungen sind standardisiert und überprüfbar.
• Ein Nachweis Ihrer Schreibgeschwindigkeit. Es gibt kostenlose und kostenpflichtige Tests, und Personaldienstleister verlangen oft ohnehin einen.
• Geprüfte/r Fachwirt/in für Büro- und Projektorganisation (IHK), wenn Sie später in die Assistenz oder das Office Management wollen.
• Die Externenprüfung vor der IHK. Wer lange genug im Büro gearbeitet hat, kann den Abschluss Kaufmann oder Kauffrau für Büromanagement ohne Ausbildung nachholen; über die Zulassung entscheidet die IHK.
• Branchenschulungen, wo es passt: Datenschutzschulungen nach DSGVO in Praxen, Grundkurse in Buchhaltung für die Kreditorenbuchhaltung oder Schulungen zu Versand und Zoll im Großhandel.

Eine Seite genügt meist, bei längerer Erfahrung höchstens zwei. Schlichtes, einspaltiges Layout ohne Symbole und ohne Balken für Kenntnisse; ein Bewerbungsfoto ist in Deutschland üblich, aber freiwillig. Bürostellen werden oft über Personaldienstleister besetzt, deren Bewerbermanagementsysteme reinen Text lesen, und ein zweispaltiges Design kann Ihre Berufsbezeichnungen durcheinanderbringen.

• Übernehmen Sie die genauen Begriffe der Anzeige: „allgemeine Büroarbeiten“, „Datenerfassung“, „Ablage“, „Kreditorenbuchhaltung“, „Empfang“, „Telefonzentrale“ und jedes genannte System.
• Nennen Sie bei jeder Station die Größe des Büros: Mitarbeitende, Ärztinnen und Ärzte, Abteilungen oder die Zahl der Personen, deren Telefon Sie vertreten haben. Das zeigt, welchen Umfang Sie bewältigen.
• Schreiben Sie Monat und Jahr. Befristete Stellen und Zeitarbeitseinsätze sind in diesem Bereich normal; kennzeichnen Sie sie als Einsatz über einen Personaldienstleister, statt Lücken zu lassen.
• Setzen Sie Schreibgeschwindigkeit und wichtigste Software ins obere Drittel, wo jemand, der nach Schlüsselwörtern sucht, sie sieht.
• Speichern Sie als PDF, sofern die Anzeige oder der Personaldienstleister keine Word-Datei verlangt; manche Systeme bevorzugen noch Word.

Zum Schluss ein Test: Wenn die Büroleitung in den ersten fünf Zeilen nicht erkennt, wie viel Sie bewältigen, wie genau Sie arbeiten und welche Systeme Sie kennen, rücken Sie diese Angaben nach oben.