Lebenslauf für die Assistenz der Geschäftsführung: Beispiele und Anleitung

Neun Jahre Berufserfahrung, von der Assistenz einer Bauabteilung bis zur Assistenz des Vorsitzenden der Geschäftsführung mit Betreuung des Aufsichtsrats. Die Person ist erfunden. Überzeugend ist der Lebenslauf, weil jeder Stichpunkt eine Größenordnung zeigt: wie viele Führungskräfte, wie viele Termine, wie viel Reisebudget, wie viele Aufsichtsratsmitglieder.

Auf Stellen als Assistenz der Geschäftsführung bewerben sich sehr viele Menschen. Die Vorauswahl ist deshalb schnell, und entscheidend ist, ob Sie zu einer ganz bestimmten Führungskraft passen.

• Unterstützte Ebene. Die Assistenz einer Geschäftsführung mit Aufsichtsrat ist eine andere Aufgabe als die Unterstützung eines Teams mit fünf Personen. Nennen Sie die Funktion und die Größe des Unternehmens.
• Komplexität. Zahl der Führungskräfte, Termine pro Woche, Standorte oder Zeitzonen, Reiseaufkommen, ob Sie das Postfach führen. Diese Zahlen zeigen, wie viel Druck Sie aushalten.
• Diskretion. Aufsichtsratsprotokolle, Vergütung, Rechtsakten, Personalabbau, Unternehmenskäufe. Eine Zeile, die zeigt, dass Sie mit sensiblen Unterlagen ruhig und sicher umgehen, ist mehr wert als das Wort „vertraulich“ in der Kenntnisliste.
• Urteilsvermögen. Können Sie im Namen der Führungskraft einer Bereichsleitung absagen, entscheiden, was bei ihr ankommt, und sie vorbereiten, ohne dass sie fragen muss? Zeigen Sie es mit einer Entscheidung, die Sie getroffen haben, nicht mit einem Adjektiv.
• Systeme. Outlook oder Google, das Reisekostentool, das Gremienportal, das CRM. Die bisherige Assistenz hat mit bestimmten Werkzeugen gearbeitet, und das Unternehmen möchte ungern bei null anfangen.

“Ich suche in den ersten drei Zeilen eine Zahl. Wie viele Führungskräfte, wie viele Termine, wie viele Reisen. Danach suche ich alles, was Urteilsvermögen zeigt, denn im Kern geht es darum zu entscheiden, was bei der Chefin oder dem Chef ankommt. Ein Lebenslauf, der nur ‚organisiert und sorgfältig‘ sagt, zeigt mir, dass die Person diese Entscheidung noch nie treffen musste.”

Drei bis vier Zeilen: Jahre, wen Sie unterstützen, der schwierigste Teil des Kalenders und ein messbares Ergebnis. Passen Sie die Branchenbegriffe an die Stellenanzeige an.

Stichpunkte im Lebenslauf einer Assistenz scheitern fast immer gleich: sie zählen Aufgaben auf, die jede Person in dieser Rolle erledigt. Ergänzen Sie Volumen, Ebene oder Ergebnis.

Bilden Sie drei Gruppen: was Sie verantworten, mit welchen Werkzeugen, und wie Sie arbeiten. Streichen Sie alles, was Sie im Gespräch nicht mit einem Beispiel belegen könnten.

• Assistenz der Führungskraft: Kalenderführung für mehrere Personen, Vorsortierung des Postfachs und Korrespondenz im Namen der Führungskraft, Abschirmen und Priorisieren, Tagesordnungen und Briefings, Nachverfolgung offener Punkte, Protokolle und Maßnahmenlisten, Gremienarbeit für Aufsichtsrat, Beirat und Ausschüsse
• Organisation und Budget: Reisen im In- und Ausland, Reisepläne, Visa und Reisepässe, Reisekostenabrechnung, Bestellungen, Dienstleisterverträge, Veranstaltungs- und Tagungsorganisation, Büro- und Budgetverwaltung
• Software: Outlook und Microsoft 365, Google Workspace, Teams, Zoom, SAP Concur oder Circula, DocuSign, Asana oder Notion, Salesforce oder HubSpot, Gremienportale wie Diligent, PowerPoint oder Canva für Präsentationen
• Urteilsvermögen und Auftreten: Diskretion bei vertraulichen Unterlagen, der richtige Ton beim Schreiben im Namen anderer, Ruhe, wenn ein Tag aus den Fugen gerät, höfliches Nein gegenüber Führungskräften, vorausdenken, was die Führungskraft als Nächstes braucht

Zwei Kenntnisse verdienen eine eigene Erwähnung, weil sie in Anzeigen oft stehen und im Lebenslauf fehlen: Schreiben (Sie formulieren im Ton der Führungskraft, also zählt eine Zeile zu Korrespondenz nach DIN 5008 oder zu Präsentationen) und Excel über die Grundlagen hinaus (Pivot-Tabellen, Budgetübersichten, Personalberichte). Verhandlungssicheres Englisch wird für diese Stellen fast immer verlangt; geben Sie das Niveau nach GER an (etwa C1).

