Lebenslauf für Medizinische Fachangestellte und das Arztsekretariat: Beispiele und Anleitung

Dies ist der Lebenslauf einer Medizinischen Fachangestellten mit rund neun Jahren Erfahrung in der Patientenaufnahme eines Krankenhauses, in einer Hausarztpraxis und in einer orthopädischen Facharztpraxis. Name und Arbeitgeber sind erfunden. Ersetzen Sie Software, Patientenzahlen und Verwaltungsaufgaben durch Ihre eigenen.

Ihren Lebenslauf liest meist die Praxismanagerin, die Erstkraft oder die Ärztin selbst, und oft fehlt gerade jemand an der Anmeldung. Sie wollen schnell vier Antworten.

• Welche Software kennen Sie? CGM MEDISTAR, CGM ALBIS, CGM TURBOMED, medatixx, T2med, tomedo, im Krankenhaus ORBIS oder iMedOne. Wenn Sie das System der Praxis kennen, helfen Sie in der ersten Woche statt in der vierten.
• Schaffen Sie das Aufkommen? Die Anmeldung einer vollen Praxis heißt Telefon, Anmeldung, Abmeldung und Terminplanung gleichzeitig. Nennen Sie Zahlen: Anrufe am Tag, Anmeldungen, betreute Ärztinnen und Ärzte.
• Kennen Sie sich mit Kostenträgern und Abrechnung aus? Versicherungsstatus, Privatrechnungen nach GOÄ, BG-Fälle, Kostenübernahmen und die Vorbereitung der Quartalsabrechnung nach EBM unterscheiden in vielen Anzeigen eine Empfangskraft von einer erfahrenen MFA, und das wirkt sich oft auf die Eingruppierung aus.
• Gehen Sie sicher mit Patientendaten um? DSGVO, Schweigepflicht, Herausgabe von Befunden nur mit Berechtigung und sichere Identifizierung der Patientinnen und Patienten. Eine klare Zeile zum Umgang mit Patientendaten genügt.

“Ich suche in den ersten drei Zeilen die Praxissoftware und das Telefonaufkommen. Wenn mir jemand schreibt, dass sie hundert Anrufe am Tag bewältigt und Kostenübernahmen in drei Tagen erledigt, weiß ich, dass sie bei uns einen Montag übersteht. Alles andere kann ich beibringen.”

Drei Zeilen: Berufsjahre und Umfeld, Software, eine Zahl. Wenn Sie neu im Gesundheitswesen sind, schreiben Sie stattdessen ein Berufsziel und sagen, was Sie schon können.

Schreiben Sie die Aufgaben, für die Sie verantwortlich sind, mit einer Zahl in jedem Stichpunkt. Die Beispiele sind nach den Bereichen geordnet, die in den meisten Anzeigen stehen.

Zwölf bis sechzehn Kenntnisse, in Gruppen. Zuerst die Software, dann Kostenträger, Abrechnung und Patientenakte, zuletzt die persönlichen Fähigkeiten, auf die es an der Anmeldung wirklich ankommt.

Systeme und Software (nur die, mit denen Sie wirklich gearbeitet haben):

• Praxisverwaltungssysteme wie CGM MEDISTAR, CGM ALBIS, CGM TURBOMED, medatixx, T2med oder tomedo
• Krankenhausinformationssysteme wie ORBIS oder iMedOne
• Anwendungen der Telematikinfrastruktur: eGK, eAU, E-Rezept, elektronische Patientenakte (ePA) und KIM
• Telefonanlagen mit Warteschlange und Online-Terminbuchung, etwa über Doctolib
• Microsoft Outlook, Word und Excel; Fax und verschlüsselte Kommunikation
• Scannen und Zuordnen von Dokumenten zur Patientenakte

Anmeldung, Kostenträger und Abrechnung:

• Sprechstunden- und Terminplanung mit Vorlagen
• Patientenaufnahme und Stammdatenpflege
• Prüfung des Versicherungsstatus (GKV, PKV, Berufsgenossenschaft)
• Kostenübernahmen, Anträge und Überweisungsmanagement
• Tageskasse, Privatrechnungen nach GOÄ, IGeL-Leistungen
• Befundanforderungen und Auskunftsanfragen zur Patientenakte
• Medizinische Fachbegriffe; ICD-10-GM und EBM-Ziffern nachschlagen
• Vorbereitung der Sprechstunde und Nachverfolgung von Befunden

Umgang und Sorgfalt, also das, wofür eine Praxismanagerin Sie eigentlich einstellt:

• Datenschutz nach DSGVO und ärztliche Schweigepflicht
• Sichere Identifizierung der Patientinnen und Patienten, etwa mit Name und Geburtsdatum
• Aufgebrachte oder ängstliche Patientinnen und Patienten an der Anmeldung beruhigen
• Medizinische Anrufe richtig einordnen: was an die Ärztin geht und was Sie nie selbst beantworten
• Anmeldung und Telefon gleichzeitig betreuen, ohne eines davon zu vernachlässigen
• Eine Fremdsprache, falls Sie eine sprechen; Praxen achten darauf

Für die Arbeit an der Anmeldung braucht es in Deutschland keine staatliche Zulassung. Die Ausbildung zur Medizinischen Fachangestellten ist aber der Standard, den die meisten Praxen verlangen, und Fortbildungen bringen Sie nach vorn, wenn eine Praxismanagerin vierzig Bewerbungen und keine Zeit hat.