Viele suchen nach beiden Bezeichnungen, aber Arbeitgeber behandeln sie nicht gleich. Wenn Sie sich aus der Büroassistenz auf eine Stelle als Assistenz der Geschäftsführung bewerben, gewichten Sie den Lebenslauf neu, statt Ihre Laufbahn umzuschreiben.

Kaum jemand wird direkt als Assistenz eines Vorsitzenden der Geschäftsführung eingestellt, aber viele kommen aus Empfang, Einzelhandel, Hotellerie, Schule, Bundeswehrverwaltung oder Kundenservice. In all diesen Bereichen geht es um Termine, anspruchsvolle Menschen und vertrauliche Informationen.

1. 1Beschreiben Sie Ihre jetzige Stelle in der Sprache der Assistenz: Kalender, Terminplanung, Korrespondenz, Unterlagen, Dienstleister, Budgets, vertraulicher Umgang.
2. 2Ergänzen Sie Zahlen. Für wie viele Personen haben Sie Termine geplant, wie viele Anrufe oder E-Mails am Tag, wie groß war die Kasse oder das Budget.
3. 3Zeigen Sie Ihre Software. Outlook und Excel auf echtem Niveau sind die Einstiegshürde. Eine MOS-Prüfung oder ein kurzer Excel-Kurs, etwa an der Volkshochschule, gehört in den Lebenslauf.
4. 4Nennen Sie inoffizielle Assistenzaufgaben: Sie haben Reisen für die Leitung gebucht, den Teamkalender geführt oder in der Teambesprechung das Protokoll geschrieben.
5. 5Zielen Sie auf den realistischen ersten Schritt, also Büroassistenz, Teamassistenz oder Office-Koordination, und steigen Sie nach zwei bis drei Jahren auf.
6. 6Schreiben Sie ein kurzes Berufsziel statt eines Profils und sagen Sie klar, warum Sie in die Assistenz wechseln.

• Zertifikate sind freiwillig. Üblich ist in Deutschland eine kaufmännische Ausbildung, meist als Kaufmann oder Kauffrau für Büromanagement (IHK). Bekannte Weiterbildungen sind Geprüfte/r Fremdsprachenkorrespondent/in (IHK), Geprüfte/r Fachwirt/in für Büro- und Projektorganisation (IHK) und Geprüfte/r Wirtschaftsfachwirt/in (IHK); Lehrgänge zur Management-Assistenz bieten verschiedene private Träger an, mit unterschiedlichen Inhalten. Dazu kommt Microsoft Office Specialist. Einen Notary Public wie in den USA gibt es in Deutschland nicht; Beglaubigungen übernehmen Notarinnen und Notare.
• Ein Studium ist für die meisten Stellen keine Pflicht, in Konzernen und in der Finanzbranche aber verbreitet. Nennen Sie es schlicht mit Hochschule und Jahr.
• Ein bis zwei Seiten; zwei Seiten sind in Deutschland bei mehrjähriger Erfahrung üblich, vor allem wenn Sie mehrere Mitglieder der Geschäftsführung oder einen Aufsichtsrat betreut haben. Ein Bewerbungsfoto ist üblich, aber freiwillig; Geburtsdatum und Familienstand ebenso. Ein Anschreiben wird für diese Stellen fast immer erwartet.
• Einspaltiges Layout, Standardüberschriften, PDF, sofern die Anzeige nicht Word verlangt. Verspielte zweispaltige Vorlagen sind ein häufiger Grund, warum ein gut geschriebener Lebenslauf im Bewerbermanagementsystem durcheinandergerät.
• Übernehmen Sie die Begriffe der Anzeige genau: Kalenderführung, Terminkoordination, Reiseorganisation, Reisekostenabrechnung, Gremienarbeit, Aufsichtsrat, Vorstand, Korrespondenz, SAP Concur, Diskretion. Nach diesen Begriffen filtern Personalverantwortliche.
• Lassen Sie Namen von Führungskräften und vertrauliche Unternehmensdetails weg. Beschreiben Sie stattdessen Ebene und Unternehmensgröße. Personalverantwortliche lesen das als Diskretion, und genau dafür stellen sie ein.
• Für Bewerbungen in den USA gilt: eine Seite, kein Foto, kein Geburtsdatum. In Großbritannien heißt die Stelle meist Personal Assistant oder PA und das Dokument CV; auch dort ohne Foto.