• Medizinische/r Fachangestellte/r (MFA): dreijährige duale Ausbildung in Praxis und Berufsschule mit Abschlussprüfung vor der Ärztekammer. Das ist die Qualifikation, die in Anzeigen für Arztpraxen am häufigsten genannt wird.
• Fachwirt/in für ambulante medizinische Versorgung: Aufstiegsfortbildung der Ärztekammern für MFA, sinnvoll für Praxismanagement und Teamleitung. Ebenso gefragt sind Kurse zur Abrechnung nach EBM und GOÄ und zum Qualitätsmanagement.
• Wer in die Abrechnung geht, nennt die Fortbildung mit Jahr. Die Kodierung im Krankenhaus (Kodierfachkraft) ist eine eigene Qualifikation; geben Sie sie nur an, wenn Sie sie tatsächlich haben.
• Arztsekretär/in und Medizinische/r Dokumentationsassistent/in sind Bildungsgänge mit Schwerpunkt Verwaltung und Dokumentation, ohne die medizinische Assistenz der MFA. Nennen Sie den genauen Abschluss und den Bildungsträger, denn die Bezeichnungen sind nicht bundeseinheitlich geregelt.
• Regelmäßige, meist jährliche Unterweisung in Datenschutz und Schweigepflicht. Nennen Sie das Jahr. Praxen müssen nachweisen können, dass ihr Team unterwiesen ist, deshalb ist die Angabe für sie tatsächlich nützlich.
• Erste Hilfe oder Notfalltraining im Praxisteam: in vielen Praxen jährlich für alle Mitarbeitenden, auch an der Anmeldung, und in Kliniken oft ab dem ersten Tag verlangt.
• Schulbildung: Für die MFA-Ausbildung ist kein bestimmter Schulabschluss vorgeschrieben, die meisten Praxen erwarten aber den mittleren Schulabschluss. Eine kaufmännische Ausbildung, etwa als Kaufmann oder Kauffrau im Gesundheitswesen, öffnet vor allem Türen in Kliniken und MVZ; Erfahrung an einer vollen Anmeldung zählt aber oft mehr als jeder Kurs.

An die Anmeldung kommen viele aus Einzelhandel, Hotellerie, Callcenter und Büro, denn die Kernaufgaben sind dieselben: Termine, Telefon, Zahlungen, schwierige Gespräche und keine Unterlagen verlieren. Für eine Stelle als MFA ist die Ausbildung meist Voraussetzung, für Empfangs- und Verwaltungsstellen nicht immer. Ihre Aufgabe ist es, Ihre Erfahrung in die Sprache der Praxis zu übersetzen.

1. 1Schreiben Sie die Bezeichnung aus der Anzeige unter Ihren Namen, etwa „Empfang und Verwaltung, Arztpraxis“, nicht „Verkäuferin“ oder „Studentin“.
2. 2Ergänzen Sie einen Nachweis, den Sie schnell erwerben können. Ein Kurs in medizinischer Terminologie und ein Abrechnungskurs (EBM und GOÄ) sorgen dafür, dass eine Praxismanagerin Sie ernst nimmt. Langfristig führt eine Ausbildung oder Umschulung zur MFA weiter.
3. 3Beschreiben Sie Ihre bisherigen Stellen mit Begriffen der Anmeldung: vergebene Termine, angenommene Anrufe, Zahlungen, abgelegte Unterlagen, gelöste Beschwerden.
4. 4Sagen Sie klar, dass Sie mit vertraulichen Daten umgehen können, und nennen Sie eine Datenschutzschulung, wenn Sie eine haben.
5. 5Nennen Sie Ihre Verfügbarkeit. Viele Praxen öffnen um 7 Uhr oder früher und bieten Abendsprechstunden an.

Die Bezeichnungen in diesem Bereich werden locker verwendet. Medizinische Fachangestellte, Arzthelferin (die frühere Bezeichnung), Arztsekretärin, Empfangskraft, Mitarbeiterin Patientenaufnahme, Stationssekretärin und Medizinische Dokumentationsassistentin überschneiden sich stark. Übernehmen Sie oben im Lebenslauf die Bezeichnung aus der Anzeige und behalten Sie in der Berufserfahrung Ihre tatsächlichen früheren Bezeichnungen.

• Eine Seite. Zwei Seiten nur mit zehn Jahren Erfahrung in mehreren Abteilungen oder mit Leitungsaufgaben; in Deutschland sind zwei Seiten dann üblich und akzeptiert.
• Reihenfolge: Kopf mit Zielbezeichnung und Abschluss, Profil in drei Zeilen, Berufserfahrung, Kenntnisse, Fortbildungen, Ausbildung. Fortbildungen stellen Sie nur dann vor die Berufserfahrung, wenn die Anzeige eine bestimmte verlangt.
• Einspaltig, übliche Überschriften, PDF, wenn nichts anderes verlangt wird. Die Bewerbermanagementsysteme von Kliniken zerlegen Seitenleisten und Tabellen oft.
• Ein Bewerbungsfoto ist in Deutschland üblich, aber freiwillig; Geburtsdatum und Familienstand ebenso. Ein kurzes Anschreiben wird bei Praxen und Kliniken meist erwartet. In Österreich heißt der vergleichbare Beruf Ordinationsassistenz, in der Schweiz Medizinische Praxisassistentin EFZ; halten Sie sich an die Gepflogenheiten des Landes, in dem Sie sich bewerben.
• Übernehmen Sie die Begriffe der Anzeige, wenn sie auf Sie zutreffen: Anmeldung, Empfang, Terminvergabe, Patientenaufnahme, Versicherungsstatus, Kostenübernahme, Überweisung, Abrechnung, EBM, GOÄ, Praxissoftware, Telematikinfrastruktur, Datenschutz, medizinische Fachbegriffe, Telefonmanagement.
• Achten Sie auf das Umfeld. Für eine Klinikabteilung zählen Aufkommen und Systeme; eine kleine Einzelpraxis will vor allem wissen, ob Sie die Anmeldung allein führen können.